书城管理经理人必备会计与财税知识
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第10章 记账是怎么回事?(2)

(3)资产的可变现价值,是指按照变现所获得的现金或与现金等价物的金额来作为入账的基础,而负债则是按照在正常经营中为偿还债务将支付的现金或与现金等价物的金额来作为负债的入账价值。

除了上述的3种主要计量基础外,还有现行市价、现值和公允价值等计量基础。我国企业会计准则规定,企业应采用历史成本作为计量基础。历史成本作为计量基础,具有简便和可靠等优点,但在市场经济条件下,也存在着一定的不足。因此,企业可将历史成本与其他计量基础结合使用。

三、会计报告

会计报告是指会计作为一种企业的信息系统,应通过一定的方式和程序,为会计信息使用者提供有用的信息资料。企业会计信息系统向会计信息的使用者提供的会计报告主要有资产负债表、利润表和现金流量表。

资产负债表是反映企业某一特定日期财务状况的报表,主要反映企业在某一特定日期的资产总额及构成情况、负债总额及构成情况以及所有者权益总额及构成状况。会计信息的使用者通过阅读资产负债表,可以了解企业的财务状况、偿债能力、筹资能力、总体合理性等会计信息,以作出正确的相关决策。

利润表是反映企业在一定期间经营成果的会计报表,会计信息的使用者可以通过阅读利润表,来了解企业有关盈利能力、利润构成状况、经营业绩等方面的情况。

现金流量表是反映企业在特定报告期内的现金流量的会计报表,它可以提供企业有关现金流入、现金流出及投资与筹资活动等方面的会计信息。报表使用者阅读现金流量表,可以了解企业以下有关的会计信息:

企业未来会计期间产生净现金流量的能力;

企业偿还债务及支付所有者投资报酬的能力;

企业的利润与营业活动所产生的净现金流量发生差异的原因;

会计年度内影响或不影响现金的筹资或投资活动。

有关上述三种主要会计报告的阅读、分析及其他相关知识,本书将第二篇专门予以介绍。

四、会计科目

在企业的生产经营过程中,会有各种经济业务发生,经济业务的发生必然引起资产或权益的增减变动。如果单纯地从会计的6个要素上来反映经济业务对企业的影响,就难以满足企业具体的生产经营管理的需要。

为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督,就需要根据各自不同的特点,分门别类地确定项目。例如,房屋建筑物、机器设备、运输设备都是企业的劳动资料,都具有单位价值较高、使用期限较长的特点,应把它们归为一类,叫做固定资产。又如,钢材、铜材、铝材等共同构成企业产品的实体,都是企业的劳动对象,应把它们归为一类,叫做原材料。

再如,投资者对企业的投资和银行借给企业的款项,同属权益,但前者属于所有者权益,后者属于债权人权益,所以应归为两类,分别称为实收资本和短期借款。这里的“固定资产”、“原材料”、“实收资本”、“短期借款”就是会计科目。

那么设置会计科目的原则是什么呢?

(1)设置会计科目必须结合会计对象的特点;

(2)设置会计科目必须符合经济管理的要求;

(3)设置会计科目要将统一性与灵活性结合起来;

(4)会计科目的名称要简单明确、字义相符、通俗易懂;

(5)会计科目要保持相对稳定性。

会计科目按其提供会计指标的详细程序可分为总分类科目和细明分类科目。下面以工业企业为例,列示出常用会计科目表。

表3-8常见会计科目表

编号名称编号名称

一、资产类会计科目

现金

银行存款

其他货币资金

短期投资

应收票据

应收账款

坏账准备

预付账款

其他应收款

材料采购

原材料

包装物

低值易耗品

材料成本差异

委托加工材料

自制半成品

产成品

分期收款发出商品

待摊费用

固定资产

累计折旧

固定资产清理

在建工程

无形资产

待处理财产损益

二、负债类会计科目

短期借款

应付账款

预收账款

其他应收款应付工资

应付福利费

应交税金

应付利润

其他应交款

预提费用

长期借款

应付债券

长期应付款

递延税项

三、所有者权益类会计科目

实收资本

资本公积

盈余公积

利润分配

四、成本类会计科目

生产成本

制造费用

产品销售收入

产品销售成本

产品销售费用

产品销售税金及附加

其他业务收入

其他业务支出

管理费用

财务费用

投资收益

营业外收入

营业外支出

所得税

以前年度损益调整

五、会计分录

按照借贷记账法的记账规则登记每一项经济业务时,在有关账户之间就发生了应借、应贷的相互关系。这种反映经济业务相互联系的有关账户之间的依存关系,叫做账户的对应关系;存在对应关系的账户,叫做对应账户。通过账户的对应关系,可以了解经济业务的内容及其内在联系。同时,还可以发现对经济业务的处理以及经济业务本身是否合理、合法。

为了保证账户对应关系的正确性,对每一项经济业务在记入有关账户前,首先应根据经济业务确定涉及的对应账户名称,及其借、贷方向和金额编制会计分录。会计分录是指明经济业务应记账户名称,应借、应贷方向和金额的记录,简称分录。

会计分录按照其所反映经济业务复杂程度,即其涉及对应账户的多少,分为简单会计分录和复合会计分录两种。简单会计分录,是指一个账户的借方同另一个账户的贷方发生对应关系的会计分录。即“一借一贷”的分录。

对初学者而言,在短时间内学会看懂会计分录的最佳方法就是自己学会编制会计分录。会计分录的编制同样遵守“有借必有贷,借贷必相等”的原则。

现举例说明。

【例1】企业向银行借入短期借款20000元。用会计分录的形式表示为:

借:银行存款  20000

贷:短期借款 20000

【例2】企业以银行存款50000元偿还前欠某企业账款。用会计分录形式表示为:

借:应付账款  50000

贷:银行存款 50000

复合会计分录是指一个账户的借方(或贷方)同几个账户的贷方(或借方)发生对应关系的会计分录。包括“一借多贷”会计分录和“多借一贷”会计分录。现举例说明。

【例3】企业购进原材料10000元,其中6000元货款已用银行存款付讫,其余4000元货款尚未支付。用会计分录形式表示为:

借:原材料   10000

贷:银行存款 6000

应付账款 4000

【例4】企业以银行存款20000元,偿还银行短期借款15000元和欠某单位的货款5000元。用会计分录形式表示为:

借:短期借款  15000

应付账款  5000

贷:银行存款 20000

可见,编制复合会计分录,可以简化分录的编制工作,提高记账的效率。但必须注意的是,为了保持账户对应关系的清晰,一般不允许把不同的经济业务合并在一起,编制多借多贷的会计分录,但在特殊情况下,如果一项复杂的经济业务要以多借多贷会计分录才能反映得更完整、清楚,并且可以简化记账手续。在理论和实务上还是可以灵活运用的。现举例说明:

【例5】企业因被投资企业破产清算,收回原材料90000元,收回原值为580000元的机器设备一台(已提折旧280000元)。原投资总数为620000元。用会计分录形式表示为:

借:原材料   90000

固定资产   580000

投资收益   230000

贷:长期投资——其他投资   620000

累计折旧    280000

一笔会计分录应包括三项基本要点:记账符号、应记账户名称和应记金额。

编制会计分录时要注意以下几点:

每笔分录要写摘要,简单说明经济业务的内容;

编制会计分录时,“借”、“贷”应分行,将应借账户排在上面,应贷账户排在下面,并缩进一格或两格;

账户的名称要书写齐全,金额数字要整齐准确,上下笔分录的借方金额和贷方金额要分别对齐。

总之,完整的会计分录应具备借方和贷方的记账符号、应记账户的名称及金额,并附有简要的说明。

六、试算平衡

试算平衡,就是根据“资产=负债+所有者权益”的平衡关系,按照记账规则的要求,通过汇总计算和比较,来检查账户记录的正确性、完整性。借贷记账法的试算平衡有账户发生额试算平衡法和账户余额试算平衡法两种。前者是根据借贷记账法的记账规则来确定的,后者是根据“资产=负债+所有者权益”的会计等式确定的。

账户发生额试算平衡法,是用来检查全部账户的借贷发生额是否相等的方法。根据借贷记账法的记账规则,对每一项经济业务都必须是相等的金额、借贷相反的方向,在相互联系的账户中作双重记录。这样就保证了每一项经济业务所涉及到的两个或两个以上账户中所记录的借贷两方发生额必然相等;在一定时期内(如1个月),所有账户的借方发生额合计分别是每一项经济业务所涉及到的有关账户借方发生额的积累和贷方发生额的积累,所以两者必然相等,用公式表示为:全部账户借方本期发生额合计二全部账户贷方本期发生额合计。

账户余额试算平衡法,是用来检查所有账户的借方期末余额之和与贷方期末余额之和是否相等的方法。“资产=负债+所有者权益”的平衡关系,运用借贷记账法的记账规则在账户中记录经济业务不会破坏根据“资产=负债+所有者权益”的平衡,因此,一定时期终了,全部资产类账户的余额之和等于全部负债类账户余额之和加上全部所有者权益类账户余额之和。由于在借贷记账法下,资产类账户表现为借方余额,负债和所有者权益账户表现为贷方余额,所以,全部账户的借方余额合计等于全部账户的贷方余额合计,可用公式表示为:全部账户借方余额合计:全部账户贷方余额合计。

应当注意的是,运用以上的两种方法可以说明账簿记录基本正确,但不能保证完全正确,因为如果一笔业务重复记录了两次,或者漏记后,试算仍平衡。

七、会计凭证

会计凭证,简而言之,就是记账的依据,是整个会计核算的起点,同样也是经理人应当进行监督、审查的第一步。

会计凭证简称凭证,是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,是用来登记账簿的依据。

会计主体办理任何经济业务,都必须由有关人员填制或取得会计凭证,以记录经济业务,明确经济责任,填制或取得的会计凭证,都应由有关人员进行审核,审核无误后,才能够作为记账的依据。

填制和审核凭证,是会计核算专门方法之一,它具有以下作用:

(1)提供会计信息;

(2)监督、控制经济活动;

(3)提供记账依据;

(4)加强经济责任制。

会计凭证有多种多样,可以按不同的标志进行分类,但主要按用途和填制程序分类,可分为原始凭证和记账凭证两类。

1.原始凭证及其种类

原始凭证亦称单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录、证明经济业务已经发生或完成原始证据,是进行会计核算的原始资料。

原始凭证按来源不同,分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。

外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来业务关系时,从外部单位取得的原始凭证,例如:发货票、收据等。

自制原始凭证在经济业务发生或完成时,由本单位内部人员自制填制的原始凭证。

原始凭证按其填制方法不同,可分为以下4种:

一次凭证,填制手续是一次完成的,已填制的凭证不能再重复使用,这类自制原始凭证称为一次凭证,如入库单、提货单。

累计凭证,连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务,需要在一张凭证中连续、累计填制该项特定业务的具体情况,此凭证称为累计凭证,如限额领料单。

记账编制凭证,根据账簿记录而填制的原始凭证,称为记账编制凭证,如制造用分配表。

汇总原始凭证。将一定时期内同类经济业务的若干原始凭证汇总编制成一张原始凭证,这种凭证称为汇总原始凭证,如收货凭证汇总表等。

2.记账凭证及其种类

记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证或汇总原始凭证,进行归类、整理并确定会计分录编制的凭证,是直接据以登账的依据。

记账凭证按其反映的经济业务是否与货币资金有关,它可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证,是用以反映货币资金收入业务的记账凭证,根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成。收款凭证一般按现金和银行存款分别编制,货币资金之间的收付业务一律编制付款凭证。

付款凭证,是用以反映货币资金支出业务的记账凭证,根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。付款凭证一般也按现金和银行存款分别编制。

转账凭证,是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证,根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。

会计实务中涉及现金和银行存款之间的划转业务,一般只编制付款凭证不编制收款凭证,以免重复记账。

记账凭证,按其填制方式的不同,它可分为复式记账凭证和单式记账凭证。

复式记账凭证是把一项经济业务完整地填列在一张记账凭证上,即该项经济业务所涉及的所有会计科目在一张记账凭证中集中反映。其优点是能够反映经济业务的全貌及会计科目之间的对应关系,可以减少记账凭证的数量;其缺点是不便于同时汇总计算每一个会计科目发生额,也不利于会计人员分工记账。

单式记账凭证是按照一项经济业务所涉及到的每个会计科目单独编制的一张记账凭证,每张记账凭证中只登记一个会计科目。它包括借方记账凭证和贷方记账凭证。其优点是便于同时汇总计算每一会计科目的发生额,也便于分工记账;其缺点是不便于反映经济业务的全貌及会计科目的对应关系。会计账簿通过填制和审核会计凭证,可以反映和监督每项经济业务发生和完成的情况,但是会计凭证的数量很多,又很分散,每张会计凭证所记载的只是个别经济业务的内容,他们所提供的核算资料是零散的,因此,为了把分散在会计凭证中的大量的核算资料加以集中和归类、整理,为经营管理提供系统、完整的核算资料,就必须设置和登记会计账簿。会计账簿简称账簿,它由具有专门格式而又相互联结在一起的若干账页组成,用来序时地、分类地登记经济业务的簿籍。

八、会计账务处理的程序

填制会计凭证、登记账簿、编制财务报表都是会计核算的重要方法,它们都有特定的目的、原则和手段,但它们不是孤立的,而是相互联系的。也就是说,编制财务报表的资料主要来源于账簿,财务报表的内容对账簿的种类、格式的记录内容又有制约的作用;账簿的登记依据是会计凭证,账簿的种类、格式又决定着会计凭证的种类和模式。正是由于会计凭证、账簿、报表三者之间,账簿之间、报表之间配合,决定着会计核算资料的全面性、综合性、及时性。因此,每一个单位都应根据实际情况,设计会计凭证、账簿、财务报表及其传递程序。一般单位会计所采用的账务处理程序是记账凭证处理程序。