（三）善于运用调研素材
调研掌握、分析素材，最终都是为了用好素材，确保其针对性和说服力。通过对深入实际调研掌握的大量第一手资料的巧妙运用，就能增强机关文书的感染力，使其主题更加鲜明，论证更加精彩，从而达到事半功倍甚至意想不到的效果。例如，运用数字资料就很能说明问题。数字本身枯燥无味，但如果运用恰当，就会极大增强文章的感染力、说服力。******总理是举世公认的鞠躬尽瘁、死而后已的楷模，有一份材料用了这样一串数字：“******是1974年6月1日住进医院的，据资料统计，1至5月共139天，他每天工作12－14小时有9天；15－18小时有74天；19－23小时有38天；连续24小时有5天。只有13天工作在12小时之内。而从3月中旬到5月底，两个半月，日常工作之外，他又参加中央会议21次，外事活动54次，其他会议和谈话57次……”有这一连串数字，任何赞美的语言都可视为多余。采取数字表达方式，得益于大量深入细致的调研工作。
三、在理清写作思路上下功夫
理清写作思路，这是提高办文水平和质量的决定性环节。如同思路决定出路的道理一样，办文水平和质量的高低，取决于写作思路的优劣。那么，怎么才算理清思路呢？
（一）解决按什么标准和方式来理的问题
通常情况下，一是按工作开展的本来顺序理思路，就是按照事理变化、发展顺序或对事物的认识过程来理。二是按时间发展的先后顺序理思路，也就是按照事件发生、发展、变化过程的时间次序来理。三是按提炼概括的逻辑顺序理思路，这是一种辐射思维方式，通过综合思维，鲜明地体现出整体与部分的关系，多为先总后分，也可从总到分再到总，通过完整的逻辑思维来理。四是按纵横交织的多维顺序理思路，就是将纵向推进与横向展开综合起来交叉安排层次的方式。采取这种思维方式要注意有主有从，即以纵向为主，则以横向为辅；或以横向为主，则以纵向为辅。一些内容复杂、时空变换较大、篇幅较长的公文，往往采用这种办法理思路。
（二）明确怎么样理好思路
理思路的方法很多，关键要把握好三点：一是定好主题思想。主题思想是统领材料的“魂”和“纲”。一篇文稿，如果主题不突出、不鲜明，就会成为漫无边际的“信天游”。把主题确定准，行文才有“准头”。行文的目的往往通过行文的主题思想来表达，只有主题鲜明、聚焦、新颖，才能给予受文者理解行文内容和意图的条件，才能起到行文作用，达到行文目的。行文时，要围绕一个主题，从不同侧面去展开、来丰富。譬如，胡****总书记2011年“七一”重要讲话，那么宏大、穿越历史那么久远的文献，就是用党的先进性建设这个主题串起来的，既对90年奋斗历程作了回顾，又对先进性教育情况进行了总结，更对党的先进性建设做出了部署，内容博大精深且高度浓缩，从不同侧面精辟阐述论证先进性建设，结构、逻辑严密，环环紧扣，层层递进，非常成功。二是列好写作提纲。列提纲既利于起草文稿，又可以用来征求意见。通常编写提纲的基本方法是：先确定大的结构（层次），然后确定各部分的具体内容，并逐步抽象出观点和组织具体材料。一般都要经过由粗到细、由抽象到具体、由标题到观点、由观点到材料这样一个逐步展开的过程。工作中，如果接到撰文任务后，不下功夫先列提纲，一上来就写，写到哪儿算哪儿，哪里有话说就在哪儿写，这样不容易把握好全局，重点难突出，逻辑难照应，总体上也就难成功。因此，要起草好一份文书，必须从全局着眼，精心构思好提纲，对先写什么、后写什么、再写什么，以及内容之间的内在联系，都要搞得很清楚、很明白。三是梳好多种素材。提纲列好后，要对占有素材认真进行选择、提炼和归类。第一步要按结构内容区分大类。也就是按照情况性质进行区分，如把做法方面的情况归到一块，把问题方面的情况拢到一起。第二步要按情况特征具体分类。如属于组织领导的放到一块，属于落实规章制度的放到制度类，属于改革方法的放到改革类等等。
（三）认真进行思路论证
动笔行文前，要采取多种方式，对预先拟定的思路进行推敲论证，看主题思想是否符合部队建设与履行职能实际，观点是否同党、国家和军队的方针政策和有关法规，以及上级指示要求相一致。日常工作中，通常有三种论证渠道：一是材料组集思广益。俗话说，“旁观者清”。有时执笔人自己看着很好的东西，往往不一定就达到真知灼见的境界，别人看到的，也许是你思考不深的地方。所以，要注重发挥大家的聪明才智，适时组织材料组搞好集体论证。二是送领导审查把关。经执笔人和材料组反复推敲，如无异议，应及时呈领导审阅，详细汇报起草文书的目的、思路、重点和创新改革举措等，虚心听取各级领导的意见和指示后，再作修改完善。三是下部队征求意见。群众最具有发言权，机关办文所要表达的思想或将要做出的书面决策，最终都要依靠基层官兵来落实。因此，重大指导性文件出台前，一定要留出专门时间，组织有关人员，深入一线搞好调研论证，或将提纲、或将文稿草案印发部队，充分听取基层官兵的意见和建议，以增强其针对性、操作性和指导性。
四、在掌握行文要领上下功夫
掌握行文要领，这是提高办文水平和质量的基本环节。机关文书要求语言朴实准确，简洁明了，不苛求辞藻华丽，但也应当增强可读性，在掌握行文要领上多下功夫、多动脑筋，使之更富有感染力、吸引力和号召力。
（一）要学好上指
上级指示精神是办文的重要依据，必须认真学习，深刻理解。学习上级指示精神不同于一般性学习，它需要站在党委首长角度，从指导整个部队建设和遂行任务的各个方面进行深入学习思考。学习上级指示精神，通常要思考这样几个问题：主要精神是什么？提出的重要思想和原则有哪些？在领导工作、部队建设中应注意有针对性地解决什么问题？如何把主要精神和思想、原则贯穿到所要撰写的文书中去？正所谓“学习的目的全在于应用”。
（二）要分好文种
有些文种内容、表述较为接近，容易混淆，需要特别注意区别把握。譬如，请示与报告都是上行文。请示用于请求上级解决和明确有关问题，有待上级答复后方可办理，属于请示性公文，一般包括申述部分和请求部分；而报告用于汇报工作、反映情况，不需上级答复，属于陈述性公文。命令与指示都属下行文，都具有很强的约束力，都可以用于向所属部队下达、部署任务。二者区别在于：命令用于发布法规、规章，确定和调整体制编制，部署军事行动，调动部队，授予、变更和撤销部队番号，调配武器装备，任免干部，授予和晋升军（警）衔，选取士官，授予荣誉称号等，一般以军政首长的名义颁布；而指示用于向下级布置工作，明确工作原则和要求，内容往往比命令具体，不仅有原则，而且有方法、步骤、措施、指标等，通常用部队、机关部门的名义下发。通令与通报同属下行文，都具有宣布、告知作用，都可以用于褒扬或惩戒、批评。但是，二者褒扬或惩戒的程度不同：通令适用于按照《纪律条令》规定，宣布对单位、个人给予奖励和处分；通报则适用于宣布给予不在《纪律条令》奖惩范围内的表扬鼓励或批评。通令用正职军政首长或部队、机关部门的名义下发，而通报一般只用部队、机关部门的名义下发。通报与通知、指示与通知、决定与指示、会议纪要、函、批复等文种，在应用上也需要认真加以区分。
（三）要起好标题
标题是文章的眼睛，可传内在之“神”。有一个鲜明、生动、形象的标题，不用看内容，材料就“出彩”不少，吸引读者急于往下看。不同文种，标题有别；即使是同一文种，内容不同，标题也不尽相同。我体会，机关文书标题的共性标准要努力达到准确、简洁、深刻、新颖、生动。准确，就是没有歧义；简洁，就是简明扼要；深刻，就是入木三分；新颖，就是不落俗套；生动，就是富有感染力和号召力。有人说，标题起好了，等于文章成功了一半，这话很有道理。例如，******亲自批改的一份文件标题：原题《中央批转广东省委批转***同志关于雷南县干部大会解决粮食问题的报告》，用了33个字。毛主席动笔改为《中央批转一个重要文件》，仅用了10个字，既简明扼要，又能引起人们注意。
（四）要选好素材
要增强文章魅力，精选素材至关重要。从某种意义上讲，办文的过程，是一个“调兵遣将”，即筛选和使用素材的过程。一篇材料光有思想，没有素材，就会显得苍白空洞，只有用观点统领好素材，才能写出好文章。筛选素材有学问，哪里用什么、怎么用，要通盘考虑，精心安排，必须使所用素材与观点有机结合、浑然一体，切忌“拾到篮里都是菜”。那么，具体怎样选好素材呢？一要选用最能表现主题的材料。材料再生动、再感人、再具有说服力，如果不能表现主题，也就不能选用。二要选用最有说服力的材料。撰文时，要尽可能地选用那些有典型意义的事实材料、无可辩驳的数字材料、已成共识的结论材料等。三要选用感染力强的材料。唐代大诗人白居易曾说过，“感人心者、莫先乎情”。因此，要注重选用那些感情饱满、能打动人的材料；要多选用那些现实生活中最为感人的事，用身边的“星”照亮听众的心田，防止选材上的舍近求远；既要借古喻今，更要选用那些新近出现的鲜活素材。四要选用新颖独特的材料。“吃别人嚼过的馍没有滋味”。要尽量减少过去说过的老话、多人用过的老事例，下功夫选择那些新颖而有个性的材料，以此说明真知灼见，增强文章的魅力和新鲜感。
（五）要用好语言
语言是一门学问。语言丰富多彩、生动活泼，文章自然倍增色彩。人们常说材料不错、耐读，其中很大程度上就是指语言表述好。调查报告、典型经验、领导讲话、研讨文章等，对语言运用都有不同要求，要注意把握各种文体的在内特点，恰当运用语言的表述形式和风格。即使是例行性公文如通报、指示等，也要语言规范准确，朗朗上口。如能用“较好”的地方，就不能用“很好”，不能把“基本完成任务”说成是“圆满完成任务”，举例子、下结论更不能讲过头话，拼凑“闪光语言”，编造生动情节。这就要求在实践中不断提高，多看、多思、多写、多记，尤其对一些典故、诗词、名言、成语等，要力争多记一些。脑子里越有“货”，语言也就越丰富。否则，就容易犯模糊概念，譬如说领导高度重视，往往缺乏实际内容，其实只要把如何筹划安排，如何保证内容、时间、人员、质量落实都说清楚了，也就知道领导是怎么重视的了。
（六）要把好重点
平时工作是琐碎的、分散的、零星的，受领起草某项文书任务之后，首长要对材料进行筛选和整理，选择主要工作，抓住主要问题来写，不能事无巨细，一概罗列。只有抓住重点，拣要紧的话说，拿主要的事摆，才能收到预期效果。譬如，写党委工作总结，特别是写成绩和任务部分，涉及到军事、政治和后勤工作各个方面，有时分管首长和部门也要求照顾到某项工作，如果一般对待，不加区别地把各项工作平摊均摆，是写不好的。在这种情况下，就要全面衡量，从全局出发，区别主次，分清轻重缓急，把主要问题和重点工作突出出来，这样写出来的东西，才能有品味、有特色、有亮点，给人留下更加深刻的印象。