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第3章 要学会管理你的时间(3)

不管你多么想集中精力,对那些毫无兴趣和一点不关心的事情,是怎么也无法集中你的全部精力的。相反,一旦你迷恋某样东西,自然会精力集中。

5.依靠外部的条件来帮助你精神集中

例如:在公司,请秘书帮你设一道防线,使你不受其他人的干扰,或提醒你工作截止的日期,或想办法防止你分散精力。再例如,与别人一起从事某项工作,也有助于精神集中,但是不能与那种朝三暮四、反复无常的人合作,那样只会互相起反作用。

但是,不管尽了多大的努力,这项工作一下子也完成不了,该怎么办呢?此时,倘若你把这项工作暂时告一段落,以后再做余下的部分,再接着干时,必须要再一次回想上次做到哪了。为了避免这种时间上的浪费,要注意以下几点:

(1)如果这一天当中,你估计时间不够,有件事肯定会做不完,那么倒不如努力把可以做完的事情先做完。对于那些无论如何也做不完,必须以后再干的工作,不妨重新安排一个时间。

(2)对于那些无论如何也一下子做不完、要以后接着动手再干的工作,若有合适的时间,就得马上动手开展起来,并留下有关工作顺序的备忘录。

(3)有些工作并不是时间不够,而是你不够投入。所以,时刻鼓励自己干到底、不泄气,不管是快吃午饭还是临近下班,不理会外界的变化,直到最后一分钟也不分散注意力。

总之,与当天工作相关联的事,尽可能在当天做完。若把这件事拖到第二天,就要费双份的工夫。如果你一连拖延好些天,工作自然会越积越多,你自己都要搅糊涂了。

别在小事上浪费自己的时间

有的人对时间采取毫不在乎的态度,对时间的利用敷衍了事。他们与同事扯些无聊的废话,或没完没了地打电话,在无谓的小事上浪费着时间。下面列举一些最常见的浪费时间的行为:

1.工作分配不合理

别人能干的工作不分配给别人干,自己却抓住不放,结果浪费了宝贵的时间,在必须自己亲手干的工作上时间不够,无法把任务完成好。

2.优柔寡断

总是要花费许多工夫才做出结论或选择,总是犹豫不决。

3.行动迟缓

俗话说“迟缓是时间的小偷”,如果你想到一件事,就要马上动手干。现在要干的事如果拖到以后,就等于处理这件事时多花费了不必要的时间,因为在未着手处理它的这段时间内,心里要惦记它,为干这件事做了不必要的“心理上的准备”,这就浪费了时间。

4.马马虎虎地工作

马虎地工作也等于是浪费时间。比如一旦把文件、书籍放错了位置,找起来就要花费时间。把还没有处理的文件之类的东西胡乱堆在桌面上,需要的时候就得花大量的工夫整理。

5乱打电话

电话若使用得当,会是节约时间的最有价值的工具,但没目的地打电话,或说完正事还闲扯,那就是浪费时间了。

6.会议占用的时间过多

随意召开很多会议也是浪费时间的一个很大原因。有调查显示:无效率的会议是企业中时间浪费的最大来源。

7.无限度地宽容自己

有些人,在工作中无限度地宽容自己:“这项工作我打算用3天的时间来完成。”实际上只是很小的一件事,一个上午就足够可以处理完毕。

一位着名的时间管理专家说过这样一句话:“在事先分配好的时间范围内,工作将一直拖延着。”这就是说,如果我们认为某项工作需要一周的话,那么它果然就需要一周时间,如果认为某项工作需要10天的话,就真需要10天才能做完。

粗心大意者的省时技巧

我们每天都有许多时间流失在找东西上面:经理找乱放的文件、信件;研究者找乱放的书本、论文;行政人员找乱放的收据、发票。即使这是一种通病,大家却很少想办法来克服。

粗心大意的人,可以遵守以下方法,避免出现盲目找东西的局面:

1.物尽其用,物归原处

找一个置放眼镜、笔、钥匙、约会记录簿的地方,约束自己每天必须把它们放回原处;合理地安排档案、书籍、报告,然后确实物归原处;固定将东西放在衣服的同一个口袋里,例如皮夹在一个口袋,眼镜则在另一个口袋里。这样一来,不仅可以避免遗失,也使你不需要花费脑筋去做一些特定的事情,你可以依靠条件反射就能顺手拿出皮夹、眼镜或者名片。

选择放置物品的地点应该合理而明确,不要选择一些难记忆或难以取到的地方。

2.不要藏东西

你也许将东西藏得太高明,以至于自己都忘记藏在哪里了。有很多人大半辈子都在为了预防从未出现过的小偷而藏贵重物品,但是找不到的东西实际上就如失窃的东西一样,等于是丢了。

3.借助记性好的朋友

告诉朋友你的档案、文书夹、书籍等东西放在哪里,但是不要选择一个记性不好的人。记性不佳者与粗心大意者在一起,两个人都会为找东西而发疯。

4.在贵重物品上写上姓名、住址

在你的贵重物品上标出你的真实姓名、住址、电话号码。一旦物品丢失,假如有人归还了你的遗失物,不要吝啬,要诚心诚意地酬谢他。

对于重要的文件,可以放在写好地址的大信封里,那么找回文件的机会就会比较大。

5.细心标示档案与文件夹

用代号标示的文件夹和档案夹很容易遗失或混淆,尤其是当这些档案和文件放入电脑的档案或文件堆中。一定要将档案和文件标示清楚,如标示文件和档案的全名称和内容简介。

6.多多益善

可能的话,所有的文件都准备两份,即制作两份相同的档案,存放在不同的地方,以防丢失或意外。

比如你可以制作两份相同的约会记录簿,一本在电脑里,一本随身携带。

7.三思而后行

如果你必须十万火急地离开一个地方,可以训练自己在离开前,先想一想有无遗忘的东西。

在各大机场都有装满了失物的房间,这些物品有的很昂贵,有的很重要,都是一些没有三思而后行的粗心大意者所遗失的。

8.利用笔记和提示物

当你在大型停车场停车时,记下所在位置的行列以及楼层,然后将笔记随身带着。很多时候,笔记本或一些提示物可以唤起记忆。

粗心大意的人,千万不要相信自己的记忆能力,能做笔记的尽量做笔记,或者用录音机录下来,时刻提醒自己,以免遗忘重要的事情。

如何运筹办大事和办要事

办大事和办要事的时间安排原则可以概括为:集中整块时间办大事,利用黄金时间办要事。

1.集中整块时间办大事

很多人的时间很容易被切成小碎块,以应付若干件事,计划已久的要做较大事情,多次拿在手上又放下了。要知道,如果把时间分割开来零星使用,时间的利用效率就会大大降低,甚至等于没有时间。要想做一件较大的事,必须有一定的、哪怕是最低限度的整块时间。

比如,一位管理者近来了解了不少市场情况,想把它写成较为系统的市场调查报告,如果集中时间来写,最多一天就完成了。但是总没有一整天的时间供他使用,他只好见缝插针,第一天抓住半个小时,第二天又抓了15分钟,第三天挤出了20分钟,每次拿起笔来都像刚开头一样,这样断断续续,半个月之后才完成了初稿。把所用的时间加起来,足有三个工作日的时间,报告稿的质量也不尽人意,有许多拼接的痕迹。写文件如此,研究确定本单位的大政方针、人事安排或处理一个棘手的问题,更需要有整块时间才能完成。

2.利用黄金时间办要事

所谓黄金时间,就是比较清静、少有干扰和脑子比较好使的一段时间。每个人的工作性质和工作环境不同,每天比较清醒的那段时间在什么时候、有多长,也就各不相同。

例如,负责生产调度的管理人员,每天刚上班的时候可能是最忙的一段时间,中间一段时间可能稍清静些。而高级管理人员,刚上班的头个把小时可能较少有干扰。

至于最佳用脑时间,每个人也不相同,由各自的生物钟决定。据国外一些生理学家研究发现,人体内存在着100多种生物钟。大脑的活动也受生物钟的影响和制约。英国学者经过测试发现,上午8时大脑具有严谨、周密的思维能力,下午2时逻辑思维能力最强,晚上8时记忆力最强。当处在最佳用脑时间时,脑细胞处于高度兴奋状态,此时,大脑接受信息、整理信息、加工信息、储存信息和输出信息的效率比其他时间高。有的人早上脑子好使,称为“百灵鸟型”;有的人在晚上和夜里脑子好使,称为“猫头鹰型”。不过,生物钟是可以通过锻炼、刺激进行调整的。

因此,要养成良好的生活、工作、学习、睡眠习惯,使生活规律化。同时总结自己的工作规律和生物钟的规律,寻找出每天的黄金时间,在这个时间去做最重要的工作,而把例行性的、不重要的工作安排在其他时间去做,以提高工作效率。

提高效率需劳逸结合

为了能够更好地做事,必须要有高质量的休息。人只有在清醒的状态下做事,才会是高效率的,否则,就算我们花费再多的时间做事,效果也会很差。

我们在工作中常常为了完成事先制订好的工作计划而赶进度,在集中注意力工作的同时却忽视了休息和放松,最后导致自己精力衰退,降低了工作效率。一个人只有休息得好,才有可能精力充沛地投入到工作中去。高质量的休息,就是将自己的身体和精神处在一种松弛的状态,在这样的过程中,我们的身体机能和精神状态都能够得到恢复。想要获得高质量的休息,就要做到“该做事的时候做事,该休息的时候休息”。

人的注意力通常只能持续约90分钟。90分钟后,花10分钟的时间休息,在这个时间段内给自己充电或是喝杯水,做些轻松的事情,或者做你想做的某件事,都是明智之举。

怎样才能做到劳逸结合,或者说让自己感到不累呢?

1.一定要吃早饭

如果你忽略了早饭的话,那你在早晨就无法达到最佳的工作状态。你会因饥饿而一直期盼着午饭时间的到来,而且在中午的时候容易犯困。为了提高工作效率要,早晨吃点东西是必要的。

2.沐浴晨光

早晨的阳光能够唤醒你沉睡过后懒散的身体和大脑。

3.做适量运动

每天要保持适量的步行或者慢跑,运动能减缓压力,让你的血液加速流动起来,整个人也会变得精神焕发起来。

4.除非特殊情况。否则在早晨10点前不要查看电子邮件或者是接电话

这些事情需要时间和牵扯精力,导致你的工作目标很容易被搁置在一边或者忽略。如果你能将那些不重要的事情先放到早晨10点或者是10:30过后再去处理的话,你就能抓紧时间及时地完成那些重要的任务。

5.要有积极的想法

这也许看起来很简单,但是许多人却无法做到这一点。不要一直想着事情最糟糕的一面,试着看看事情积极的那一面。

6.工作中适当休息每过30一45分钟离开你的办公桌、停止你正在进行的工作、让你自己的注意力转移一下。

你会发现你回来以后,在工作上有更多好的想法而且精力也更充沛了。

7.午饭后散个步

或许只有短暂的10分钟也会让你整个中午的精力充沛许多。当别人还坐在那里消化午餐的时候,你已经恢复充沛的精力了。

8.不要闲谈

也许闲谈是一件很有趣的事情,它可以让你了解一些你的同事或者是上司的趣闻。但是闲谈总是一件很消极的事情,这种无聊的事情会耗费你很多的时间。

9.天天列计划每天列出5~7个目标,将其中的3项作为你的目标

列出你要做的事情这是一个好习惯,但是列出太长的单子却不是一件很好的事情。

10.慢点回应别人的“紧急”请求

当别人要你帮助他们完成一项任务,或者是他们有一些紧急的需求需要你帮助的时候,你要学会说“你最晚需要在什么时候完成这些事情?”或者是“你什么时候需要完成这些事情?”然后再安排当天的行程。

11.感觉累了就休息

我们应该学会常常休息,在疲惫到来之前休息。只有这样才能让我们的精力一直保持旺盛,能够让我们在清醒的状态下高效率地做事。

此外,我们应该学会如何闲暇时吃紧,如何忙里偷闲。在我们闲暇的时候,甚至是无聊得有些发慌的时候,就应该给自己安排一些事情做,把一些不急于让我们解决的事情拿来思考一下,把一些早就放在案头却没有时间看的书浏览一番,为的是以后能够获得从容。在我们手忙脚乱,甚至是四脚朝天的时候,也能有心情来个忙里偷闲,哪怕就是坐在街心公园里面看看小孩子们玩耍,或是闭目养神的时候打开娱乐频道听听明星们的消息,为的就是获得片刻的闲暇,这样我们就不会让自己闲得无聊,或是忙碌得精疲力竭。