书城管理三分制度七分落实
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第38章 方法为王——落实要讲究方法(1)

工作要讲究方法,做一名好的落实者需要具备领悟能力、计划能力、指挥能力、控制能力、协调能力、判断能力、创新能力、应变能力等方面。各方面的能力,总之,你要想在职场中一路顺风,最实际的方法,就是让自己的工作以最快的速度“消化”。

确立有效目标有利于落实

很多人都无法保证工作的落实,其根本原因就在于他们从来没有真正定下工作目标。目标一旦定下,它就成为你努力的依据,也是对你的鞭策。

如果生活没有目标,你的努力就没有方向。好像一个断了线的风筝,随风而飘,不知所往。目标,是提高落实效率最基本的一条。只有做好这一点,我们才能把工作做得出色。目标是对于所期望成就事业的决心。没有目标就不可能成功。其实,每一个大公司都是从小公司发展起来的,在公司背后一般都有一个有理想、有热情的领导者,在他心中怀有一个坚定的目标,从而把企业带向成功的彼岸。

工作也同样如此,很多人都无法保证工作的落实,其根本原因就在于他们从来没有真正定下工作目标。另外,作为一名员工,我们也应该计划几年以后的事。目标一旦定下,它就成为你努力的依据,也是对你的鞭策。

目标能够激发人们的意志和激情,产生一种强大的动力。你如果为自己设计了一个远大而切实可行的目标并且制订出切实可行的计划之后,然后付诸行动,这样你的未来就操纵在了自己的手里了。这时,成功对你来说,只是时间的问题了。

当你感觉自己的工作漫无目标、循环不已、空泛无味时,效率会大为降低。“戴着眼罩做事”是做不好事情的。有了目标就必须要明确它。因为模糊不清的目标不但不能帮助你到达成功的彼岸,反而会让你陷入迷惑之中,让你觉得成功太遥远,可望而不可即。

一句英国谚语说:“对一艘盲目航行的船来说,任何方向的风都是逆风。”对于一个不甘于平凡的普通员工来说,目标的重要性无论怎样强调都不过分。有了目标,哪怕你只是一名清洁工、办事员,你也会充满朝气,因为你知道,这只不过是走向自己目标的一个阶梯而已。可以说,优秀员工与一般员工的最根本区别就在于有无目标。

施瓦布是嘉信理财公司的总经理,但是直到现在,他都没有把一本书从头看到尾过。在他小的时候,文科成绩就特别差,读写速度也非常慢,英文课需要阅读经典名著时,他只能从漫画版本开始。他经常说:“我脑袋里有想法,却没有办法将它写出来。”后来,经医生诊断,确认他患有认字障碍。

施瓦布并没因为这个缺陷而丧失信心,后来他凭借自己优异的数理化成绩,进入美国斯坦福大学就读。他发现自己在商业方面很有特长,于是就选择以经济为主修课程。在英文及法文仍然不及格的同时,他全力投入到商学领域,获得了MBA学位。在毕业时,施瓦布十分明确自己今后的事业发展方向,于是向叔叔借到了10万美元,开始了自己的事业。他1974年在旧金山创立公司,在他的带领下,公司发展为名列<财富>五十强的大企业,拥有两万六干多名员工。

对于一个先天学习能力不足的人,竟能成就一番如此辉煌的事业,原因究竟何在?施瓦布的答案非常简单:由于学习上的障碍,让他比别人有了一个清晰的目标,而且懂得了专注和用功。

施瓦布这种目标明确的作风,也展现在嘉信理财公司三十多年的历史中。当其他金融服务公司将顾客锁定于富裕的投资者时,嘉信理财公司却朝着自己的目标,推出平价服务,专心投资大众市场,终于开花结果。之后,随着科技的进步及顾客的增长,嘉信理财公司在每个时期都有一个非常清晰的目标,有很多成果都成为业界模仿的对象。

嘉信理财公司如今被《财富》杂志评为全球最受景仰的二十大企业之一、全美最适合工作的企业,还名列美国《商业周刊》和《福布斯》的五十大企业荣誉榜,成为各管理书籍中最常引用的案例之一。

嘉信理财公司的成绩与施瓦布的清晰目标是分不开的,施瓦布明白其自身的缺陷,因而一直有一个非常清晰的目标,最终使他成就了一番事业。

那么,怎样才能制订合理的目标呢?

在工作上,一个最需关注的问题,就是如何确立目标。如果工作上没有目标,就如同马拉松赛跑没有终点线,提不起精神,没有干劲,也就无法提高工作效率,保证落实。

不论你的工作条件或内容如何,在制订目标的时候,都必须要遵守计量性、具体性、期限性的原则。在确立目标时,必须制订具体计划,也就是使用可以计量的数字予以表示,然后确定完成的具体期限。

在制订长期目标时,首先要考虑阶段性目标、措施目标、最终目标这三要素。阶段性目标,是每一个阶段要实现的短期规则;措施目标,即为完成阶段性规划的具体措施方案;最终目标,则是最终要达到的目的地。没有目标就不能保证工作落实到位。作为一名员工,要养成制订切实可行的目标,并力求速度快、高效率地付诸实施的良好习惯。因此,为了切实地完成工作,员工必须为确立目标、实现目标而不懈努力。如果能明确地将目标划分为长、中、短三阶段,那么实现目标就非常容易了。

明确的目标会带给你创造的激情火花,它就像成功的助推器,会推动你向理想靠近或飞跃。一个人如果没有明确的目标,他就会失去崇高的使命感,也就丧失了进取的活力。

对优秀员工而言,在你决定了你所追求的工作目标之后,你就等于做出了人生最大的选择!如果没有目标,就不会有工作的落实,不会有成功。

工作计划一定要提前准备

工作计划和项目计划好比一张交通图,它能指导工作和项目以最简洁有效的方式达到目标,即使工作计划没有被列成条条框框,至少也要在脑子里形成一种印象,这样再困难的任务也能完成。

韩愈曾说过:“凡事预则立,不预则废。”这里的“预”可以理解为一种预见性,一种计划。表面看来,这不是一个需要花费太多心思便能明了的道理,预见性和工作计划对于工作的意义是不言而喻的。

没有计划的落实,只会产生“浪费、忽高忽低、不合理”的涣散局面,消极的态度必定导致工作上的失误。计划是一门艺术,如果能够按照计划去进行落实,再困难的任务也能完成。

工作计划和项目计划好比一张交通图,它能指导工作和项目以最简洁有效的方式达到目标,即使工作计划没有被列成条条框框,至少也要在脑子里形成一种印象,只不过这种计划比较粗糙和模糊而已。

工作中设定计划常常会遇到各种困难。有些不太成功的公司和员工往往会存在这样的想法:计划是一种约束,反正大家努力奔着最好的业绩出发,勇往直前地努力就可以了,没必要自己捆住手脚。还有种情况是这样的:公司里的大部分人都没有按照计划工作的习惯,计划虽然做好了,工做起来还是我行我素,公司的管理人员也没有维护计划的习惯,项目开始没多久,计划就被完全撂到一边了,这种情况大部分存在于一些规模较小、还处在“求生存阶段”、没有竞争能力的企业和公司身上。

如果自己能制定一个高明的工作计划表,一定能真正掌握好时间,在限期内出色地完成老板交付的工作,并在尽到职责的同时兼顾效率。正如一位成功的经理助理所说:“你应该在一天中最有效的工作时间之前制定一个计划,仅需20分钟就能制造出几个小时的高效工作时间。”

为什么每个工作和项目都需要一份计划呢?

首先可以协助经理和管理人员,避免因忙碌而忘记一些重要的事情。(适用于经理助理和秘书制定的工作计划)

其次通过制定计划,能够了解自身工作和项目的有关事项,让工作能够形成一种通畅的流程。知道每一步做完,下一步应该做什么。避免做完一些任务就盲目得不知所措,大大提高了工作效率和进程的速度。

第三通过计划,可以使一些支配性工作及并行工作及时得到安排,避免因工作计划不周全,造成各流程之间的相互牵掣。

工作计划其实只要自己能够看明白就可以,没有必要做得像一般人想像的那么复杂和繁琐。

计划作出来之后也不是一成不变的。计划不能被固定死,在任何情况下都不变通,这点在实施过程中尤为值得注意。

李华东是某电子销售公司的业务员,李华东在这个城市已经做了很多年业务了,但他对业绩总是听天由命,能够跑多少是多少,所以他的业绩很不稳定,拿到的工资也是忽多忽少,不过总起来说还是少的时候多些。

自从他交了女朋友后,这种现象就完全改变了。李华东意识到如果将来和女朋友一起过日子,不会再像现在一样“一人吃饱全家不饿”了。虽然他女朋友工资情况也不错,但在李华东的观念里还是觉得男人多挣一些钱才好,于是他暗下决心要提高自己的业绩,于是便向公司里业绩好的业务员请教提高业绩的诀窍。

从同事那儿李华东得到了一条令他很惊讶的经验:每天做好个人的工作计划,便能够取得好的业绩了。他听取了这个经验,制定了一个每天的销售计划,从此他为了计划中的目标开始奋斗了。他觉得自己的热情和精力一下提高了数倍,有时为了达到预定的销售计划,他不惜早出晚归,午餐有很多时候都和晚餐“压缩”到了一起。

计划的魅力就是这么大,不管你相信与否,李华东那个月下来拿到了他前所未有的工资。新交的女朋友看到了李华东对待工作有如此的上进心,对他就更有好感了。

计划包括长期、短期和每日计划。长期计划是指超过一个星期、三个月内必须完成的事。短期计划以周为单位,列出未来一周要完成的工作,以及如何完成这些工作的行动细节和目标。每日计划是工作计划中的最高境界,每天需要花10~15分钟计划一下当天要做的事,这样做便不难发现每天的时间宽裕而高效,是一件成本低而获利高的时间投资。

如果有时间还可以把每天要做的工作列出—份计划单,排定其优先顺序,每当完成其中一项时,就把它从计划单上划掉。如果发生临时状况,要先评估计划中事情的重要性再依序处理。每一天工作结束之后检查一下完成了计划单的情况,看有哪些尚待处理或者变更了的事情,如果重要就继续把它们列到工作计划单上,明天继续执行。这样会使自己清醒而坚定地去执行以后的工作计划,不再沉溺于毫无意义的琐事之中,工作效率也会大大提高。

如果你能够按照以上几点去做一定会改掉浪费时间的毛病,成为—个善于利用时间的人。办事效率将会得到快速提高,工作业绩也将明显得到改善,公司也会通过员工业绩的提升同时受益。

制订工作计划也要讲究一定的方法,主要包括以下几个方面:

力求工作计划的完善:工作计划是行动的指南,因此要经常修改。为了提高工作计划的品质,需时刻具备问题意识,发现问题,及时改进;

掌握是否具备实现目标所需的条件:时间、财力、人力、物力、信息是实现目标的必备条件。这些条件自然要受实际情况的限制。在制订工作计划前必须搞清楚,实际情况对上述条件限制到什么程度;

广泛征求意见和建议:在制订工作计划的时候,一个有效的方法是广泛征求领导、前辈等人的意见与建议。

制订工作计划的具体安排:工作计划已经决定,应马上做出安排。尽量发挥主观能动性,开动脑筋,考虑采用哪种方法才可以使计划变为实际的行动。

让“ABCDE”法则来规划时间

每天都会有一堆纷繁的事情要做。怎么办才好呢,请给它们一一排出顺序吧。任何一个成功人士都明白,永远要先做最重要的。

人生中,我们总是有太多的事情要做,总会有完不成的任务。我们要选择对自己最重要的事情,然后去努力完成它,实现它。善于从诸多的小事中抓住大事,从大事中把握、做好最重要的事情,是我们每个人都应该学习的必修课。

“ABCDE”法则,是一个简单但是卓有成效的时间管理方法。假如你手上有很多事要做,那么你最好给每件事划分“ABCDE”等级。这个办法要求你在行动之前看看单子上列的事情,然后给每件事标上A、B、C、D、E。在你开始行动之前采用这个办法,会大大提高你的效率和成就。

标A的事情表示非常重要。最后目标是否能够实现,这样的事情将产生主要的影响。无论在什么情况下,你都应该先做这类事。

标B的事情表示应该做的事情。对于目标的最后实现这类事情的重要程度不高。比如给朋友打电话,跟同事一起吃午饭或者接收电子邮件等。不去做这类事可能带来一些不便,但是不会产生大的影响。

标C的事情是不会对目标的实现有什么影响的事。像喝杯茶,与同事聊聊天,浏览一下新闻报,或者白天出去逛逛街就属于这一类事。做不做都没什么妨碍。

在这里有一条原则:如果有A类事情要做,那么就不要做B类:如果还有B类事情要做,就不要做C类的事情。一天之中,你关注的重点始终应该是A类事情。

标D的事情是表示可以交给下属或者助手去做的事情。原则上,能交给别人做的事就交给别人做,这样你就可以把时间更多地花在A类事情上。

标E的事情则是指那些已经“过时”,再做也没有任何意义的事‘隋。你完全可以忽略这类事情,因为它们对你来说做与不做都没什么大的区别了。

每天都会有一堆纷繁的事情要做。怎么办呢,给它们排出顺序吧。成功人士明白,永远先做最重要的。

也许你确实很有能力,老板指派的每件事都能出色完成。但是,你不可能一辈子都是听命于人的角色。如果让你独立地、实质性地操作一项多角度、全方位的大事,在纷繁复杂的事务中,你能在千千万万的事物中理出头绪来么?这就是考验你的时刻。其实,商界大亨亨利?杜哈蒂早就说过:“我只做一件事,思考和安排工作的轻重缓急,其余的完全可以雇人来做。”

只是,你知道什么事情对你来说是最重要的么?事情可以分为很多类别,你一定要学会区分重要的事情和紧急的事情。有一个定律叫“二八”定律,它主张:一个小的诱因、投入和努力,通常可以产生大的结果,产出或酬劳。就字面意义看,是指你完成的工作中,80%的成果来自于你20%的付出。因此,对所有实际的目标,我们80%的努力——也就是付出的大部分努力,只与成果有一点点的关系。而那重要的20%却是决定成败的关键。你需要做的就是区分这“二”和“八”。