书城管理哈佛领袖气质课:领导无形,管理有道
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第26章 管理有道之协调:无为而治,科学授权(3)

前面我们已经提到,作为管理者的一个非常重要的职责,就是将一些工作分配给自己下属去做,然而,并不是所有的管理者都有正确委派工作的能力。一些管理者甚至是非常拙劣的委派者,他们会在不了解工作和下属的情况下,将那些工作随意分配给不适当的人去做,或者他们在委派工作的时候,不能将这项工作的具体情况告知下属。等到浪费了很多时间或收到了不尽如人意的结果以后,他们便又亲自去从头实施。这样一来,不仅会浪费时间和金钱,还会打击下属的积极性。

一位部门经理的办公室里发生了这样一幕:

下属小刘拿着一沓资料来到总监办公室,他颇有些骄傲地说:“经理,这是你昨天让我整理出来的订单,我已经按照不同的区域进行了分类。”

经理愠色道:“什么,按照客户所在区域?我想要的是按照退单的原因进行分类。”

小刘的笑容瞬间僵在了脸上:可是,您昨天没说……

经理生气地一摆手道:“算了算了,你放在这儿,我自己干吧。”

小刘沮丧地将那些辛辛苦苦整理的资料放在总监的办公桌上,垂头丧气地出去了。

案例中这位经理委派工作的效果很不好,由于他在委派工作的时候没有向下属讲明这项工作的目标,导致下属没能按照他最初委派时所希望达成的目标去完成。结果,经理因工作没有达成,还得自己去做,感到很失望,而下属也因自己的工作没有被肯定,感到很沮丧。这样一来,很可能会消弱下属的工作积极性,影响他以后的工作态度。

事实上,向下属委派工作是要讲求一些方法的,只要灵活运用这些方法,就能让下属愿意承接工作。这样,既能够提高自己的管理能力,又能改进部门的工作效率。正确的委派工作,不仅能节约时间,还能为团队创造出一种畅快的工作气氛。

那么,怎样才能将工作有效的委派呢?

1.对工作有较清晰的了解

管理者要认真了解所要委派的各种工作,确保自己了解这些工作都需要做些什么,有些什么特性或特殊问题,要达到什么样的目标。在你没有完全掌握这些情况之前,不要轻易委派工作。

2.要充分的了解你的下属,并对下属进行详细的分析

作为领导,你可以让每个下属诚实、坦率地告诉你,他们喜欢做什么工作,还能做些什么新工作。如果你发现有的下属对自己的工作有着深刻的理解,并且远远超出你的预料,那么,这些人就有可能胜任重要的工作任务。

一旦你掌握了每个下属对工作的了解程度和完成速度等情况以后,就能估测出每个人能够处理什么样的工作,也就可以对你所掌握的资料进行综合分析,以便将工作委派给能达到目标要求的人。需要注意的是,要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做。

当你选定了合适的下属以后,还要使你的下属也了解这项工作的情况,向其说明这项工作的性质和目标,并告诉他,具体是怎样制定的完成工作的期限,为什么说这个期限是合理的等等。在向下属解释工作的具体情况时,要尽量讲出你所知道的一切。不要故意保留信息,给下属设下工作的陷阱。最好把自己在这项工作上的经验传授给下属,让他知道想要得到某种的结果该怎样去处理。

要在正确的时间里委派工作才能得到良好的效果。大多数管理者往往会在上午上班后委派工作。这样做方便了自己,却可能会打乱职员在头一天晚上所做的计划,导致下属对工作提不起兴趣。委派工作的最佳时间是在下午下班前,这样有利于下属为明天的工作做具体安排。面对面地委派工作是最好的方法,这样既便于回答下属的问题,还能强调工作的重要性。

当下属不愿意接受这项工作时,要根据不同的原因,想出不同的对策,让下属心甘情愿的接受。例如,有些人不愿意你委派的工作,是因为他们担心会失败或对自己没有信心,这时,你要帮助他提高自信心,并向他保证会得到你的帮助;如果他认为你应该承担责任而不应该委派时,你要为其解释工作对他们成长的作用,或让他明白,每一个团队成员都要分享一部分工作,只有他的帮助才能使团队完成任务;当他觉得没有获得与其努力相对应的报酬,才不接受任务时,要建立公平的薪酬奖励制度,或从他的发展角度安排工作。

在委派工作的同时,要把选择他完成这项工作的原因讲清楚。不仅要让他感到自己的重要性和所负的责任,还要让他感觉到你对他的信任。同时,还要让他明白,完成工作任务对他今后在组织中的地位会有直接影响。

3.充分表示自己对工作的兴趣和对下属的信任

在确定好接受任务的下属后,在委派他时,管理者不妨说:“这是一件重要工作,由你来做我才放心”,这样可以对下属起到很大的激励作用。

不过,需要提醒的是,虽说管理者要对承接这项工作的下属有充分的信任,但对委派出去的工作不闻不问,就有可能会前功尽弃。为了保证自己所委派出去的工作能够及时得到实施,管理者可以适时对下属的工作进展情况进行检查。检查不能太频繁,可鼓励下属在有问题时随时来找你,要让下属感觉到你对他的工作很关心,并告诉他,你愿意和他一起讨论工作中遇到的各种问题。

分派工作要因人而异

作为将帅,必须做到知人善任,能够根据不同的岗位需要使用各类不同的人才,使人尽其才,各尽所能。只有做到科学性、实用性、前瞻性地运用人才,才能拥有稳定的“后院”,团队也才能朝着健康积极的方向发展,事业才能蒸蒸日上。

世界上没有两片相同的树叶,同样世界上也没有两个完全相同的人。由于每个人个性、特长、心理素质、工作经验等不同,能够承担的职责和任务也就有所区别。管理者分派工作的时候,自然应该将这些因素考虑进去。

法国着名企业家皮尔·卡丹曾经说过:“用人上一加一不等于二,搞不好会等于零。如果在用人中组合失当,常常会失去整体优势;安排得宜,才成最佳配置。”春秋时期的军事家管仲就是一个管理的高手。

春秋时,管仲为了帮助齐桓公成就霸业,向齐桓公推荐了5个人。管仲向桓公禀报说:“开垦田地,扩大城域,开辟土地,种植谷物,充分利用地利,当属卫国人宁速,应当让他负责农业生产;迎接宾客,熟悉升降、辞让、进退等各种礼仪,当属隰明,请让他主管礼宾;早入朝、晚退朝,敢于触怒国君,忠心谏诤,不躲避死亡,不看重富贵,当属东郭牙,请让他当大谏臣;在广阔的原野上作战,战车整齐行进而不错乱,士兵不退却,一击鼓进军,指挥三军,当属王子城,请让他当大司马;断案恰当,不杀无辜的人,不冤屈无罪的人,当属弦章,请让他主管法律。您如果想治南风兵,那么有5个人就足够了;您要想成就一番伟业,那么有我在这里。”桓公接受了管仲的意见,让5个人才分别担任了不同的官职。在他们的帮助下,齐桓公成为了“春秋五霸”之首。

古往今来的管理实践可以证明,凡是想要有所作为的优秀领导,在对待用才的问题上,不仅任人唯贤,而且还能将其放在合适的位置上,让其尽情发挥才能,最终名利双双收。

作为将帅,必须做到知人善任,能够根据不同的岗位需要使用各类不同的人才,使人尽其才,各尽所能。这样的部门才能形成稳定的人才结构,其所领导的事业才能持续而高效的向前推进。

那么,怎么才能实现人尽其才,各尽所能呢?下面的内容就将为你揭晓答案:

1.大胆采用年轻一代

部门新来了一个大学毕业生,你觉得他没工作经验,也只能做些无关痛痒的打杂工作。如果作为将帅的你是这样想的,那么只能说有失偏颇了。要知道,他既然来到你的部门,就说明有一定的水平和能力,只不过这些能力或许是潜在的,有待工作中慢慢去开发和历练。但是决不能将人家一棍子打死,认为做不了什么重要的事。