书城成功励志领导者修养文库——怎样当领导
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第57章 注重效能 巧用时间(2)

8.忠于职守,风格高尚办任何事情,兼顾国家、企业、职工利益,作为企业还要为消费者着想。遇有危险、风险的事情,要首当其冲,不能躲躲闪闪,对待荣誉,应主动推让;面对出现的问题,首先承担责任,不能推诿;自己有了缺点,要公开、虚心做自我批评;对来自别人的尖刻的批评,能冷静,正确对待;对来自别人的无理行为,能忍耐;对别人的缺点、毛病,采取真诚、热情、耐心帮助的态度,不要嫌弃,不要讽刺挖苦。

9.相信别人,尊重别人对下级干部的工作不能随意干预,要放手让他们去做,尽情地发挥他们的积极性、创造性。如果对下级人员总是放心不下,甚至疑神疑鬼,结果会落得个孤家寡人。

10.主动搞好团结,把领导班子成员之间的团结,整个组织的团结看作比自己的眼睛还重要 有少数人对待组织内部个别不团结现象,不是主动帮助缓解,而是幸灾乐祸,他们想的是别人闹矛盾,正是利用矛盾,加强与扩大自己权势的机会。这种领导人不是诚心待人处事。而是玩弄权术,在群众中的形象肯定是低下的。

(五)不断改善工作环境

除了创造与维护一个良好的精神环境外,还应创造一个清洁、优雅、安全、恬静的工作环境,室内的空气、温度、湿度,通风,音响、色调以及设备、用具等都有益于提高职工的工作情绪。否则,就会影响他们的积极性。

(六)尽量排除干扰

据心理学家研究,当一个人专心做某件事时,或思考某个问题时,最好是一气呵成,不要中断,一旦被外来的电话或来访者打断,则必须经过一般相当长时间才能使被打断的思路重新集中起来。领导者如何排除干扰呢?王海宽同志提出如下六条:

1.助手“过滤” 身边得力的助手把那些不必你亲自接待的来访、电话,进行“挡驾”、“筛选”过滤,把需要你亲自处理的问题代为记录,事后集中起来向你汇报。

2.移樽就教 对突然的来访者,先问清事情急不急。如果可缓,你就说:“找个时间我到你处咱们详谈”。然后可利用方便的时间去找对方,这也表示了你对他的尊重。

3.室外会客 如果来访者非要和你马上谈,不要贸然请进办公室,先走出办公室热情与对方握手,根据来意,决定是否请进办公室。如果不详谈,可在室外谈,这有助于缩短时间。

4.站立会客 如果来访者已进入办公室,最好先站起来与他谈。你不坐下,对方也不会坐下,这可开门见山,迅速谈完。

5.助手控制 在你和来访者谈话过程中,可令助手及时提醒你有关其它急办事情,这可使谈话自然结束。如认为仍有继续谈的必要,则可对助手说:“我们再谈几分钟”。这可以在客观上给来访者一个结束的信号,有利于缩短时间。

6.隐蔽办公 当你面临重大决策,特别需要较长时间集中注意力时,可找一个除了助手外谁也不知道的房间,“躲起来”办公。

当一个组织的主要领导者考虑重大问题、进行决策时,为了高度集中精神,上述六条是适用的。但如果滥用这六条,使自己高高在上,养尊处优,脱离群众,那就大错了。

(七)从实践中总经验教训而提高效率

有成效的领导者十分重视这一点。美国大学的经营管理专业特别强调案例教学,哈佛大学、斯坦福大学的经营管理教授都储存有几万个成败案例,供学生和研究生学习和研究。有的国外专家在回答我们关于中国如何赶超世界先进水平时说:“从历史教训中学习。凡是我们犯过的错误,你们不再重犯,前进的步子就快了。”这话是非常中肯的。

毛泽东同志曾指出:“历史的经验值得注意。”但是,不少人形而上学思想方法严重,有的人则专擅逢迎吹捧,一总结起经验来,就是什么“领导有方”、“领导正确”、“领导关心”、“领导带头”,当谈到问题、教训时,则轻描淡写或有意转弯。这怎么能有的放矢地采取措施提高工作效率呢?

日本人是这样注意提高办公效率的:

(1)时间观念强。说短话,开短会,办事效率高。他们非常注意节约时间,连电话簿上也写着:“讲话不要超过三分钟”,“少说废话”。(2)计划性强,一切活动按正点运行。(3)机构精干,“人多是灾害”。日本人主张,一个人能办的事绝对不要两个人去办。川铁商事有三分之一的人由于工作能力差、效率低而停止其工作,但照发工资。日本的办事人员精干、情报快、消息灵,效率高是惊人的。(4)纪律性强,规章制度严密。几乎没有上班迟到,下班早退这一现象。有些企业负责人因交通拥挤怕迟到,宁可不坐自己的小汽车,买地铁月票或者坐电车上班。(5)责任心强,“拚命地工作”。日本人许多企业的办公室都是大屋,几十甚至上百人都在一个屋里办公,厂长也在这个屋子里办公,外来办事的另有会客室。办公室的电话很多,一、二人一台,但讲话声音很轻,办公室里相当安静。没有闲聊天的,工作紧张,效率很高,查询资料总是很快就拿了出来。

四、科学地运筹时间

一个领导者能否科学地管理好自己的时间,是衡量其工作成效大小的重要标志。我国著名思想政治工作者刘吉同志关于时间问题,对别人提问的回答是:聪明者——利用时间;愚蠢者——等待时间;劳动者——创造时间;懒惰者——丧失时间;有志者——赢得时间;无为者——放弃时间;求知者——抓紧时间;闲聊者——消磨时间;勤奋者——珍惜时间;自满者——糟蹋时间。

领导者应当是求知上进、勤奋、聪明的有志者,因此,就应自觉地珍惜时间、抓紧时间、充分利用时间和赢得时间,这样就会做出许多有价值的事情来。

(一)领导者要有强烈的时效观念

著名原子物理学家丁肇中说:“最浪费不起的是时间”。身经百战的拿破仑感慨道:“兵家胜败在于最后15分钟而已”。俄罗斯军事家苏沃洛夫说“1分钟决定战局”。随着社会现代化的进展,时间的价值越来越表面化,照相,快相比慢相要贵;坐火车,快车比慢车要贵。“时间就是金钱,效率就是生命”的口号,被越来越多的人所理解。

在“信息”一章,笔者介绍了光大实业公司以迅雷不及掩耳的速度,仅以原价38%买下智利1500辆奔驰牌大型汽车的案例。据说这笔生意节约了9.500万美元外汇。下面介绍两个错过时机的例子:

1983年,我国驻美国旧金山领事馆获悉,美国最大磁带厂之一“TRAGS”公司倒闭,公司老板愿以100万美元出让这家具有四条生产线,年产录像带200万盒、录音带600万盒的工厂。这些产品均属名牌。该厂设备良好,转入国内市场即可形成大规模的生产能力,当时国内也正在准备引进这方面的项目。据行家估计,该厂设备价值580万美元。

经我方联系,对方同意转让生产工艺,派专家前来培训工作人员,保证半年内在中国正式投产。条件是一周内要支付全部现款,以偿还债务。当时正在访美的电子工业部某位领导人十分重视,但因要回国办理一系列的烦琐手续,这笔眼看就要到手的生意被别人以90万美元成交抢走。过了一个月,我方又获悉一家多层印刷电路板制造厂被迫出售。这次我方采取果断行动,立即与正在美国访问的我有关部门领导联系,当即决定设法购买。经过两天两夜的“马拉松”式的谈判,价值600万美元的设备以143.3万美元成交。条件是:于次日上午10时前交款(拍卖预定时间为10点)。与国内联系显然已来不及,我方人员当机立断,集体开会筹款,决定调教育部存于中国银行纽约分行的买房存款暂时垫付。尽管如此,在我方到款前半小时,对方还是按时拍卖了。半小时之误,这笔又可节省几百万美元的生意又落了空。

看了这两个例子之后,人们会感到“时间就是金钱”的论断;不是夸张的。1984年冬季,在只有8万人的法国边境城市瓦尔蒙·森特沃尔市来了65位中国人,他们在这座宁静的城市刮起了一阵旋风,他们在没有图纸,没有厂方合作的困难条件下,要用6个月的时间,将一个自动化工厂700多台套、5000多吨重的设备,拆卸装箱,每过期一天就要罚款一万元。结果他们仅用五个月的时间就完成了任务,打了场时间与国威的胜仗。

在我们某些同志中必须改变时间不值钱的观念。有的同志提出,我们不仅反对经济上的贪污浪费,而且要反对时间上的浪费,由于浪费时间而造成的巨额经济损失,更应引起人们的痛恨。据报道:某引进项目历时三年,盖了八百多个图章,复印了38万张纸的报告、资料,久久未能正式投产;某建筑工程13年拖而不决,成了典型的“胡子工程”。难怪一些外国人对我们的印象是动作缓慢,时间观念差,办事效率极低。

有些同志不知道节约时间,不仅浪费自己的时间,而且浪费别人的时间。鲁迅说得好:“无端的空耗别人的时间,其实是无异于谋财害命”。而节约时间则是最大的节约。马克思指出:“一切节约归根到底都归为时间的节约。”因此,任何一位领导者都应树立强烈的时效观念:时间就是希望,就是财富、就是生命,赢得时间,就赢得胜利,就赢得了一切。

(二)节约时间的技巧

时间最公平地一点点地赋予每一个人,谁也不能多一点,谁也不能少一点。但是怎样有效地利用时间,则不是人人都能做得很好的。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可事半功倍。综合金志涛、姚鸣健、桑名一央[日]、林力源等学者的见解,有以下方法提高时间利用率:

1.对时间进行计划管理 对时间的使用不能干了算,而要算了干。把要完成的工作,按小时、按天、按周的先后时序安排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内工作要紧张而有节奏,并尽力把不可控制时间转化为可控时间,善于在不可控时间内处理事务。使用时间最忌把时间切成零星的碎片,不能把一件完整的工作肢解分几次完成。要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间多少要依工作的需要而定,集中的过多,也会造成浪费。一般来说,时间集中较多的人,往往是时间利用率最高的人。

2.对时间的使用也要计算成本 凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时,而是用分。越小越有助于督促自己珍惜时间、抓紧时间,充分利用时间。

假定一个企业平均每人月收入(包括工资、奖金等)400元,这400元占每人每月创造新价值的27%,则每人每月创造新价值为:400÷27%≈1482元。每人每天工作为7.5小时,每月工作23.5天,则每人每月工作时间=7.5×23.5×60=10575分钟。每人每分钟创造的价值=1482÷10575≈O.14元。

如果办一件事,需要3个人工作5天,则办此事的成本为3×5×7.5×60×0.14≈945元。

3.善于区分重要工作和一般工作 人们的精力有限,但对自己的工作要分轻重缓急。一般分三类:急件,必须马上办;优先件,尽量去办;普通件,有空去办。应把主要时间花在重要的事情上去,抓住了关键性的工作。才能有效地提高时间的利用率。

4.利用最佳时区去办最难和最重要的工作 一个人在一天的不同时间里,精力状况是不一样的。生物学家的研究揭示,人和其它生物的生理活动都具有明显的时间节律。人的智力、体力和情感都呈现出一种周期性的变化,这就是人体内“生物钟”的作用。管理者应找出自己在一天中,什么时间工作效率最高,要充分利用自己最佳效率的时间,来处理最重要和最难办的工作,而把精力稍差的时间,来处理例行公事。

5.把常规的工作标准化 如何办理经常性工作,要在规章制度中明确规定,照章办事;同样的问题出现后,把具体情况和处理办法记录下来作为日后处理同样问题的范例。这些范例经过逐渐修订改进而形成标准化,这可使领导者摆脱琐事的缠绕。领导者要保持优化的工作秩序,先思考好先干什么,后干什么,使自己的工作有条不紊,逐步规范化,不能东一耙子,西一扫帚,更不能顾此失彼。

6.抓住今天,不唱“明日歌”李大钊同志说:“我以为世间最宝贵的就是‘今’,最容易丧失的也是‘今’”。一个人不抓住“今天”,他就等于丧失了明天,因为当明天到来的时候,又转化为“今天”了。所以,只有当天完成当天的任务,而不是拖延到明天,时间利用率才能提高。日本效率专家桑名一央提出:“昨天已是无效的支票,而明天是预约的支票,只有今天才是货币,只有此时此刻才具有流通性。”

立足于“今天”,珍惜“今天”,运筹“今天”,凡今天能做的事,决不能推到明天。明朝文嘉有首《今日》诗:“今日复今日,今日何其少!今日又不为,此事何时了?人生百年几今日,今日不为真可惜!若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。为君聊赋《今日》诗,努力请从今日始。”有些同志懒懒散散,对应办的事情总是往后拖,清朝钱鹤滩有一首《明日歌》,请这些同志读读,也可能受到些鞭策:“明日复明日,明日何其多,我生待明日,万事成蹉跎。世人若被明日累,春去秋来老将至。朝看东流水,暮看日西坠。百年明日能几何?请君听我《明日歌》。”

7.有效地利用零碎时间 所谓零碎时间是指不构成连续时段、在两件事之间的空余时间。谢觉哉同志说:“挤,……工作要挤才紧张,时间要挤才充裕。”挤时间可增加工作密度,加快工作节奏。

8.提高每一单位时间的利用率 做任何事情,都要高度集中注意力,以便缩短时间。有成效的领导者并不感到自己肩上的担子压得喘不上气来,自信自己的时间是充足的,总认为自己还可以挤出更多的时间来。有一个效率公式,可供参考:

W=T×h

即:有用功=时间×效率

因此,办事应利用最佳精力时间,情绪饱满,这时效率高,有用功值也大。