古人云：“善作不如善改”，“文章不厌百回改”。好的文章是经过千锤百炼出来的。我们想要对曲折复杂的客观事物有个全面、正确的认识，并且还要以文章的形式把它恰当的反映出来，那的确不是一下子就可以完成的，必须经过反复研究，不断修改，才能臻于完美。修改文章时，要一字一句，甚至一个标点都要动脑推敲。鲁迅说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫无可惜。”
修改的内容：写作的意图是否表达清楚？文章的观点是否阐述明白？材料用的是否妥当？布局是否科学、合理，是否完整、统一？观点的论证是否合乎逻辑？观点与材料是否吻合？段落、层次是否分明、连贯？内容与标题是否相符？离题了没有？词语、句子是否完整、准确，是否合乎语法要求？标点是否准确？有无错别字？
文章修改的方法，一是小修小改，主要是词语修改；二是大修大改，指在内容、材料、结构、论证等方面的修改；三是精修细改，即反复修改，精益求精。古人云：“经世妙文改中得，掷地有声垂千秋。”必须下功夫“改，改，改！琢磨，琢磨，再琢磨”（郭沫若语）。
（八）定稿誊清
经过反复修改，最后通篇阅读、检查，在定稿后再规规正正地誊清。誊清的文稿要合乎文面（书写、标点、行款格式）要求。谢觉哉提出：“字，写得清楚，人家容易看；写得美，人家喜欢看。”有人说，汉字写得如何，从某种意义上说，也反映一个人的文化修养。
抄写时，除了写对外，就是要写得好。所谓好，就是清楚、整齐、熟练、美观。字体娟秀、端庄丽雅，这就会给人以美的享受。
三、领导者如何提高写作水平
写作是一项综合性的脑力劳动。写好一篇文章往往需要作者从多方面去培养和锻炼自己，调动思想、阅历、知识、能力乃至才情禀赋诸方面的修养、储备。因此，一篇文章的水平往往是作者思想境界、生活经验、知识结构、思维能力、聪明才智等方面的集中反映。
（一）作文先做人
古人有训：“做人，作文，以品为主”，“观其文可知其人”。我们写文章是为了宣传真理、说服群众、交流信息、进行交际，这就必须真诚，表里如一。清人潘德舆说：“文章之道，传真不传伪，亦观其平日胸次行止为何如耳。”要真诚地表现真思想真感情，那是要看平日“胸次行止”——思想行为的。
郭沫若指出：“什么样的人，就写什么样的文章。文章要写得准确、鲜明、生动首先要看写文章的人的思想、立场、作风怎样。你的思想正确、态度鲜明、作风正派，那么，你的文章也就有一定的准确性和鲜明性。这是基本问题。”所以，领导者要写出生动活泼、新鲜有力的文章，必须在政治立场、思想作风、思想方法上经过一番刻苦的磨炼。
领导者要写好文章，要具有多方面的素养。其一，文化素养，如应具有语文水平和学问条件。文化素养的高低直接影响着写作水平。其二，理论素养，领导者要提高自己马列主义、毛泽东思想水平，提高自己观察、分析、处理问题的能力。其三，才能培养，进行必要的读写训练，加强写作的理论修养。其四，阅历要丰富，这可对客观事物看得更深刻、更全面。其五，加深专业的素养，要写出好文章，就需要有独到的内容，这就要有丰富的专业知识和经验。
（二）应用写作的思想准备
1．认真学习法规、政策文件 通过学习领会上级政策文件的精神实质，抓住重要观点，弄清其政策界限。通过逐字逐句研究法规条文，弄明白有关方案实施的具体条件。文章内容必须符合法规要求，体现国家的政策。
2．深入细致地进行调查研究 在调查中做到：多看、多问、多听、多跑（即反复多次调查）、多想。通过深入调查，透过事物的表面现象，看到本质，从中开掘出深刻的含义。
俗话说：“巧妇难为无米之炊”，没有材料储备，两手空空，是断然不能进入写作之门的。“善为文者必善积累”，材料越多，越丰富，越全面，感受就会越大，认识就会越深。积累材料的途径，一是深入生活，通过观察、体验，直接捕捉“活”的材料；二是调查研究，有计划地搜集材料；三是通过阅读，积累间接材料。积累的方式，一是写工作日记；二是写调查笔记；三是写读书笔记；四是购买有关书籍、报刊、文件；五是运用卡片积累有关资料。
（三）多读多练
1．以读促写 熟读和背诵典范文章是提高写作能力的重要方法，这可以积累丰富的词汇，可以掌握丰富的句式，可以从中学习与掌握谋篇布局的技巧。古人说：“劳于读书，逸于作文。”这话是很有道理的。
2．反复练习 鲁迅在《别诸弟三首》诗中说：“我有一言应记取，文章得失不由天。”写文章是一种能力，这种能力是通过人们的写作实践培养出来的。鲁迅在《致赖少麒信》中说：“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和多练习，此外并无心得或方法的。”马克思的女婿拉法格说：“天才就是勤奋”，这话是很中肯的。有的同志总觉得自己写作水平不高，拿起笔时有拘束感。这种思想就如同做其它事情一样，如果缺乏自信，就会极大地影响自己的积极性。应当争脱各种“框框”的束缚，放下包袱，解放思想，大胆去写。
有人说：“毛驴不赶不走，写文章没人逼不行。”这话有一定道理。领导者要自我“逼迫”，逼迫自己给自己“加压”，给自己“出题”，本单位的计划、总结，自己亲自参加的调查研究，自己要亲自写，不依靠其他同志。人，往往有一种惰性，懒于读书，懒于写作。特别是写作，的确相当艰苦。通过写作才能提高自己分析问题的能力，对自己所从事的工作进一步获得深刻的认识，总结出经验、规律来。
3．循序渐进 平日写信、通知、简报等，都要认真动笔，讲究章法、层次、修辞、文采；重要会议的发言、重要问题的谈话，事先亲自进行书面准备，时间长了就可提高写作水平，逐渐可亲自写计划、调查报告、典型经验及论文等。要不断提高“难度”。一提高写作难度，各种不足包括潜伏的弱点、缺欠，就会暴露出来。这是大好事，发现了不足，才有动力督促自己前进。这正像跳高运动员在比赛中出成绩一样，把横竿降得很低，就没有什么好处。
贵在持之以恒，在短时间内要想写一手好文章，是不可能的，必须经过长时期刻苦的练习。要多写，可熟能生巧，巧能生辉；要多改，可消除弊端，达到无疵可剔的地步。俄国现实主义的伟大作家契诃夫，初开始写作时，多数人都看不起他，但他没灰心。埋头写作，五年后当发表了他的一本小说集后，才引起人们的赞誉。他的经验就是：不屈不挠地、顽强地写，写，写。
四、撰写论述性文稿的“八诀”、“十要”和“八忌”
（一）“八诀”
（1）主题思想要集中；（2）材料占有要富新；（3）论据立足要根深；（4）论点旗帜要鲜明；（5）结构层次要理清；（6）逻辑推理要合情；（7）点面结合要紧凑；（8）文字篇幅要短精。
（二）“十要”
这是中央党校顾问范若愚同志向学员提出的。一是要深入细致地观察生活，从中吸取素材，并善于抓住日常的一些细节，做出好的文章来；二是文章要有正气，作者必须敢于坚持真理，敢于讲真话，文章才能有理、有力；三是文章要有新内容新语言。不要总是反复别人写过的题目，重复别人讲过的话；四是语言要明确，文章必须准确地使用概念，切勿含混不清，不要使人不知所云；五是要具体化，不要一般化，内容应当充实而具体，不可当“笼统先生”；六是文章要有感情，不但要晓之以理，而且要动之以情，这样才能感人；七是要注意文章的首尾，能吸引读者，给人留下深刻的印象。八是要讲究修辞，使文章生动而活泼，生气盎然；九是要有逻辑性，尤其是论说文，要使人感到逻辑的力量；十是要多读范文，多写多练多请教，不要急于求成，要“不期工而工．不期善而善。”
（三）八忌
这是冯荫予同志在《云南职工教育》上发表文章提出来的。一忌空。论述文章应当有感而发，就事论理，而不应泛泛而论。不能从概念到概念，提不出新见解，不解决任何问题。这种文章的特点是“三无”：政治上无错误，内容上无特色，读后无印象。二忌枯。文章应吸引人，打动人，不能干巴巴的几个论点，枯燥繁琐地论证，没有形象的语言，没有动人的感情。三忌平。文章应跌宕波澜，不应平铺直叙、四平八稳。没有曲折、没有高潮、没有提问，没有争辩、没有激情、没有鲜明的观点，就引不起读者共鸣。思想、感情、文字、逻辑四位一体，不可分割，这是论述性文章必须遵守的原则。四忌浅。文章应当言近而诣远，深入浅出，由浅入深，而不能说理不深、不透、不清。五忌散。文章的中心要突出，层次、条理要有严密的逻辑联系，不应离题东拉西扯，漫无边际。六忌训。行文应当采取同读者相平等的态度讲话，不要高高在上，训斥读者，要以理服人，以情动人，寓深意于平易之中。七忌抄。要讲自己的话，自己的题目，自己下论断，而不应连篇累牍地转抄文件或领导人的讲话。当然，适当的摘抄是必要的，可起到“画龙点睛”的作用，增加文章的份量。但凡事都有个“度”，过犹不及。八忌冗。文章短而实，而不应长而空。文字凝炼、论述集中，去空话、套话，少粉饰。文简而理深，简练、生动、亲切的文章才有生命力。
五、报告的特点与基本要求
领导者经常作报告，如动员报告、总结报告、工作报告、政治报告、时事报告、传达报告、访问报告、经验介绍、开幕词、闭幕词等。这就需要重视提高报告的效果。
（一）报告的特点
1．内容重要，有权威 性领导人一般是代表组织讲话，报告的内容重要，影响深远，往往成为听者行为的规范和认识事物的指南，因此具有权威性。
2．讲话方式严肃 在庄重的场合，面对众多的听众，讲述重要的内容，报告人必须抓住中心，严肃地叙述和阐解，不允许海阔天空地闲扯，也不允许随意添加内容，更不允许妄加解释或插入一些不应有的笑料。
3．听、讲之间有“距离感” 由于听众人多，场面大，人员情况复杂，再加上报告人与听众所处的位置有台上台下之分，双方处在不同的情境中，存在着“距离感”。报告的内容、报告人的声音、姿态应尽量缩短这种距离，提高听众的情绪。
4．报告具有书面语的特点 报告一般备有讲话稿，尤其是重要报告，其稿往往经过反复修改。它要求讲稿语句通顺，合乎语法，讲话人要善于临场表达，如语音准确，语言轻重适当，停顿合理……
（二）报告的基本要求
《口语训练》作者董兆杰同志提出下列四点：
1．做好准备 包括起草讲稿、熟悉讲稿和确定讲述方式等项工作。领导者要亲自写讲稿。讲稿内容和讲述方式一定要从听众的特点出发。讲稿的观点要反复推敲；对事实要反复核实；对重要的词语，也要反复推敲。
2．注意表达 表达要清晰有条理。说理要把观点讲明，理由要充分；推理要合乎逻辑；叙事，要线索清晰，首尾完整；前因后果，来龙去脉，要交待得清清楚楚。讲述，应按照人们认识事物的客观规律，采用由浅入深、由近及远、由具体到抽象的方式进行。讲话要有足够的音量，使到会的每个人都听得清清楚楚。速度要适当，语调的轻重缓急恰如其分。