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第37章 工具箱

1.优先顺序表

2.健康心得

充足的睡眠

繁重的工作任务、生活中琐碎的家务、大量的社交活动等等占用了大部分的时间,迫使人们不断削减自己的睡眠时间。你应该要清楚自己需要多少睡眠来保证白天精力充沛,同时懂得怎样才能最大限度的提高自己的睡眠质量。

人体的免疫力主要是在夜间睡眠时产生,缺少睡眠将影响人体的免疫能力,使你抵抗力下降,变得容易生病,长久以往,各种病症都会接踵而来。据科学家研究,人的正常寿命可达到120年到150年,但人到了五六十岁就呈现老态,80%的原因是生活方式的不正确,而能否养成科学健康的睡眠习惯起着极其重要的作用。

健康的睡眠有助于消除疲劳,恢复体力,防御疾病,延长寿命。你应该保证每天7小时的睡眠时间。

合理的营养搭配

为了工作,你不得不连续几小时坐在电脑前,辐射比较严重。因此,平时一定要注意饮食的营养搭配。

1)健康早餐

早吃好,午吃饱,晚吃少。这句话符合职场人士的生理状况和工作需要。在三餐的饮食分配比例上,一般以早餐摄入量占全天摄入食物总量的30%、午餐40%、晚餐30%为宜。很多上班族早上贪睡,起床后急急忙忙地赶时间上班,来不及吃早餐或者随便应付,这是很不科学的。身体经过一夜的休息,在早上是很需要营养补充的。如果不吃早餐,整个上午都会感到能量不足,工作效率也会特别的差。

早餐选择一杯新鲜的牛奶,几片全麦面包,或者一杯热乎乎的豆浆,一碗热腾腾的粥,一个鸡蛋,都是不错的选择。这些食物含有丰富的优质蛋白,既能补充脑细胞在蛋白质代谢上的需要,也能增强大脑皮层的兴奋和抑制作用。

2)健康午餐

午餐是一天中不容忽视的一餐。因为工作了一上午,尤其是从事脑力劳动的人,身体的各部分机能被消耗,需要充足的补充以便高效率地从事下午4个小时的工作。

吃午餐一定要注意营养均衡,多食豆腐、青菜、蘑菇、木耳、南瓜、土豆等食物,薯类食物不但能保障碳水化合物的供应,更能提供多种维生素和人体必需的微量元素。蔬菜,蘑菇等含有丰富的维生素。另外,冬季寒冷,多食用一些瘦肉也是很好的,比如鸭肉、鱼肉等。

3)健康晚餐

晚餐的食物摄入量不宜过多。由于晚饭后至次日清晨的大部分时间是在床上度过的,机体的热能消耗并不大,所以晚餐应该少吃那些富含热量的食品,如米饭、面食及油脂性食物。多吃蔬菜、水果,这样可以保证机体有充分的维生素和无机盐的摄入,对保持体形优美、头脑清醒、思考敏捷是极为有利的。

适量的运动

适量运动对于保持健康的体魄至关重要。中午休息时间,和同事们在办公室打打乒乓球或者台球,是非常不错的选择。饭后和同事一起散步,可以边运动,边交流工作。晚上下班,如果坐公交车回家,不妨提早一站路下车,然后步行回家。如果上班地点离居住地很近,可以骑自行车上班或者步行上班。周末,可以邀好友一起,登山、长跑、徒步拉练,都是非常不错的运动,既锻炼身体,还可以欣赏美丽风景。

3.80/20法则

“80/20法则”是意大利经济学家帕累托提出来的。

帕累托认为:原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间存在着无法解释的不平衡,一般情况下,产出或报酬是由少数原因、投入和努力产生的。若以数学方式测量这个不平衡,得到的基准线是一个80/20的关系。在任何特定群体中,只要能控制具有重要性的少数因子,就能控制全局。

这一原理的重要启示是:在我们所做的努力中,通常有80%的收获,来自20%的时间付出;另外80%的时间付出,只能带来20%的结果。

避免将时间花在琐碎的不产生效能和价值的多数问题上,因为即使你花费了80%的时间,也只能取得20%的成果。应该将时间花费在重要的少数问题上,因为解决这些重要的少数问题,你只需要花20%的时间,便可以取得80%的成果。

4.ABC时间管理法

A(最重要的工作):这类事情为“必须做的事”,是关键事务。例如:约见重要的客户,重要的限期临近,能带来领先优势甚至成功的机会等等;

B(较重要的工作):指“应该做的事”,是具有中等价值的事务。这类事务较重要,但相对A类事务而言,不是十分重要;

C(次重要的工作):指“可以去做的事”,相对前两类事情,是价值最低的一类事情。这类事情可以靠后,或安排在精力不是很旺盛的时候进行。如果的确无暇顾及,可授权或委托他人代办,甚至忽略。

5.管理部属的技巧

比尔·翁肯曾发现一个有趣的理论——“猴子管理法则”。

他所谓的“猴子”,是指“肩负的任务”。仔细回想一下,你是否有过这样的情形:在走道上碰到一位部属,他说:“我能不能和您谈一谈?我碰到了一个问题。”于是,你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉,一站便是半个小时,既耽搁了原先你要做的事,又发现所获得的信息只够让你决定要介入此事,但并不足以做出任何决策。于是,你说:“我现在没时间和你讨论,让我考虑一下,回头再找你谈。”

在这样的情形下,“猴子”原本在部属的背上,谈话时彼此考虑,“猴子”的两脚就分别搭在两人背上,当你表示要考虑一下再谈时,“猴子”便移转到你背上。你接下了部属的角色,而部属则变成了监督者,他会隔三差五跑来问你:“那件事办得怎样了?”如果你的解决方式他不满意,他会强迫你去做这件原本他该做的事。

当你一旦接收部属所该看养的“猴子”,他们就会以为是你自己要这些“猴子”的。因此,你收的愈多,他们给的就愈多。于是,你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的“猴子”,努力将一些不该摆在第一位的事情做得更有效率,平白让自己的成效打了折扣。

经理人应该将时间投资在最重要的管理层面上,而不是养一大堆别人的“猴子”。身为经理人,如果你能让员工去抚养他们自己的“猴子”,他们就能真正地管理自己的工作,你也有足够的时间去做规划、协调、创新等重要工作,让整个单位持续良好的运作。

翁肯提出的“猴子管理法则”,目的在于帮助经理人确定由适当人选在适当的时间,用正确的方法做正确的事。当然,这个法则只能运用在有生存价值的“猴子”身上,不该存活的“猴子”,就狠心把它消灭了吧!

法则1:说明除非下一个步骤已经明确界定,否则,经理人和员工都不能离开。严守这项法则可以获得三种好处:第一,如果员工知道要提出适当的下一步骤才能结束谈话,他就会在事前做更缜密的规划;第二,它可以促使员工采取行动;第三,对“猴子”做描述、把下一步骤说清楚,能提高员工的工作意愿,让他们跨出最具关键性的一步。

法则2:所有经理人和员工的对谈,要到每一只“猴子”都分配给一个人拥有之后才能结束。至于哪一只“猴子”该归谁管,原则上尽可能把“猴子”交给能照顾到它们福利的最低阶层人员去照料,因为部属总共可以投入的时间精力比高阶经理人来得多。而且,经验也告诉我们,部属往往比我们所想的还要能干。

把“猴子”送错主人,有时候是经理人自己内心的需求,想要避开管理所带来的挑战,或是以为唯有自己才做得来,有时候却是组织政策使然。这时候,要替“猴子”找到适当的主人,就必须技巧与自制力兼施,尤其是自制力最为重要。要求部属尽力把工作做到最好,可能会遭遇部属反抗,这与为“猴子”找到适合主人的实务,变得有些相抵触。因为经理人会发现,有时候把“猴子”接过来,要比让“猴子”靠在适当主人背上要来得容易。但是请记住:要培养一个人的责任感,唯一的方法是给予他们责任。

法则3:在把每一只猴子放出去面对组织丛林之前,先为你们保个险。此法则提供一系统性的方法,用以平衡员工所需的处理“猴子”的自由空间,与经理人对结果所负的责任。赋予员工权限和自由,经理人和员工可以互蒙其利。经理人能自由裁量时间,花在监督员工的时间及精力减少;员工也可以享受到自我管理的好处,有更高的满足感、更高昂的士气。

但是,员工拥有自由空间时,就不免会犯错,这时候“猴子”的保险就要派上用场,保证他们犯的错是组织所能承担得起的。“猴子保单”有两个层次:第一是给予建议,然后行动。当员工犯下承担不起的错误的可能性相当高时,希望有机会否决他们的行动计划,这是一种保护措施,但却得牺牲经理人的时间及员工的自由空间;第二是行动,然后给予建议。确信员工可以自行完善料理“猴子”,先行动后再来报告,这让员工有很大的运作空间,也省下经理人的监督时间,但风险也较大。至于该选择哪一份保单,则视情况而定,而双方都可以行使选择权。

法则4:企业的成功取决于“猴子”的健康,因此必须定期为它们做检查,维持它们的身体健康。检查“猴子”的目的有二:一是发现员工正在做正确的事,进而称赞他们;二是发掘问题,并在问题形成危机之前采取校正行动。“猴子”生病,不是由于缺乏照料、营养不良,就是因为照料不当。

有时候,员工不想让经理人知道“猴子”生病了,因为他们大都想自行解决问题。经理人应该与员工建立默契,要他们尽力照顾“病猴子”。如果情况没有改善,就必须把“猴子”交给经理人检查。相对的,如果经理人发现“猴子”生病,就应该把下一次检查的时间提早到“猴子”身体状况所能允许的时间。这里的检查着重在“猴子”的情况,而非员工本身。因此,检查让经理人有机会发现员工正确地在进行某事、查明及纠正问题、指导员工、降低自己的焦虑,之后,就由员工自己去求表现了。

翁肯的理论让我们知道,如果我们真的想帮助他人,就必须教他们如何捕鱼,而不是送他一条鱼。剥夺他人的主控权,去喂养他人的“猴子”,并无法帮他们解决问题,这只是为别人做他自己可以做的事。

6.有效委派的六个步骤

1)让适合的人做适合的事

将工作分配给不适合的人去做,这将造成时间的巨大浪费。通常,这些人要么无法恰当地完成工作,要么就会拖延工作。

过去的工作表现预示着未来的工作表现,委派工作的重要原则是——不要将重要的任务委派给过去表现不佳的人。如果某人过去从未完成过一项工作,就别指望他们的表现会合乎标准,因为这样不公平。

2)在工作内容上达成共识

一旦选定了适合的人来做这份工作,就抽时间跟他讨论,并就工作内容问题达成共识。在讨论工作的最终结果或目标上花费的时间越久——在实现绝对清晰的问题上付出的努力越多——那么开工之后,工作完成得就越快。

3)阐述一下工作该怎么做

将你认为最好的工作方式或方法阐述给员工,说明一下你希望这份工作如何被完成,描述一下你或者其他人过去是如何成功地完成这种工作的。

4)让员工把你刚刚说过的话复述一遍

让他用自己的语言复述一下你的指示,要求他解释一下你刚刚阐述过的内容,说明你们在哪些方面达成了共识。只有通过这种方式,你才能确信他人真正了解了自己被委派的任务。

5)设定截止日期

为任务的完成设定截止日期和日程表。

同时,为定期汇报和定期检查做好安排。如有任何耽误或难题,欢迎反馈和提问。

6)例外管理

例外管理是一种强有力的时间管理工具,实施例外管理能让你更高效地与他人合作。如果工作已经步入正轨,并按照计划进展顺利,例外管理就意味着下属无须向你汇报。如果没有听到下属的汇报,你就可以认为一切进展顺利。只有当例外发生、工作无法按时完成,以及不能按预期质量完成时,下属才必须向你汇报。