书城成功励志真希望我20几岁就知道的职场哲学
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第4章 工作效率——跳出瞎忙的迷宫(3)

在一家公司里,有这样一条标语:“复杂的事情简单做,简单的事情认真做。”当我们能够把复杂的问题从简单的角度看清楚,这实际上就反映了一种思维的深度和高度。

有的问题看似复杂,但是解决的方法却简单到令人瞠目结舌,而这些方法也巧妙得令人难以置信。如此简单易行的方法,却并不是我们拘泥于难题中所能想到的,而是需要我们跳出思维的惯性,用一种全新的和独到的思考方式,才会有令人惊喜的发现。在很多名人身上,我们大都能看到这一点。

一天,爱迪生像往常一样在实验室里埋头做着实验。这时,他递给助手一个一边开口的梨形的空玻璃灯泡,说:“一会儿请告诉我灯泡的容量。”

助理听后赶紧陷入深思,紧锁眉头,低头工作了。

过了好半天,爱迪生问:“容量是多少?”

这时,助手正拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度,并拿了测得的数字伏在桌上计算。他根本没有听到爱迪生的询问。由于灯泡是梨形的,形状不规则,所以,计算起来十分困难。

看到助手还没有算出结果,爱迪生有些着急了。他说:“时间,时间,怎么费那么多的时间呢?”他走过来,拿起那个空灯泡,向里面斟满了水,交给助手,说:“把里面的水倒在量杯里,马上告诉我它的容量。”

助手立刻读出了数字。

爱迪生说:“这是多么容易的测量方法啊。又准确,又节省时间,你怎么想不到呢?”

助手的脸红了。

爱迪生对助手说:“最大的浪费莫过于浪费时间了。人生太短暂了,要多想办法,用极少的时间办更多的事情。”

这个故事看似简单,却能给职场人士一些重要启示,那就是:凡事应该探究“有没有更简单的解决之道”。

在着手从事一件工作时,要先动脑,想想这件事能不能用更简单的方法去做,而不是急急忙忙去动手,以致白白忙碌了半天,却解决不了问题。很多人凡事总习惯往复杂的地方想,认为解决问题的方式越复杂就越好,以致钻进“牛角尖”里出不来。事实上,学会把问题简单化,才是一种大智慧。

在某大学的一个研究室里,研究人员需要弄清一台机器的内部结构。这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。要弄清内部结构,就要弄清每一根弯管的入口与出口。大家想尽了办法,甚至动用了某些仪器探测机器的结构,但效果都不理想。后来,一位在学校工作的老花匠提出一个简单的方法,很快就将问题解决了。

老花匠所用的工具只是两支粉笔和几支香烟。他的做法是:点燃香烟,吸上一口,然后对着一根管子往里喷。喷的时候,就在这根管子的入口处写上“1”。这时,让另一个人站在管子的另一头,见烟从哪一根管子冒出来,便也写上“1”。照此方法,不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。

所以说,很多时候抛开所谓的专业的复杂思维,将复杂问题简单化,反而会得出意想不到的好方法。对于每个人来说,只要能把复杂问题简单化,工作便如闲庭信步;只要把事情看得简单些,生活便会敞开一条光明大道。

第一次就把事情做好

我们做事情最怕的就是辛辛苦苦了一场,等来的却是不合格,要求重做。工作中,第一次没有做好,多次返工的事情俯拾皆是。为了防止这样的事发生,最好的方法就是一次性把事情做好,避免以后修改或者是重做的麻烦,也防止了浪费时间。

管理学专家菲利浦·克劳士比很欣赏这样一个故事:在一次工程施工中,师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手,于是叫身边的小徒弟:“去,拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。过了许久才气喘吁吁地跑回来,拿回一把巨大的扳手说:“扳手拿来了,真是不好找!”

可师傅发现这并不是他需要的扳手,于是生气地说:“谁让你拿这么大的扳手呀?”小徒弟没有说话,但是显得很委屈。这时师傅才发觉,自己叫徒弟拿扳手的时候,并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手,也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些,可实际上徒弟并不知道。

第二次,师傅明确地告诉徒弟,到某间库房的某个位置,拿一个多大尺码的扳手。这回,没过多久,小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。

克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们,要想把事情做好,就要让别人知道什么是对的,如何去做才是对的。在我们给出做某事的标准之前,我们没有理由让别人按照自己头脑中所谓的“对”的标准去做。而我们在做事的时候,就要先明白做事的标准。

许多人也许都遇到过这样的问题:工作越忙越乱,解决了旧问题,又产生了新故障,在一团忙乱中造成了新的工作错误。结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错,浪费了大量的时间和精力,重则给公司造成了损失。

由此可见,第一次没把事情做好,忙着改错,改错中又很容易忙出新的错误,会使恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙,还会放大到让很多人跟着你忙,造成巨大的人力和物资损失。

在汤姆·布兰德里20岁进入汽车厂的时候,就想在这个地方成就一番事业。和其他年轻人不一样的是,他不仅抱着学习的态度工作,更抱着检验自己的态度工作。他常常想,如果每一个工人在负责自己的工作的时候,都能以最严格的要求来管束自己,不仅一次做好,更要一次做到最好,那么工厂的生产流程就会顺畅许多,质量也会精益求精。所以,无论是曾经接触过的流程,还是新的项目,他都会在做之前认真向有经验的工人请教,争取一次做好,绝不返工。

就这样,他从最基层的工作干起,在几年的时间里,他先后在工厂几乎每个部门都工作过一遍。更关键的是,他做什么事情几乎都能一次做好。

汤姆在基层一待就是五年。他的父亲对儿子的举动十分不解,他质问汤姆:“你工作已经五年了,总是做些焊接、刷漆、制造零件的小事,恐怕会耽误前途吧?”

“爸爸,你不明白。”汤姆笑着说,“我并不急于当某一部门的小工头。我是以整个工厂为工作的目标,所以必须花点时间了解整个工作流程。我要学的,不仅仅是一个汽车椅垫如何做,而是整辆汽车是如何制造的。更重要的是,在这些平凡的小事上面,更能考验我的耐力、我的能力以及我的潜力。每一次我都会要求自己一次做好,并且做到最好。这样,在日复一日小事的锻炼上,我练就的是扎实的基本功啊。”

当汤姆晋升到管理岗位上时,他曾经合作过的工人们也有了新的变化:他们在汤姆甘于做小事,并且什么事都力争一次做好、绝不留下隐患、绝不拖延的工作作风的熏陶下,自己也愈加严格要求自己。再加上汤姆作为管理者的严格要求,次品率下降,质量逐渐提升,工厂欣欣向荣。

成功者做事情只在乎“一次做好”,无论是具有挑战性的大任务,还是日常工作中的小细节。事无巨细,态度一致。因为他们更深刻地懂得,只有一次做好,才能避免回头弥补过去的失误,才能轻松上阵,一往无前。

“第一次就把事情做好”这个概念也许令人疑惑:怎么可能第一次就把事情做对呢?人,怎么可能不犯错呢?不是允许合理的误差吗?不是允许一定比例的废品吗?

然而,从一些知名企业的全面质量管理和准时化生产中来看,人们会惊奇地发现,原来,第一次就把事情做好不仅是可能的,而且是一定要做到的。

想想看,整条流水线上,每一个零配件生产出来之后马上就被送去组装。因为没有库存,任何一个环节出了质量问题,都会导致全线停产,所以必须百分之百地“第一次就把事情做好”。

总之,无论做什么事,都能尽善尽美地努力,以求得至美的结果,不仅能提高工作效率和工作质量,而且能够树立起一种高尚的人格。

给工作一个切实可行的计划

艾戈尔是德国的一位自由职业画家。当年从法国来到德国时,为了绘画艺术,他整天饿着肚子,竭尽千般努力,吃尽万般苦头,梦想着有朝一日能够出人头地当名画家。然而,经过数年努力,历经痛苦的挣扎,仍然事与愿违。一张又一张呕心沥血创作的油画无人问津,还是个口袋空空的落魄艺术家。这时,他才意识到,自己的想法和做法不切实际,必须换个前进方向,找到一种适合自己的生存方式,才能实现当名画家的理想。

艾戈尔经过观察发现,德国一般的传统家庭都很注重每天全家在一起的聚餐,并以此作为亲情交流的美好时光。为了营造共进晚餐时的气氛,虽然食品简单得可能只是些面包、果酱和香肠,但场面绝对高贵典雅——都要铺上餐巾纸,并根据不同的天气、当天的幸运色以及不同的节日来挑选合适的艺术餐巾纸。若是品尝东方茶,就配上东方茶具和绘有东方图案的餐巾纸;如果喝咖啡,则垫上印有咖啡豆的餐巾纸。因此,在德国,10张一包的艺术餐巾纸的价格一般都在4~5欧元,而且销售行情很好。

这时,艾戈尔有了自己的想法,决定改变自己艺术追求的方向。他成立了自己的餐巾纸设计公司,将法国人的浪漫充分体现在自己的纸巾设计作品中,将德国人的严谨应用到他的企业管理中。

经过十几年的努力,他终于从一个食不果腹的自由职业画家,成功地转型为一位设计师,尤其在艺术餐巾纸的设计和销售方面,更是声名远扬。现在,他正在考虑如何实现多年来想当着名画家的梦想。还想建立一个属于自己的博物馆,将他设计的所有艺术餐巾纸陈列出来,供人参观、收藏。

从某种意义上来说,成功是一门计划的艺术。你需要时时刻刻看清自己的条件和特色,给自己做一个认真的计划,找到可以让自己轻松前行的那条路。只有这样,才不会徒劳无功。

有一位房产商人,居然记不清自己手头到底有多少宗交易。他先是做一座建筑物的生意,接着增加到两座,后来范围更大了,扩展到别的业务。他回忆说:“刺激得很,我在挑战自己的极限。”

有一天,银行来了通知,说他扩张过度,冒了太大的风险,并停止给他贷款。

起初他怨天尤人,埋怨银行,埋怨经济环境,埋怨职员。最后他说:“我明白我没有量力而为,没弄懂欲速不达的道理。”

经过反思,他决定重定目标,发展他最拿手的生意——地产。他熬了好几年,终于又慢慢振作了起来。如今,他又是一位成功的商人,做事也更有分寸了。

任何事情都是这样,工作也不例外。很多人在工作中总是徒劳无功,他们看似忙忙碌碌,却一点儿进展都没有。辛辛苦苦干了很多,却仍然业绩平平。于是,他们开始抱怨说自己活得很苦,付出的努力换不回成绩。其实,出现这种情况,主要是因为忽略了对工作进行事先计划,而只是一味地蛮干。

无论做什么事情,我们都要提前有个计划。否则,每天疲于奔命却又无效,不仅自己辛苦,领导看了也会怀疑你的工作能力。

如果我们能够对自己即将开展的工作做个计划,弄清楚最应该做些什么,哪些又是不用做的,应该先做什么,后做什么。如果能够事先计划好任务,就会发现在行动起来后,可以节省很多时间。

美国总统罗斯福是一个非常注重计划的人。他时常把他该做的事都记下来,然后拟定一个计划表,规定自己在某时间内做某事。通过他的办公日程表可以看出,从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起,至晚上招待客人吃饭为止,整整一天他总是有事做的。

细心计划自己的工作,这是罗斯福办事有效的秘诀。每当一项工作来临时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他总是把重要的事很早地安排在办事程序表里,所以每天都能够把许多事在预定的时间之内做完。

需要注意的是,在制定日计划的时候,我们必须考虑计划的弹性。也就是不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所能达到的80%。这是因为每天都可能会遇到一些意外情况,需要将其考虑在内。

总之,要想成为一名出色的员工,我们就要先学会计划自己的工作。这样,才是一个真正高效率工作的人才。