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第19章 邀约

邀请是以各种形式和通过各种渠道来进行的。所有的邀请,不论其形式与渠道,都有一个共同点:它们都必须出于诚意。如果你邀请别人出席某个场合,只不过碍于情面或迫于必要,一旦你下了决定,就得重新检讨你的态度,激发出你的热忱,心甘情愿地递出邀请函。帖子发出去之后,你就必须义无反顾,自始至终以彬彬君子之风处之。

同理,接获每一张邀请函,你都要认为主人是发自诚心。别浪费时间疑神疑鬼:“他邀我去,是真心希望我出席,还是碍于面子?”对于每张邀请函,你都当作别人真心欢迎你的大驾光临,而且也要基于同样的商业礼仪原则,自始至终都以优雅的态度去面对它。

邀请宾客

邀请函该用邮寄吗?

决定寄出邀请函,是要找人印刷,还是亲自书写?是直接打电话邀请,或者下回见了面再亲自开口邀约?

如何取决:如果受邀人数众多(超过12到15人),比较好的作法是付诸书面形式。即使应邀人数不多,正式或半正式的场合最好以书面邀请。

举例来说,如果你的公司举办一项早餐会,感谢员工完成一项重要任务,而且几名供应商也在应邀之列,那么就该以邮递方式寄出邀请函。不过,如果你只是邀请几位同事去一家餐厅吃午饭,打电话邀请就算合宜了。

出席的场面算正式还是非正式?对受邀的客人了解多少?是不是很难用电话联系到?当你决定邀约方式时,这些都是应该考虑的问题。

电子邮件有没有人情味?

用电子邮件邀约可能是一种诱惑,尤其当你平日已用惯了电子信箱、电话留言机、或传真机和他人联系。我则亟力建议邀约时要摒弃这些方式,电子通讯省时省钱,极富效率,但是其本质却与邀人赴会恰为其反,因为邀约本身必须带着热忱和人情味,不是冷冰冰的电子通讯所能取代的。

无论手写或印刷,邀请函的纸张须慎加挑选。比方说,稀奇古怪的色泽和花样就与正式邀请函格格不入。有碎花或花体字点缀的纸张也许看起来很可爱,但是却不适合出现在寄给重要股东的邀请函上。检视纸样,挑出符合需要的用纸。当你从接函者的角度来考虑邀请函所造成的印象时,你一定会作出最明智的选择。它是不是能够为即将来临的盛会演出最佳的前奏?

当你找人印制邀请函时,遣辞用字别过分仰赖印刷商样本里的八股文句。有多少次你接到这种千篇一律的套装文句,觉得遣辞用字和主人的个人风格大相径庭?

不论你的邀请函是以公司、专业协会或个人的名义发出,文句的语气必须符合主办人的身分。

邀请函应该在什么时间前发出?

你经常无法享有这种时间上的奢侈,能在举办盛会的八到十周之前发出邀函。不过,当你及早发函的时候,应邀者则有时间在安排上保留这个时段,或者重新调配行程,以便应约赴会。

如何取决:如果是一场嘉宾云集的大宴会,而且你还必须早早将人数报知餐饮商或饭店不可,要向相关业者问清楚你有多少时间决定最后人数。能在这方面与业者配合时间,就更能确保他们提供最佳的服务。在这种情况下,会前十周发出邀请函应该是合理的时限。其他性质的邀约大概少至一周前就很足够了。因此,提出邀约,早则不可早过会前十周,晚则不可晚至会前一周。除非你习惯应付那种即兴式的家族或密友聚会,否则应处处为人着想,遵循这些原则来提出邀约。

适宜的复函时间

多数人都得查过自己的行程后才能复函,因此期待别人立即答复是很不合理的要求。还有些人必须长途跋涉才能抵达集会地点,因此需要时间去洽询旅游资讯,或斟酌长途旅行的可行性。

如何取决:如果你在9月3日之前必须与餐饮业商会面,敲定最后细节,那么,不妨要求客人在8月28日之前必须回复。这么办,你就有时间确定总人数,并且和迟未作答的客人联系。邀请函总有可能因故并未送达,因此,发函后可再以电话确认。宾客若已收到邀请函,在电话中顺便向他提及须在特定日期前回复,应是明智之举。

回复他人邀约

尽速回复他人的邀约是体贴对方的举动。当然,你必须先查查行程历,确定你在哪个时段有空档。率然答应,而事后又反悔,是极为失体的举动。

当接受邀约之后,必须竭尽所能履行承诺。有时答应赴约之后,又有另一项邀请更令你心动,倘若出尔反尔,就轻忽了待人之道。这个世界很小,纸包不住火,日后曝光,将会严重得罪朋友。

依样画葫芦

口头邀约应以相同方式回复。如果你收到的是邀请函,除非邀请函上注明以电话复函,否则应该以邮递方式回复,回复的原则,就是“依样画葫芦”。

通常,为受邀客人着想,一张回复卡和打好地址的回邮信封会附在邀请函之中,你就利用它来回复,在卡上写下你的决定。拉拉杂杂地解释你为何必须拒绝,不但多此一举,而且不合礼数。简短的“歉难赴约”或“欣然受邀”即已足够,而且别忘了写下你的姓名!如果邀请函上注明“不能出席者才回复”,你若有意出席,只须在行程历上标明此事,届时赴约就行了。

如果你回复一项与公事或业务无关的邀约,写封短笺解释拒约,不但在礼度范畴之内,而且也显得很有人情味。最好以你的个人专用信笺书写。

如果邀约十分正式,又未附回复卡,你复函的用辞就必须符合那沿用至今的敬语与格式。

当邀请函上说“敬邀阁下大驾光临”,复函上就应该回道“欣然应邀赴会……”,或“歉难应邀赴会……”。

这类复函以行列式排列,字长的一行摆在中间,字数少的搁在头尾。