某个集团公司的总部决定于某月某日召开一次重要的董事局会议，公司的董事长、总裁及各分公司的高层管理人员都要参加。总裁并且指定某大区的经理一定要参加。董事局秘书接到总裁的指令之后，马上将开会的时间、地点、内容、要求通知了大区经理的秘书，并要他及时向上汇报大区经理的计划。但直到开会的前一天，大区经理因有事与总裁通电话，才知道明天有这样一个重要会议，而当时大区经理已安排第二天召开一个有几十个客户参加的会议。
与大区经理的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来因为其他的事务太多，就忘记了，造成两会冲突。最后，大区经理不得不临时取消了客户的会议，结果是把客户得罪了不说，第二天的董事局会议也因为准备得不充分，在各位高管面前表现得非常不好。大区经理一回到分公司，立即让秘书离职。
安排上司行程是秘书的日常工作范围，不能算特别重要的事件，然而作为一名专职的秘书，不管工作如何繁忙，也不应该忽略掉日常工作中的每一个细节，否则就有可能造成不可弥补的错误。
相反的，对那些日常工作中平凡得不能再平凡，本该习以为常的事，若是都能一一处置妥当，则结局就是不平凡的。
职场上曾流传着这样一句话：判断一个老板是否称职，可以看他不在的时候，企业是不是运转得和他在的时候一样好；而判断老板的秘书是否合格，标准则正好相反，也就是说，一个好的秘书，当他“不在”的时候，办公室的情况跟他“在”的时候完全不一样。
这句话也许有一点点夸张，但它道出了一个好秘书为什么会具备控制力的又一个关键点：通过打理各种事务，使得办公室内的绝大多数事务都与他相关，这样，他就成为了办公室的枢纽，是公司里不可或缺的人。
比尔·盖茨刚刚组建微软公司的时候，曾经招过几个年轻的秘书，但都不能令人满意。直到他找到了既不年轻又不漂亮的露宝，她当时已经年过四十，是四个孩子的母亲，并且已经有好长一段时间在家做专职主妇。可是比尔·盖茨却认为，这样的一位有丰富生活阅历的中年女性，更符合他那百业待兴的公司的需要，因为现在的公司多是年轻的男性工程师，他们在处理内务管理的问题上非常缺乏经验，而且年纪较大的女性应该更稳重且稳定，可以让他放心地把公司的行政事务交给她打理。
果然，露宝不负他所望，用她的细心、周到与母性的体贴入微，让公司上下对她非常信赖。她很快成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等工作，而且对公司员工的工作及生活也照顾得非常细致。
露宝发现比尔·盖茨以及公司的工程师们的作息与普通公司非常不一样，通常，他们是中午到公司上班，一直工作到深夜。假如第二天早上需要会客，他们就在办公室睡到天亮。而盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上睡觉。累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头上，不管何时也不管环境如何喧闹，他总能马上进入梦乡。于是露宝就适时为他准备毛毯，特别是出差的时候，无论时间多紧张，盖茨想睡觉时总能随手拉出毛毯。
对公司其他人的事，露宝也很上心。有一天，一位软件工程师突然从办公室里叫嚷着冲出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。露宝莫名其妙地问：“没看见什么程序呀！” 经过仔细询问才知道是清洁工误把这位软件工程师放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当作垃圾给扔了。这位工程师非常懊恼。
这件事后，露宝定了新的清洁制度：在微软公司的办公室，清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的东西一律不准移动。可是问题又来了，程序设计师常常把空饮料罐随手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰。没多久，办公室里就垃圾如山。露宝又得向清洁工解释：哪些东西是有用的，不可以碰；哪些东西是垃圾，应该清除。
渐渐的，微软公司的大大小小的事情都离不开露宝，她成了公司的灵魂人物之一。后来，微软公司迁往西雅图，露宝因为家庭的原因不能随之前往，比尔·盖茨还依依不舍地对她说：“微软公司为你留着空位，随时欢迎你来！”过了几年，露宝果然说服丈夫，又回到了微软公司。
不要小看了公司内务中的那些杂务，有很多杂务都具有貌似与谁都相关，但又不明确属于谁的管理范畴的特点，最要紧的是，公司中的每一个人都不免要遇上这类事情。如果当人们遇到这类问题不知从何着手时就想到可以来找你，那么就可以说，你在公司当中已经占有了不能缺少的地位。
第三节 用不知不觉的方式弥补疏漏
只有不做事才不会犯错。只要你还在工作，还在做事，就免不了会有出现毛病的时候，而且通常的定律是少做少错，多做多错。有些问题是很快就可以纠正且不会造成损失的，可以称之为疏忽，有的则可能很难修改，并可能导致严重的后果，那就是错误。
一般而言，纠正错误只不过是亡羊补牢，补得再好，丢失的羊也找不回来了。所以，弥补疏漏的最佳时机是在错误尚未真正产生之前。这需要比较快速的行动力，同时也要有一定的预见性，而最为重要的，还是弥补的方式。
一天上午，某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来，让她记录自己口述的回信：“我没有想到会收到你这么不讲理的信，尽管我们之间有那么长时间的业务往来，但事到如今，我也不得不终止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！”
董事长口述完上述回信的内容，就要求秘书将信打好寄给代理商。
对于董事长的吩咐，秘书应该采取什么样的方法来处理呢？
Ａ．“是的，我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。
Ｂ．秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当，如果将信寄出，对公司和董事长本人都非常不利，所以没有执行董事长的指示，而是将信“压下来”。
Ｃ．秘书不执行董事长的指示，并提出忠告：“董事长，请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信，是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己，再慎重处理这件事吧。”
Ｄ．秘书回到自己的办公室将信打印出来，但没有马上寄走，而是等到当天快下班的时候，见董事长怒气已消，将打印好的信递给董事长，并说：“董事长，您交代的信已经打印好，请您过目，您觉得这样可以寄出去吗？”