书城励志赢在职场:想当好老板,先当好秘书
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第3章 行动力出来的:既是杂家,又是专家(2)

第二节 必须是“录音机”

在职场上,只要你还不是最大的大老板,就会有上司对你指手划脚,交待工作任务。这时,要是你听过就忘,哪怕只是十件事里忘记了一件,也极可能耽误掉重要的工作,引起上司的不满。

优秀的秘书们大都有这样的功能:对于BOSS说过的事情过耳不忘,即使是BOSS自己忘掉了,他们也会在适当的时候,用适当的方式提醒他。

这倒未必是因为他们天生记忆力超群,很多时候,好记性来源于“有心”。

所谓“有心”,不只是在BOSS正式下指令时用笔记录下来,

比如通用公司前总裁杰克·韦尔奇的秘书博得斯基,据她自己回忆,她时不时会去翻一翻韦尔奇办公室的垃圾桶,甚至偷听电话,因为怕总裁会把什么重要的资料扔掉,而忘了给大家下指示。

不要觉得这种做起来像间谍似的,似乎有些夸张,究其实质,无非是时刻注意BOSS的动向,了解他们打算要做的事情,把准备工夫做在前面。

不过,记住BOSS的事只是记事功能的一个部分,作为一个合格的秘书,还需要像“录音机”一样,记住更多更庞杂的大小事务。优秀的秘书们是如何处理海量的讯息呢?一个切实可行的方法就是分类管理——将工作中会涉及到的讯息分类列记:

1、公司事务:包括公司与业界的关系与往来、公司经营状况、公司的人力资源、物品资源、财务资源、资讯资源等等。

2、BOSS的事务:包括当下需要辅助BOSS完成的工作、近段时间BOSS可能遗漏的事项、此后一段时间的经营层面的问题等等。

3、公司中间管理层的事务:包括各部门间的协调问题、部门或同级管理者之间的竞争问题、表现突出或落后的部门或中层管理人员、与中层管理人员之间的沟通等等。 4、对下属或下级部门的管理:包括奖励计划和实施步骤、任务分配、下属或下级部门的意见反馈、下属或下级部门之间的纠纷及处理、下属或下级部门的工作计划及报告的处理、与下属的沟通等等。

5、自身的事务:包括自己的业绩提升问题、自我启发、接受上级指令并准确传达给下级、了解自己负责的各项工作的进度、工作结果的向上汇报与向下传达等等。

将需要记住的事务归类,有助于增强对这些事务的记忆,并且有助于在具体处理的时候做得更有条理。

除了按类归纳,以加强对事务的记忆管理之外,在记忆力的训练方面也需要掌握一些技巧。如今的记忆学研究专家们对此已有较多的研究,有兴趣者可以寻找专业书籍来学习,这里只提出几种常见的,较为简易的记忆方法:

1、连络记忆法,著名成功学大师卡耐基曾根据记忆专家们的“脸孔记忆”、“目录记忆”等方法,总结出了记忆人名的几个要点——印像、反复及连络,即,将人的面目与姓名联系起来,多次印证,再将归纳出自己所熟悉的职业、物品、品牌等项目,将姓名与之对应起来,每当有新的姓名加入,就将其归纳到已经建立在头脑中的某个项目之下,如福特——汽车品牌。再加上与姓名意义的解读相联系,大多数的姓名都能很快地进入大脑。

2、轨迹记忆法,我们知道,心理学研究已经证实,对多数人而言,视觉记忆是优胜于语言或身体记忆的。因此诗人塞门奈迪发明了利用视觉提示记忆的方法。他认为,一名演说者可以使用视觉记忆演说中的重点,将提示物放置在一栋大建筑物内的不同房间里;回想重点时,只要在建筑物内顺着来时脚步回溯即可。

3、关键节点记忆法,心理学研究还证实,人对事务的遗忘速度是先快后慢,并且大多数都有规律可循,通常是背诵之后24小时左右是一个遗忘高峰,之后一个星期是又一个高峰,再之后是一个月。如果记住的事务一个月都未遗忘,那么就会比较深刻地留在大脑中。因此,可以抓住几个遗忘的关键节点,在记诵之后的第二天、一个星期、一个月这几个时间段进行再次强化记忆,以后就不容易忘记了。

4、视听结合记忆法。可以同时利用语言功能和视、听觉器官的功能,来强化记忆,提高记忆效率,这比单一默读效果好得多。

总之,无论是对上还是对下的工作交往,记住并能在需要的时候随时“提取”出来的能力极为重要。

就上司来说,没有几个人在听取工作汇报时有耐心等待下属慢慢回忆要说的事,或是能容忍下属在回答问询时常常做出“记不清了”、“好像、貌似、仿佛是这样的……”之类的回答,然后给出足够的时间让下属回去翻查工作记录。事实上,绝大多数上司都希望下属在听到自己提问时立刻就作出周详的回应,最好还要提出解决问题的建议。至于上司下达的指令,要是被你忘记掉,那无疑是明显的工作差错,成为你职场纪录中的一个污点。

另外,在与下属打交道时,且不说一个丢三落四、今天说东明天说西的上司会给下属留下什么样的笑柄,就算是对公司事务表述得不够准确,也会有损于自身的权威性。但若是上司记忆力极强,对于所讨论的事务的来龙去脉全都了如指掌,试想,这样精明的上司有哪个下属会随意对待他的指示呢?

第三节 必须是谈判专家

如同大家惯有印象的那样,秘书们通常是各类会议的参与者和记录者,但实际上,仅仅做到参与和记录,是不可能完成一个好秘书的职能的。在会上,秘书们会有发表见解的需要。再者,由于BOSS们在对外交涉时通常会携带秘书参加,秘书们对于谈判沟通必须知之甚详。另外,由于BOSS们的主张常常透过秘书来传达给下级,因此与内部人员的交涉也是秘书们的日常工作之一。在这样的情况之下,一个好秘书必须要有面对不同类型的人进行良好沟通的能力。

勿庸置疑的是,不管在商场上、在政界还是在普通人的社会交往中,语言表达能力都是一种非常引人注目的能力,并且,在大多数人的印象中,口才好、反应敏捷,是与智商高、有能力直接挂钩的。

******的另一位秘书,上个世纪六十年代的风云人物******,就是因一次座谈会上的辩论引起了******的注意。那次座谈会上,参与者在探讨孙中山的思想时发生了争论,而陈的发言充分而恰当地阐述了孙中山的思想,******刚发言完毕,******就站起来赞赏说:“******的发言很好。”散会后,******让******不要离开,晚上,******请美国客人吃饭时,让******也参加。席间,******与******就古代哲学问题进行了一番谈论,******对******非常满意。这一天,成了******一生的转折点。

有不少人认为,重要的谈判、发言只是老板,或一些部门负责人的事,当自己还是一名小兵时,是不需要注意这些的。

但与不少人的认知相反,事实上,反而是职位不太高的人,面临的谈判环境比老板、总经理们更为复杂。因为老板所面对的情况更为明确,他们自己的地位也较为强势,能够采取比较简单明确的方式解决问题。反倒是普通职位的人,特别是一些基层管理人员,常常要在对内、对外、对上、对下、对平级同事等等各不相同的情况中打转,与这些人的沟通,其实也是在谈判,而且由于本身职位所赋予的权限有限,造成气势上不够强势,在谈判中要取得胜利更需要技巧。

实际上,所谓“谈判专家”,并不是能说会道、巧舌如簧,而是一种需要经过训练得来的技巧。谈判技巧至少包括以下几个要点:

1、做好准备:谈判成功的头一条,不是口才便给,而是周密的准备工夫。对于要说服的人,一定要充分了解对方的性格、经历、兴趣,以及对方在与人打交道时惯有的态度,这样,在谈判时才不会被对方压制住。

2、细致观察:要训练自己静静注视对方的能力,能够平静面对对方的眼睛,从对方的眼神中了解他当时的反应,并且随时注意对方的情绪变化,考虑如何应对。

3、充分表达:语言表达是谈判中必不可少的一环,在表达自己的观点时,一定要注意,一是叙述要点必须简洁,不要拉拉杂杂地讲一大堆,让听者先就产生了不耐烦的情绪;二是把关键内容放在最合适的地方,根据不同的情况,提出关键内容的时机可能是刚开始谈判时,也可能是接近尾声时,但无论如何,一定要事先把关键内容提炼出来,牢记在心,寻找时机表露出来;三是使用的语言要与对方的水准相适应,也就是说,了解对方的语汇习惯,然后立足于对方的语汇环境来组织要表达的内容,否则很容易造成“鸡同鸭讲”,甚至让对方误会你要说的意思;四是适可而止,当对方已经明白你要说什么之后,就可以打住了,否则话说得太多,不但让人觉得饶舌、啰嗦,还可能会过犹不及。

4、适时提问:在谈判当中,若是因对方沉默,或采取回避态度,或其他什么原因,无法从对方的言辞中得到答案,要寻找时机提出适当的问题,从而引发对方的反应,然后再决定自己需要采取的相应策略。

5、掌握主动:谈判中,必须把主动权控制在自己手中,充分把握谈判的进程,不论是对上级人员做汇报,还是对下级下指示或做解释,抑或是对竞争对手或合作伙伴谈条件,制造与控制流程都同样重要。这需要你在谈判之前对于谈判的焦点问题有充分的思考,在谈判时一边谈话,一边要按核心的内容推动谈判方向,并及时调整谈话的方式;同时,要掌握对方的弱点,谈判时注意把握对方不愿接触的话题;再者,无论遇到何种情况,都要尽量保持冷静,感情用事者很容易被对方控制住步调。

如果你的谈判能力,或者说是沟通能力够强,成为公认的“谈判专家”,可以肯定的是,对于企业里的这么一个人才,老板们是无论如何不会放过的。

第四节 要懂得会展管理

秘书们不但要参与会议,还必须要对会议作出安排。在现代企业中,需要安排的会议不只是日常工作会议,还包括大型活动和内部大小会议,以及专业的会展、非正式的公司娱乐活动等等。

杰克·韦尔奇的秘书博得斯基一天可以完成十个会议,这里的完成不止是参与,还有从通知人员,到会议流程的控制,到会议决议的传达,实际上是全程操控。

有一个近似于笑话的“秘书段位判别法”,教人们如何透过会务安排的方式,来判别一个秘书的能力段位:

假设BOSS让秘书安排次日上午九点召开一个管理人员的会议。从低段位到高段位的秘书会有什么不同呢?

初段秘书:发通知,用电子邮件或手机短信发个会议通知,然后准备相关会议用品。并参加会议。

二段秘书:抓落实,发通知后,再打一遍电话给参会的人,确保每个人都接到了通知。

三段秘书:做检查,发了通知,落实到人后,第二天会前30分钟提醒参会者,确定有无特殊情况,对临时有急事不能参加会议的人,立即报告BOSS,保证BOSS在会前知悉缺席情况,也给BOSS确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书:勤准备,发了通知,落实到人,会前通知后,到会场测试可能用到的投影仪、电脑等工具是否工作正常。并在会议室上贴纸条或以其他方式注明:此会议室几点到几点有会议。

五段秘书:细准备,发了通知,落实到人,会前通知,测试了设备,还要了解这个会议的性质是什么?议题是什么?然后给参会者发去与这个议题相关的资料,供他们参考。

六段秘书:做记录,发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做个录音备份)。

七段秘书:发记录,会后整理好会议记录给BOSS,并请示是否发给参加会议的人员或者其他相关人员。

八段秘书:做传达,将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录。并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报给BOSS。

九段秘书:做流程,把上述过程做成标准的会议流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成一套完成的会议服务体系!

秘书的段位不同,也就是能力不同、视角高度不同,对事务的安排就会有周详与否的区别,对于议程的作用也显然差别巨大。

一个普通的日常工作会议尚且如此,那么更复杂的会议或展会、活动等又该如何?

可以想见,对会展事务的管控,绝对不是件简单的事。这不仅要求会务服务的功能,还会涉及到对公司业务的熟悉、对BOSS工作要求的理解、对各级人员工作习惯和工作内容的了解、对各类办公设备的运用等等。

若是需要运作一个正式的展会,还要求懂得做市场调研与分析、对展场的调查了解与设计、客户关系的维护、会前宣传与公关活动、展会布置与现场调度、展会效果评估、客户追踪调查等等。可谓事无巨细,都要关注到位。

在现代,企业、机构都会有对内对外组织各种类型的会议、展览、活动的需要。在实践当中,虽然这类事务会交由专门的人去负责,甚至会请专门的会务公司来打理,但一般来说,对于公司比较重大的会务活动,公司的各级人员都会有机会参与,不管是参与服务,还是参与会议,都不会让了解公司情况的内部人员全都袖手旁观。而在这个时候,如果你不只是一位参与者,而是可以提供自己的见解与帮助,甚至可以作为较为关键的会务人员参加组织、协调,那么这些活动将是你表现自己组织力、行动力的一个好机会。假若你已经有做老板的意愿,那么更应该好好学习和思考一下,如何利用会务活动建立公司的形象,达到提升公司业绩的目的。