第一（节）酒店信息系统
一、概念
管理信息系统（Management：：Information：：，ystem，简称MIS）是信息科学的一个分支，是由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。饭店管理信息系统（Hotel：：Management：：Information：：System，简称HMIS）是MIS中的一个重要分支，其主要功能是实现计算机管理系统在酒店中的具体应用。20世纪70年代初，北美等地酒店业发达国家开始使用酒店计算机管理系统，至20世纪80年代，国外的饭店计算机管理系统，如ECCO（UX）、HIS、CLS、Lodgistix等，整个模式已达到基本定型，技术较成熟，功能也较齐全。
二、特点
每个系统都有自己的特点，酒店信息管理系统也并不例外，和其他MIS系统一样，HMIS首先是为酒店经营服务的，是酒店经营的辅助管理工具，是酒店经营管理信息化的主要手段。作为一个系统，特别是为酒店经营服务的信息系统，HMIS具有四大特点。
1.HMIS是一个现代酒店管理的辅助系统
人是酒店管理的主导，计算机仅是数据处理的工具。管理人员依据计算机数据处理的结果信息，作出管理决策，从而做到有效经营管理。HMIS是一个以人为主体的人机综合控制系统，经过HMIS的快速数据处理，酒店管理人员可以迅速得到所需信息。通过HMIS的辅助管理，更加科学化酒店管理，日常事务处理更加有序、更加规范、更加准确。
2.HMIS是一个开放式的系统
HMIS是一个具有输入、输出的开放式系统，输入是各种票据、登记记录、账单、报表等；输出是各种统计报表、汇总表等，通过输出控制整个酒店的物流和资金流。HMIS不可能与外界环境隔绝是一个开放式的系统。HMIS不仅可以适应环境，而且能够在一定范围内、在一定程度上改造环境，例如，通过HMIS制定的促销计划，可以改善酒店的营销活动。
3.HMIS是一个反馈系统
作为一个综合控制系统，HMIS处理的是酒店具体业务数据。由于酒店经营处于不断变化的环境中，如果不能根据运行中的实际情况加以调整和扩充，往往会因脱离实际而失去作用。因此，为了延长HMIS的生存周期，必须根据HMIS输出的结果信息以及外界的信息随时调整内部处理方式或扩充相应处理功能。这种反馈系统使得HMIS输出的结果信息更加精确、更加实用。
4.HMIS是一个具有层次性的系统
现代酒店的管理具有很明显的等级制，即各级管理职责分明，分工明确；下级服从上级。HMIS为了适应这种管理也将软件设计成相应的层次，一般分为三个层次，最低层为作业层，主要是录入和管理一些基础数据，使用HMIS的主要目的是为了提高工作效率和服务质量；管理层作为中间层，主要功能是管理综合数据，目的是提高管理精确度，使管理上少一些“大概”、“差不多”，使得整个酒店的计划、组织、控制及激励更加有效、更加精确；决策层为最高层，使用对象是酒店高层决策者，他们根据HMIS输出的结果信息作出经营管理决策，以提高经营管理的效益，这是计算机在饭店中应用的真正价值体现，但目前达到这一层次的HMIS还是少数。可以预见，HMIS在决策层的应用将越来越得到重视，如饭店的营销策略制定、成本控制决策、财务计划决策、目标利润制定等都是计算机应用的主要领域，到那时HMIS的应用将达到高级阶段，即酒店决策支持系统（HDSS）阶段。
第二（节）办公自动化
一、概念
随着21世纪信息时代的到来，人们的生活方式、工作习惯将彻底被打破。各企事业单位、政府机构的改革不断深化，管理职能不断增强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要依靠人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。因此传统办公模式的改革，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，实现办公自动化已势在必行。
所谓办公自动化（Office：：Automation，简称OA）就是利用先进的计算机网络技术和信息技术，处理和控制日常的办公事务，使办公室事务和文件管理电子化，提高处理事务的效率。
信息是被加工的对象，计算机是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享受者。办公自动化从繁重的工作中解脱了人们，利用网络系统及时准确地掌握第一手信息，并在第一时间内处理事务与做出决策。同时各部门能利用网络实现资源共享，相互交流和协作，综合体现了人、计算机、信息资源三者的关系。
办公自动化就是说完全采用计算机技术处理办公业务，并实现信息共享、交流和协同工作，即全方位的无纸办公，从技术实现上来看这是完全可能的。它是以电子邮件技术和网络技术为群体协作的基础环境，包括工作流管理、信息传递和集成数据库存取、集成用户开发环境、高度安全性，通过信息传递，使计算机具有协同计算能力，使企业计算机网络系统得以有效地发挥作用。
二、主要功能
酒店OA系统是新经济时代的产物，一家酒店企业每天需要处理大量的公文、信函、文件、报告和表单，各种统计的报表需要上报，需传递内部文件资料，办公自动化系统就是为解决这些工作而设计的。利用办公自动化系统，可以实现办公事务的自动化管理，电话、传真等自动记录与跟踪管理，还可以通过因特网与客户及供应商进行网上交易与沟通，实现电子化的商务活动。
酒店OA系统的主要功能是提高酒店办公自动化水平和处理事务的效率，（节）省纸张能源，是21世纪现代酒店管理的基本要求。从现阶段来看，酒店OA系统应具有的功能。
（一）电子邮件子系统
电子邮件是OA系统的一个重要功能。所谓电子邮件，就是将日常工作中的邮件收发、管理等工作采用计算机软件来处理，包括邮件的起草、发送、接收、转发、回信等。各部门的工作联系都以电子邮件方式进行，必然使管理工作的效率大大提高。
（二）文件数据管理子系统
OA系统应具有很强的文件数据库管理功能。文件数据库和关系型数据库不同，其中存储的可以是文件、声音、图像、图形、视频等多媒体信息。对这些数据库可以进行查询、增加、删除等操作。数据库可以存放在本地计算机上，由个人使用，也可以放在服务器上，由大家共享。系统负责数据库安全控制，每个访问数据库的客户根据其访问权限，可以对数据库进行浏览、编辑、增加、修改等操作。
（三）公文收发子系统
该模块主要实现收文管理和发文管理的自动化，由电子行文替代手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易查阅等问题。公文流程可由系统灵活设定，自动进行跟踪、催办、查办，并可归类存盘、全文检索，最终实现“文档一体化”。
系统除实现日常收文、发文的登记入库工作外，还支持电子文本格式公文和扫描图像格式公文，为领导及各部门提供方便的录入、检索、查询、统计、打印等功能，并具有可靠完备的权限管理和安全加密机制，酒店领导可进入系统浏览整个系统的各种公文档案资料，各部门则只能检索本部门各类文件，参阅有关文件需要批准。该系统设计了各级机构发文、工作演示文稿等模板以及严格的公文运转程序，实现酒店公文的发送、分发、状态跟踪、信息反馈、适时提醒、日志生成的统一管理。
（四）档案管理子系统
该模块可实现对饭店或部门各种档案和资料的分类管理、归档保存，完成档案的组卷、拆卷、移卷、封卷、注销、借阅、全文检索、统计等管理功能，向各级用户提供方便的检索和借阅功能，从而大大减轻办公室档案的处理工作量，并可以更加方便地进行档案的查询和借阅。在档案管理的基础上，将进一步实现文档一体化。所谓文档一体化，就是将公文管理、签报管理以及会议管理等模块中产生的公文、签报、通知等文档，通过自动或半自动的方式，直接归档，（节）省手工操作，使建立档案的工作效率大大提高。
（五）工作管理子系统