书城管理最新工会制度与娱乐全书——最新基层工会工作全书
24363400000029

第29章 基层工会的文书工作(1)

基层工会文书管理制度

基层工会文书管理制度第一章总则

第一条为确保文书事务正常顺利进行,促进与提高工会组织管理工作的效率,特制定本制度。

第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。

第三条全部文书归工会所有并收藏,任何个人不得私自占有。

第四条必须严格保守文书的机密。

第五条文书按下列要点处置或办理:

凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任;

即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。

第六条文书的管理原则规定如下:

文书的收发、领取与寄送。原则上由工会办公室文书主管部门负责;

分工会或分支机构的文书管理,另有文书管理细则作出规定。

基层工会文书管理制度第二章文书的收发

第七条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置:

一般文书予以启封,分送各部门;

私人文书不必开启,直接送收信人;

分送各部门的文书若有差错,必须立即退回文书主管部。

基层工会文书管理制度第三章文书的处理

第八条文书按机密程度可分为以下五类:

绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书;

秘密。指次重要并且所涉及内容不能向工会内外无关人员透露的文书。

机密。指不宜向工会以外人员透露内容的文书;

普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论;

传阅。指在本工会内部传阅或传达的文书。

第九条普通文书的处理原则如下:

由部门负责人以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理;

如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理;

各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第十条机密文书的处理原则如下:

机密文书原则上由责任者或当事者自行处理;

指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄;

到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名的人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。

第十一条文书的阅览原则如下:

某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见。并转给或交还文书的主管;

有必要在各部门传阅的文书,必须附上“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。

第十二条与各部门有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商,如果不能协商一致,上报或请示上级领导,由上级决定。

基层工会文书管理制度第四章请示审批

第十三条请示审批是工会工作的一项重要程序,凡工会工作重要事项,都必须经请示,获得主席、副主席和常务委员会审查、决定和公文批复之后,方可实行。

第十四条须请示审批事项如下:

职务及重要人事安排;

各种制度性规定的变更;

重要契约的缔结、解除与变更;

诉讼行为;

与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等;

土地、建筑物以及其他所有权利的购买与转让;

大额活动费用的开支;

分支机构的增减与升降;

预算与决算事宜;

借款与贷款,以及借贷银行的开设与变更;

重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让或廉价出售;

定期或不定期刊物发刊、修改与废除,以及费用开支的修订;

有关工会工作的重要计划与企划;

其他上述未涉及的重要事项。

第十五条请示审批者为部门负责人,以及以此为标准确定的主管。

第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌,以便能顺利实施。

第十七条请示审批的事项,必须以提案文书的方式,送交文书主管部门。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

第十八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份,分送有关部门。

第十九条请示提案文书必须编号,注明起草者或请示者,所属分支机构及部门,并签名盖章。

第二十条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定,则以请示提案书(副本)替代批复返回,由请示部门予以执行。

第二十一条请示提案原本由文书主管部门保管。

基层工会文书管理制度第五章文书的制作

第二十二条文书制度要领如下:

文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范;

起草文书的理由包括起因,以及中间交涉过程加以证明必须作出交代,必要时附上相关资料与文件;

必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名;

对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改后必须署名。

第二十三条文书的起草必须征得主管同意,并且在主管有了明确的决定之后进行。文书的草案必须予以保存。

第二十四条重要文书,必须经过公证,并且在正式文书形成前,掌握并附上具有价值的证据或证明文件。

第二十五条文书的署名按下列规定进行:

工会内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书,或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由主席、副主席、常务委员署名,或者署有关部门的主管姓名与职务;

对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署主席职务与姓名。如果是主席委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分工会或分支机构主管的职务与姓名。

第二十六条文书的盖章按下列要点进行:

在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章;

如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章;

以部门或工会名义起草的文书,在旁侧加盖有关责任者印章。

第二十七条工会主席与工会印章按下列原则使用:

在有必要加盖主席、工会印章时,必须经所属部门主管认可、并且加盖印章之后,向文书主管部门提出;

文书主管部门经审核,签名盖章,予以批准;

在需要主席签字的情况下,手续同前;

经文书主管部门批准后,去印章保管员处加盖工会印章。

基层工会文书管理制度第六章文书的发送

第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。

文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名,并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样;

工会内部文书原则上不作封缄。

第二十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。

基层工会文书管理制度第七章文书的整理与保存

第三十条文书按内容进行整理后,分为两类保管,一类是尚未完结的文书,另一类是可以归档的文书。

第三十一条全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十二条制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书,由文书主管部门填写“重要文书目录”后,予以保存。

第三十三条分工会或分支机构的文书分为两类,一类是特别重要的文书,直接归主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第三十四条文书的保存年限如下:

永久保存文书,包括章程、工会代表大会及工会主席办公会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册文书;重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证书;有关工会历史的文书;决算书和其他重要的文书;

保存10年文书,包括请求审批提案文书,人事任命文书,奖金工资与津贴有关文书,财务会计账簿、传票与会计分析报表,以及永久保存以外的重要文书;

保存5年文书,指不需要保存10年的次重要文书;

保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件,则由所在部门主管负责确定保存年限。

第三十五条全部重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十六条保存期满以及没必要继续保存的,经主管决定,填写废除理由和日期之后,可以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。

第三十七条如果职务或部门划分发生变更,或者作出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更与调整后的结果。

第三十八条必须做好重要文件的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第三十九条在制度难以执行时,须与文书主管部门联系,由文书主管作出裁定。

第四十条本制度自颁布之日起实施。

基层工会文书工作制度

借阅文件要履行借阅手续,用后要及时交回,不准弄脏或损坏。

凡是上级下发的各种文件和信函,都要经文书统一保管,其他人不准私自拆封。

凡参加上级会议带回的文件和报告,都一律交文书统一保管,不得私自转借他人传阅。

给领导亲收的信件,必须交由领导亲自拆封,不准其他人随便拆封。

外出人员不准随便携带文件,确实需要必须经领导批准。

严格执行文件的阅读范围,不得随意扩散,如复印重要的文件,必须由主管批准。

积极做好文件归档工作,凡是本单位工作活动中办理完毕的、具有保存价值的文件材料都应归档。分类时要遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系分类立卷。案卷装订要美观、整齐、耐用,案卷封面要填写准确、清楚,便于查找。

上报下发的文件,由有关科室按照行文规则要求起草,科室长对文件内容审核后,交办公室。由办公室秘书负责对文件格式和文字进行把关,办公室主任审核,然后呈送有关领导按文件审批权限办理。收文要分类登记后呈送主管阅示,然后送有关科室间办。对各类文件必须及时处理,随到随办,做到当日文件当日处理,无领导签署意见的文件一律不予发出。

各科室需打印的各种表格材料需经本科室长签字,办公室主任批准方可打印,和本单位无关的文件、材料不准打印。

使用公章必须填写用即登记,严格履行审批手续。

基层工会文书的起草与制发要领

1办公室的通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文须根据本要领起草,并经办公室主任审核、或经相关业务科室领导合议后制成。

2文件形成者在制定文件时需经主管上级的审核。

3审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查,对不当之处加以修正,使之明白无误。

4文件形成者在制定文件时应注意以下几点:

(1)文件应是一文一事;

(2)除有特殊规定外,应注明以下事项:文号、发文日期、发文机关(发文者)、收文机关(收文者),文件标题、文件拟稿人及有关责任者;

(3)文件标题应简洁明了,准确鲜明地揭示文件内容;

(4)文字应尽可能口语化,通俗易懂;

(5)行文要层次清楚,准确使用标点符号,必要处划分段落;

(6)对于两页以上的文件要标明页码;

(7)对于文件中引用的其他相关文件,要注明其文件号和文件形成日期。

5文件号可按如下方法编制:

(1)机关内部文件可注明本科室代字或代号,连续性文件应注有连续号;

(2)对外行文时应注明本机关代字或代号。

6在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下余白处。

7内容简单、非机密文件不一定密封发出,可直接传阅或发送。