书城成功励志礼仪实用百科(中国民间文化丛书)
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第43章 文书礼仪风俗(1)

信函礼仪

信函也就是平时所说的公函,是为开展各项业务而用的,因此又称之为业务信函。它在现代社会的运用极为广泛,尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展,各类业务用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。

业务信函因业务的不同而有许多种,一般来说,各种信函都有自己的独特之处。但是,这些信函也有许多共同之处,其中最大的特色是“公”,无论是抬头、结尾,还是正文的用词,都显示着与私人信函的不同。

业务信函的内容完全取决于业务的性质,比起私人信函来,它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前,最好能认真仔细地考虑一下,想清楚要说什么和怎么说,然后礼貌而又开门见山地写出来,当谈完自己要谈的事情时,即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。为把握起见,这种信函最好还是先拟一草稿,反复修改再誊清或打印。在这样的信函中,出现错字病句,都是对自身形象的损害。

业务信函的抬头应郑重,私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人,你可以称“×××先生”或“×××女士”,对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”,而我国习惯加“尊敬的”一类。如果想建立持续的业务联系,甚而发展到私人关系,可以改变称呼而试探对方的意向,比如,我国中式的,可以直接改称“××兄”,或省去姓写“×××先生”。如果对方的回信也如此称呼你,说明他认可了这种关系,如若不然最好还是沿用原来称呼。

业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的,此时的称呼可以有以下情形:只称其为“先生”或“女士”(或小姐),且在前边加上“尊敬的”一类字眼;以职务相称,如“经理先生”、“编辑女士”、“服务员小姐”一类。结尾的落款要求和抬头相对应,抬头是哪种关系程度的称呼,落款也应是相应的程度,比如称呼是连姓带名的“×××先生”,落款就是连姓带名的“×××”;称呼是不带姓的“××先生”,落款就不带姓。大企业、大单位的业务用函往往是打印的,但落款处还要有亲笔的签名。

一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说,对此二项也有比较严格的要求。一般来说,信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话,样式上应稳重而具有吸引力,质地上尽可能优良,印刷上尽可能优美,借以表明单位的实力和形象。

下面介绍对几种信函的要求:

邀请信礼仪

这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容都比较简单,但措词要讲究,既要诚恳,又不能让对方觉得像是要挟。收到邀请的人无论应约与否,都要及时回复。

推荐信礼仪

这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人,也可以是有某种关系的组织单位。收信人一般是某个组织或单位,也有私人,比如推荐任某人的业务助理或合伙人等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况,需实事求是,态度上也要适当,要留有余地,不可强人所难。

聘任信礼仪

实际上,在许多情况下,请柬和聘书就可代替聘任信,不过,对于单一的或特殊的对象来说,信函的样式显得更为郑重、恳切。请人任职,可以发聘书,但为对受聘者表示器重和敬仰,则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多,其他机构使用不多,但随着我国尊重人才风气的完善和行政首长负责制的形成,聘任信会逐步普遍起来。聘任信写来要充分体现诚意,其内容最要紧的是写明拟聘担负的职务、责任以及酬劳等。

商洽信礼仪

这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是在个人间还是在组织间,首次就问题商洽,要就这一事项的缘起、目的等阐明,提出具体的意见和建议,乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函,有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切,采取征询的口吻,不能显出强加于人的样子。

庆贺信礼仪

庆贺信是一种运用比较广泛的信函,私人信函中也较多见。作为业务信函的庆贺信,大多是组织、单位或代表组织、单位的个人发出的。某个团体、企业的成立,某次重要会议的召开,某项工程的竣工以及其他所有值得庆贺的事件的发生,都可用此种信函表示庆贺。商业性的庆贺信写来可以随便一些,信中允许存在一般的夸张、溢美之词,但政治性、社会性的庆贺信,却要实事求是,评介要恰如其分,言词也要郑重。

致敬信礼仪

这种信函的对象通常情况下是个人,有时候也有团体,但这种时候不是很多。写信人可以是个人,也可以是组织。信的内容主要是称颂收信人的业绩、贡献,表达对他的敬意。如果对方曾关怀、帮助自己,信中也要提及。这种信函一般宜写得欢快、热情。

慰问信礼仪

当亲友、同事或其他与自己有关系的人或团体遭遇到不幸时,无法前去探望而发出的信,就是慰问信。这种信绝不限于亲友间,单位(或其代表)亦经常发出此种信函。一封真切动人的慰问信,会给对方带来莫大的欣慰,增强对方克服困难、战胜灾难的勇气和力量。慰问信的内容是表达关切之情,劝慰对方不为遭遇所难,鼓励对方鼓起勇气克服困难。这种信切忌以不必要的言词勾起对方的痛苦回忆,更不能责备对方的过失。慰问信要写得真挚诚恳,同时还要及时写好、及时发出,否则就没有意义了。

吊唁信礼仪

这是祭奠死者(吊)、慰问家属(唁)的一种信函,信的内容亦即悼念死者,劝慰家属。这种信要针对具体对象而遣词命意,文字要庄重、朴实,感情要真挚。吊唁信是不能亲临悼念、慰问才用的,所以应及时发出。吊唁信一般是发给丧家(私人间)或治丧组织(组织间)的。如果需要更快地达致对方,也可以用电报,这也就是唁电。

感谢信礼仪

感谢信是为感谢对方的关心、支持和帮助而写的书信。它的对象及事迹,一般都和写感谢信的人有直接的关系,所以,应满怀感激之情,把对方对己的帮助、支持概括地写出来。感谢信不仅有感谢的意思,而且有表扬的内涵。

(1)感谢信的格式。

①第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样,字体要大些。

②顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。

③从第三行空两格起,写感谢的内容和感激心情。

④结尾写上表示敬意、感激的话,如“致以最真挚的谢意”或“此致”、“敬礼”等。

⑤最后署单位名称或个人姓名,并注明写信的年、月、日。

(2)注意事项。要把被感谢的人物、事件,准确地叙述清楚,使对方能够回忆起来或让他人了解清楚。应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义,并表示谢意和学习的决心。

请柬礼仪

请柬,也可以称之为请帖,是为邀请而发出的社交文书。在我国,请柬的使用有着悠久的历史。由于请柬是专用于请客的,所以无论形式内容、措辞都比较讲究。请柬式样很多,如简帖、双书(对折帖)、品字封(拆开状如“品”字形)、百折割(一正一反折叠的长条)等。

现在的请柬,形式比较单一,可以分为折叠式和正反式两种。正反式是比较简朴的一种请柬,形同一张卡片,正面写请柬二字,背面则是请柬的具体内容。这种简朴的请柬现在较少使用。折叠式请柬一般为一方纸的对折,对折后形成四面,封面印一些适当的图案,并印请柬二字,底面连封面印图或素白,内面则写请柬的具体内容。

从书写或印刷格式看,请柬又可分作横式和竖式。竖式是传统的,与传统的竖行书写方法相应;横式则与横行书写的方式相应。现在,横、竖两种形式通用,但适当做一些选择也还是十分必要的。这种选择可以从四个方面考虑。首先从邀请对象考虑。邀请港台朋友,则以竖式为妥,而一般大众化的,尤其是以集体名义发出的,则以横式为佳;其次也要看邀请参加的内容,传统、民族特色浓的活动宜用竖式,现代、西方特色浓的活动宜用横式;再次还要因文字而定,如果是纯外文(除日文等)或中外文并用的,则以横式为宜;此外,专门设计也必然决定请柬的横、竖式。

对于一般的邀约来说,从文化用品商店挑选来的请柬一般就可以了,但这只是针对一般情况而言,如果是大机构的大活动,或是极富特色的专门活动,这显然是不够的。这时最好是自己设计、自己印制。如举办大型活动,要邀请好多人参加,这时填写地址、时间等是比较繁琐的,印刷则可以解决这些问题。如果是画展、音乐会等独具特色的活动,就可以专门设计请柬的封面,这样就会取得独特的效果。

贺卡礼仪

现代的贺卡形式上与旧时的柬帖很相近,但现已经发展成为一个独立的门类。这种贺卡一方面有贺信、祝贺联幢等的作用,又使用方便、外观精美,深受人们的欢迎,成为现代社交礼仪中不可或缺的媒介。近些年来,贺卡的使用风行南北,尤其是新年、圣诞节前,售卖、选卖及寄发贺卡,成为文化生活中的突出事项。

贺卡的形式

时下的贺卡和请柬一样,多是双面折叠式的,但无论种类还是印制上,都较请柬为甚。贺卡一般较请柬为大,通行的多为32开的,大小的差别也基本以此为轴增减。此外也有较小的贺卡,但更多的则是更大幅面的贺卡,诸如16开贺卡、8开贺卡、4开贺卡。贺卡越做越大,其实是受了“礼(品)大情深”观念的影响,贺卡大了,不仅更精美、华贵、气派,也显得送礼人情真意切。