书城管理人力资源管理实战全案(上)
24024300000015

第15章 职位说明书与职位规范的编写(2)

(6)语言文字能力。包括口头和书面两方面,比如在起草文件、编写工作计划、做业务记录以及宣传方面,应具有一定的口头和文字表达能力。

(7)解决问题能力。在具体执行工作任务、处理相关业务的过程中,需具备的解决问题的能力。

4.经历要求

主要涉及工作年限及过去的相关工作经验两方面。工作不同对经历的要求也大不相同,有些技术性强的工作对工作年限、相关经验的要求比较高。

5.职业道德要求

任职者除了具备上述的能力要求外,还必须具有良好的职业道德,这是做好工作的重要前提和保证。通过对职业道德水平的分析,最起码应具备诚信、敬业、相互尊重等优秀品质。例如:医生要有医德,救死扶伤;教师要讲师德,教书育人;商人要讲信誉,诚信第一。

总的来说,职位规范涉及以上五个方面的内容。实际工作中当然不能照搬照抄,应该结合实际情况进行选择描述。

九种基本的体质能力

动态力量在一段时间内重复或持续运用肌肉力量的能力。

躯干力量运用躯干部肌肉以达到一定肌肉强度的能力。

静态力量产生阻止外部物体力量的能力。

爆发力在一项或一系列爆发活动中产生最大能量的能力。

广度灵活性尽可能远地移动躯干和背部肌肉的能力。

动态灵活性进行快速、重复的关节活动的能力。

躯体协调性躯体不同部位同时活动时相互协调的能力。

平衡性受到外力威胁时,依然保持躯体平衡的能力。

耐力保持最高持续性的能力。

操作要点

职位规范的内容主要有:

体能素质要求

知识要求

能力要求

经历要求

职业道德要求

以下是某公司关于销售经理职位规范的具体要求:

学历要求:大学本科以上。

经验要求:从事销售工作4年以上。

生理要求:无疾病;能胜任办公室工作,平时以说、听、看、写为主。

能力要求:记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造力、数学计算能力、语言表达能力。

(第六节)选择职位规范的表达形式

职位规范是工作分析结果的另一种表达形式,它不是对任职者资格要求信息的简单累积,而是要通过一定的形式将其清楚地表达出来,便于招聘、考核时查阅相关信息。

职位规范的表达形式一般有三种,即:计分式、文字表达式、表格式。下面通过对有关心理素质片断的形式表达来进行说明。

1.计分式

计分式是根据一定的标准,对每个方面的能力要点进行计分,并通过图或线条表现出来,比较直观。通常用到的标准是5点计分标准(见表13),也可用7点或11点。图6是根据5点计分标准对建筑工人必备的心理素质进行描述。

表135点计分标准

计分级别说明

1最低不需要此种能力

2较低不大需要此种能力

3一般可以考虑此种能力

4较高比较需要此种能力

5最高非常需要此种能力

图6建筑工人必备的心理素质(计分式)

2.文字表达式

文字表达式侧重于用文字来描述,分析细致,重点突出,若对某项能力的描述没有定量的要求时,可考虑用此种方式。经常所见到的叙述式的职位规范就是这种形式,这里不再举例。

3.表格式

用表格的形式进行描述虽然不如计分式直观,但它突出重点,且注意用定量的方法来分析问题,因而也经常会被使用到。表14是纺织工人的心理素质表格式的说明片断。

表14纺织工人必备的心理素质(部分)(表格式)

品质程度

必要性需要训练

很有

必要必要有

帮助希望经常有时高度低度无需

对何种操作必要

迅速认出不引人注意的东西√√√发现结头断线及织物上的小孔

用触觉发现不明显的不平滑处√√√用触觉检查织线是否平滑

区别主要颜色√√√织彩色布料时使用

估计很短的时间间隔√√√织机停止,在纱管尽头找线的时间

以上三种形式仅供参考,具体编写时,可选择使用适合的形式。

职位规范中对任职者的要求可以用以下字母表示:

G(智力,intelligent);V(语言表达能力,verbal);N(数字能力,numerical);S(空间想象能力,spatial);P(理解力,perception);Q(办事能力,clerical perception);K(运动协调能力,motor coordination);F(手指灵活能力,finger dexterity);M(手动灵活性,manual dexterity);E(手--眼--脚协调性,eye-hand-foot coordination);C(颜色分辨能力,color dissemination)。

操作要点

职位规范的表达形式:

计分式

文字表达式

表格式

(第七节)编写职位规范

在确定了职位规范的内容及形式后,就可以编写职位规范文件了。

职位规范的编写一般有两种方法:一种是经验判断法,另一种是统计分析法。经验判断法主要是通过回答一些问题来进行编写,比如:“要做好这个工作,任职者需要具备什么样的教育程度?”它虽然是由有经验的专业人士进行编写,但不可避免会带有一定的主观色彩。所以本书主要介绍用统计分析法编写职位规范。

统计分析法:指建立在统计分析基础上的职位规范编写方法。

统计分析法主要是说明下列两者之间的关系:其一,表示出任职者特点的一些预测指标,如智力、运动协调能力、语言表达能力;其二,表示出工作绩效所要求达到的指标,比如绩效等级的划分。这一过程主要包括:

第一,实施工作分析,在此基础上来确定如何对工作绩效进行评价。

第二,制定相应的工作绩效评价的指标体系。

第三,表示出那些能够作用于工作绩效水平的任职者的关键特征,如手指灵活度、空间想象力等。

第四,实际测试工作候选人身上是否具备这些要求的特征。

第五,对于合格的候选人,等实际工作以后,再衡量实际工作后的工作真实绩效水平。

第六,对于任职者的特征与工作绩效之间的关系进行统计分析。

按照上述步骤来实施,就可以用统计方法确定任职者的特点了。在此基础上,参考职位说明书的编写过程,就可得到一份完整的职位规范文件了。关于职位规范的编写样本可参考附录四。

编写职位规范时要注意法律条文,严禁种族、宗教、性别、年龄、身体残疾等方面的歧视。如果任职资格要求不恰当地限制了任何受保护群体的就业途径,将触犯法律,除非能证明这一要求是从事该项工作所必需的,是切实的任职资格。

操作要点

运用统计分析法编写职位规范着重把握:

实施工作分析

制定工作评价指标体系

表示出任职者的关键特征

实际测试候选人

衡量真实的工作绩效

进行统计分析

(第八节)解决由工作分析契约而引起的纠纷

工作分析契约是一种心理认同观念,在员工和管理者中都普遍存在。比如,职位说明书规定了员工的主要工作任务和工作职责,那么员工就会认为只要做好契约范围内的工作就可以了。职位规范描述了任职者的资格条件,管理者因此会认为这就是现职人员仅有的知识和技能,他们并不具备承担更多责任的能力要求。

工作分析契约:指把工作分析结果视同为一种契约,相关人员必须在其所描述的范围内履行工作职责。

由工作分析契约而引发的问题很常见。当主管人员给其下属安排某项临时性工作任务时,下属却以职位说明书中并未列出该项任务为由拒绝执行;当下属想要承担更多工作责任时,又经常会遭到主管人员的拒绝,理由是职位说明书中未包括该职责,所以不应越职工作。以上这些问题若处理不当,易引发矛盾,引起上下级之间的纠纷。

那么,如何解决并避免由工作分析契约引出的问题呢?最根本的方法是,工作分析人员在编写职位说明书与职位规范时要注意完备性、预测性,同时也要把握一定的弹性原则。

1.编写要完备

在职位说明书与职位规范的编写中,尽量做到体系完整、内容完备,要尽可能列出各种工作任务、职责以及任职者承担该工作所需的最低资格要求。

2.编写要灵活

随着时间的推移,工作任务和任职者资格条件并非一成不变。所以,编写时要留有余地,预测未来的发展趋势。

3.把握弹性化原则

为了克服动态环境、突发事件的影响,在编写过程中应把握一定的弹性化原则,灵活处理。比如,可向员工解释说明所列出的只是工作中的最低要求,而非最高限定。也可增加“备注”内容,说明“完成上级分配的其他工作”等。这样可以有效避免产生纠纷。

KSAO是知识(Knowledge)、技能(Skill)、能力(Ability)和其他个性特征(Other Characters)的英文缩写,指与工作有关的个人特征。在招聘中,KSAO提供了制定任职者申请表和测验方面的信息;在职业技能鉴定中,KSAO还可为管理者提供一套指导员工工作的标准。

操作要点

解决工作分析契约问题的关键是使职位说明书与职位规范:

编写要完备

编写要灵活

把握弹性化原则

(第九节)解决并保证职位说明书的质量问题

目前,很多企业组织为了规范与协调各工作岗位职责,普遍进行了工作分析。然而,由于工作分析涉及方方面面,持续时间长且繁杂琐碎,所以往往是投入多产出少,通过大量的工作分析后编写的职位说明书得不到应有的质量保证。如何解决这个问题呢?关键是要明确职位说明书的质量标准。

一个合格规范的职位说明书必须达到以下标准。

1.准确性

职位说明书要准确地说明某项工作的具体要求和任职者资格条件。这里的准确性有两方面的含义:其一,它所说明的工作要求及任职者资格条件首先应是正确的,要真实地反映该工作的基本情况和主要特征;其二,职位说明书应是明确的,即要表达清楚,不能含糊其辞、模棱两可。有了准确性,职位说明书才能为人力资源管理中的其他工作提供确实的依据。

2.完备性

为了更好地提示某一工作的具体要求和主要特征,职位说明书应对该项工作的基本概要、工作职责及任职者资格条件等做一个全面完整的描述,不能有遗漏或省略的地方。

3.普遍性

它主要是为了使不同的工作之间可以相互参照比较。职位说明书的每一项内容最好是被分析的各种工作所共有的,这样,不同的工作之间才有可比性,从而有利于确定各种工作的相对价值,为薪酬、考核等提供参考依据。

4.实用性

职位说明书是进行人力资源管理活动的基本依据,其中的招聘、薪酬、考核等都要依据职位说明书的要求来进行。所以,职位说明书的编写必须具有实用性,如主要职责的说明、任职者资格条件的要求等。这样更便于操作,从而得出确实可靠的结果。

5.预见性

工作是在不断地变化和发展的,职位说明书中也应体现出这一变化特点。它既要严格真实地反映工作的现实特征,又要具备一定的柔性或弹性,以便预见未来的变化趋势。

6.逻辑性

编写职位说明书要符合逻辑顺序,尤其体现在对工作职责的描述上。一般来说,按重要程度和所花费的时间来排列各项工作职责,并注意将相近的职责列在一起,这样有助于人们对职位说明书的理解和使用。

7.简约性

简约性一方面表现在职位说明书的措辞上,应尽量使用简洁的语言;另一方面体现在内容上,要求表达精练、严谨、合理,如对主要职责的叙述不交叉、不矛盾、条理清晰。

8.统一性

文件格式最好统一,注意整体的协调与美观。

通过加强对以上八个方面的质量标准要求,可进一步把好职位说明书的质量关。

操作要点

为保证职位说明书的质量,必须达到以下标准:

准确性

完备性

普遍性

实用性

预见性

逻辑性

简约性

统一性