工作计划是我们走向简约工作的起点，提高工作效率的有效手段。古代军事家孙武曾说：“用兵之道，以计为首。”工作亦如此。无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。
分清工作的轻重缓急
古人云：“事有先后，用有缓急。”工作也是如此，任何事情都有轻重缓急之分。重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序，整理好再着手处理。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条，简约有效。
在工作中，有许多人做工作分不清哪个更重要，哪个更紧急。他们以为每个任务都是一样的，只要时间被忙忙碌碌地打发掉，就算完成任务了。他们在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间经常做出不明智的抉择。这正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡所说：“把什么放在第一位，是人们最难懂得的。”
华勒是某商贸公司的销售总监，公司的2000名职员中有1400人从事销售工作，他经常忙得焦头烂额，似乎工作总是干不完的，要想找个时间度假更是不可能。华勒时常有这样一种感触，就是整天都忙忙碌碌，累得精疲力竭。等到下班时，才发现自己所做的那些工作都是容易做的和无关紧要的，而那些棘手的但重要的工作往往拖了很长时间还是没有完成。
后来，一次时间管理的培训，使华勒改变了利用时间的习惯做法。华勒发现，时间管理培训使自己的工作效率有了前所未有的提高。他再也不用每周工作50~55个小时了，也不用经常将工作带回家里去做了。现在，华勒可以用更少的时间完成更多的工作。
华勒所采用的方法就是制定每天的工作计划。现在他根据各种事情的重要性来安排工作顺序，首先完成最重要的，然后再去做较为次要的。这种做法的好处是使他更加明确各项工作的目标。过去华勒从未写出要做的事情并将它们排出顺序，而现在华勒将需要做的工作列出一个清单：把应该由别人办的事情交代别人办，自己集中精力处理那些必须亲自做的事情。
过去，华勒往往将那些重要的、棘手的工作挪到有空的时候再去做，结果大量次要的工作占用了他几乎全部的工作时间。现在华勒将次要的工作移到最后处理，即使没有处理完他也不用太担忧，因为那些事情无关紧要。现在华勒对自己感到很满意，他能够按时下班而不会因为许多工作没有去做而感到不安。
由此可见，分清工作的轻重缓急，把最重要的任务安排在一天中你干事最最有效的时间来做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。
重视工作效率的人懂得，他们必须要完成许多工作，而且每件工作都要达到一定的效果。因此，他们就会集中一切资源以及他所有的时间和精力，坚持把重要的事情放在前面先做。要做最重要的事，就是养成把每天要做的工作排列出来的习惯。
美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·舒瓦普，向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50%，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”
这又花了5分钟。
艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。
在工作中，勤奋却没有取得成就的人比比皆是。这是因为他们在工作中常犯一个错误，那就是分不清主次轻重。他们常常是拣了芝麻丢西瓜，虽然小事干得又多又好，但成效不大，因为那毕竟是些无关紧要的小事，而真正重要的大事却常常被他们忽视，因为小事已经占用了他们大部分的时间和精力。为了让时间利用率最大化，为了能在工作中得到更多的成功，你要试着比普通人多思考一些，学会先做重要的事。
如果做事情不能把握关键所在，常常是付出大量的人力、物力和财力，结果却收效甚微。相反，如果能够了解事物的关键所在，结果就会完全不同。确定事情的轻重缓急，然后，坚持按重要性优先排序的原则做事。你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
制订合理的工作计划
一个人的工作效率高不高，与事先有没有计划关系密切。所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。
在工作中，如果预先没有周详的计划，没有想好自己将要走的每一步，即使有再多么宏伟的目标也只能是望洋兴叹。有限的时间和精力都被所走的弯路消耗掉了，当他们好不容易回到正轨上来时，却发现自己已经没有力气走下去了。所以，必须从一开始就在每一次行动之前定好计划，尽可能做到在最短的时间内，花费最少的精力能够取得有效的成果。
有本杂志上刊登过这么一个故事：
有一个商人，在小镇上做了十几年的生意，到后来，他竟然失败了。当一位债主跑来向他要债的时候，这位可怜的商人正在思考他失败的原因。
商人问债主：“我为什么会失败呢？难道是我对顾客不热情、不客气吗？”
债主说：“也许事情并没有你想像得那么可怕，你不是还有许多资产吗？你完全可以再从头做起！”
“什么？再从头做起？”商人有些生气。
“是的，你应该把你目前经营的情况列在一张资产负债表上，好好清算一下，然后再从头做起。”债主好意劝道。
“你的意思是要我把所有的资产和负债项目详细核算一下，列出一张表格吗？是要把门面、地板、桌椅、橱柜、窗户都重新洗刷、油漆一下，重新开张吗？”商人有些纳闷。
“是的，你现在最需要的就是按你的计划去办事。”债主坚定地说道。
“事实上，这些事情我早在15年前就想做了，但是一直没有去做。也许你说的是对的。”商人喃喃自语道。后来，他确实按债主的主意去做了，在晚年的时候，他的生意成功了！
可见，做事必须有计划。没有计划、没有条理的人，无论从事哪一行都不可能取得成绩。因此，我们应该计划我们的工作，在这方面所花的时间是值得的，如果不计划，你始终不会成为一个工作简约有效的人。简约工作的中心问题是：你对工作计划的如何，而不是你工作的如何努力。
工作中有计划，在计划中有条不紊地工作，避免了想起一个事就干一件事，想不起来就不干了这样的不良习惯，所以除了一些临时性的工作外，一般日常工作都应该有计划地进行。
计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化，但事先计划不计划，效果是不一样的。工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。
在工作中，如果你准备制定计划，把自己的工作合理地安排好，请记住以下几点：
1.制定工作计划的内容
一般地讲，包括：（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
2.制定工作计划的要求：
（1）目标数字化。只有形容词的空泛目标是没有意义，所以要把工作计划的目标与内容数字化，例如时间化、数量化、金额化。
（2）行动具体化。有了数字化的工作目标，还要附带有效的执行计划。
（3）学习计划。你应该同时制定年度的自我学习计划。公司对员工自我学习通常是抱持正面的看法，有些公司甚至规定学习计划是工作计划应具备的项目。
3.制定工作计划的注意事项：
（1）制定工作计划之前，认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。
（2）根据领导的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。
（3）根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定如何克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。
总之，毫无计划的工作是没有效率的，也是无谓的消耗，所以要进行工作的统筹安排，更加有效率的工作才是我们所说的简约工作。
养成使用“日常备忘录”的习惯
在工作中，有时候会出现这样的情况：当你在忙着一件事情的时候很容易把另一件需要做的事情给忘记了，但是，如果你有使用“日常备忘录”的习惯就不会出现这样的遗漏。
“日常备忘录”，是一种简单且精确的讯息，是文件和资料的存储器，在需要时可以立即找出来。
在工作中，每天总是有处理不完的事。如果整天都忙于去记或回想重要的事或尚未处理的事，那么，其工作效率会是极差的。一位优秀的员工往往会把主要精力放在处理大事上，而不会去记那么多不必记住的内容。因此，为了提高工作效率，又不会忘记要处理的事情，普遍使用的较好方法便是善用备忘录。因为备忘录替代我们记忆的工作。
小张是某公司经理的秘书，她做事认真，头脑灵活，平时就养成了记“日常备忘录”的习惯。她将工作中遇到的事，诸如重要数据，以及老板的指示或指令都在“日常备忘录”上记载下来，并随身携带，以备不时之需。
有一次，经理做销售报告，临时需要两个数据，忙问身边的随员。可是几个人所报数字相差甚远，该听谁的呢？此时，小张不慌不忙地掏出“日常备忘录”，报出了经理所需的精确数字。大家都不约而同地向小张投以钦佩的目光，经理也对她另眼看待，认为她工作踏实，做事简约高效。
“日常备忘录”是引导充分开展简约高效工作的重要环节。人的大脑对一些没有特殊性标记事情的保存能力很有限，而工作中遇到的事情并不是每一件都有特殊的印痕，许多的事情你会很不自觉地就忘记。为了让你的“日常备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成一种习惯，把你在工作中所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
“日常备忘录”是一种帮助你记忆的手段，而几乎每个人都会用这种方法提醒自己记住许多事。你最好能随身准备个小本子。大小以能装在口袋里随身携带为宜。这个小本子主要的记录任务是：当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或反映的情况；自己想到的事情和对完成好任务的设想等。把事情记下来之后，经常翻一翻，急事马上办；一般的事情列入计划办；要上司点头的事，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看得懂就行，文字上也不必仔细推敲；事情的时间、地点、人、物等如实记载，一般情况下，一事一记，办完一件可划掉一件。这样，工作之事就不易忘了。等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到这是一项简单而有效的工作方法。
俗话说：好记性不如烂笔头。因此，在平时为自己建一个备忘录，把工作中的点点滴滴记录一下，这不但能够让自己准确的记住、执行每一件事，而且能够汲取经验教训，使自己的工作状态日臻完善。
在任何时候，简约工作都是“日常备忘录”的直接延伸，当然，任何人都要在“日常备忘录”上精心策划！
工作必须条理化
在工作中，我们会时常感到工作千头万绪，事情一个接一个地接踵而来。但事情总有个先后顺序，所以工作一定要讲究条理。只有这样，才能减少忙乱，增加工作效率。工作无序，没有条理，必然浪费时间。正如古希腊的一句谚语所说：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”
工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。在实际工作当中，我们却常常会看到这样的现象，一个人在单位里忙得团团转，可是当你问他忙些什么时，他却回答不出来，只说自己忙死了。对一个企业来讲，不需要一个看似整天忙忙碌碌实则一事无成的员工，这样的人就是瞎忙，做事没有条理性，一会儿做这一会儿做那，一件事情没有做完，又跑去做另一件事，结果第一件事情又要重新来做。不仅浪费时间，浪费精力，还浪费心情，而对于自己的能力却没有半点提高，甚至稍微复杂一点的工作都无法完成。所以，我们只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
小张是某公司技术员，他做事认真负责，兢兢业业。每天一进公司就忙个不停，一会儿干这，一会儿干那，忙得晕头转向，而且从不迟到早退，还常常主动留下来加班，每天工作到很晚才下班。和他一起进公司的小刘，虽然和小张同是技术员，干的工作也一样，但工作的时候总是有条不紊，看起来轻松自如。到了月底统计工作量的时候，小刘的工作绩效比小张高得多，并深得老板的赏识。这让小张的心理着实有些不平衡。
可见，没有条理、做事没有秩序的人，无论做哪一种事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当的成就。
在工作中，做事一定要条理分明，要弄清楚先做什么，后做什么，然后，按照事物成长的固有的顺序，依次去做。只有这样工作起来才不紊乱，事情也才能做好，达到预期的目的。不这样做，东一耙子，西一扫帚，工作起来杂乱无章，就做不好事，有时根本就做不成事。
那么如何才能让自己的工作做得有条理一点？如何才能让自己劳有所获呢？以下几点是我们需要做的：
1.列出一天要做的事