整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2．5万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。
如果工作缺乏安排、计划，会使我们在压力下感到紧张、焦虑和慌忙，生活无规律、手忙脚乱、应接不暇之感、他们的生活是低效率的，大量的时间和精力被浪费，在重压之下，哪有不紧张的道理？相反，如果把一天的时间安排好，这对于我们能否减轻压力是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。
分清事情的“轻重缓急”
善于计划的关键在于把握重点，合理规划。歌德曾说过：“勤奋、运气或灵活的手腕固然重要，却非关键，唯有掌握重点才是成功的不二法门。”辨别事情的轻重缓急，急所当急，是个人管理之匙，也是人们消除或减轻工作压力的关键所在。
人生最包括最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间，时间管理能够帮助你制定出有效的时间表，减轻压力和忧虑，不至于在忙乱中迷失自己的方向。因此管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。
如果我们要进行一次长途旅行，往往会在计划中把路途划分为几段，然后从A地到B地，再从B地到C地，最后从C地到D地，这样依次走下去.分成小旅行让我们觉得长途旅行的路途不再遥不可及。同样，如果你的工作让你觉得无法负担，将它分成许多小工作是个好办法。你可以将你要做的小工作列在一张单子上，并把这张单子按时间顺序分组。从而确定什么工作需要在这周内完成，什么工作可以放到下周去做。而且，根据这样的划分将事物分出优先等级。并不是每一件事情都需要划分在“A级”里。对于不太重要的事，划分在“C级”就可以了。
我们在战争中就有“化整为零，各个击破”的战术。同样，当我们把大工作化整为零之后，就可以“各个击破”了。集中你的精神，专心于你的单子上的事情，一次只做一件。完成一件之后，接着执行一个工作目标。如果这样你仍然发现你无法完成每一件工作，你可以决定简化其中的一些工作、委托他人，对于无关紧要的工作，就干脆取消。有些工作，及时取消也不会影响你的整个计划，而你的精力有限，就不需要一些锦上添花的琐碎事务来达到你的完美要求。无论你的工作怎样琐碎，只要你有了一个行动步骤，一件一件一次完成，你就会发现你的工作明确，条理清晰，工作完成起来并不困难。
玛丽·凯·阿什曾在创办玛丽·凯化妆晶公司初期听到的一则有关查尔斯·施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说：“很公平。”
接着施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了张35，000美元的支票给艾·维·李。
玛丽·凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35，000美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽·凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6件重要事项。”
如果你的生活中让你感到不堪重负的工作就是你的日常工作，或者这些工作出现的频率比较高，比较重要，你的日程安排的单子就要好好收藏，作为你的秘密武器，只要一遍一遍地使用这张单子，你的工作效率就会一点点提高。对于每个处理办公室事务的职业人士来说，我们以下地建议都是一些妙招。认真遵守，你的办公效率就会大大提高，你会成为一个潇洒、干练的专业人士。
1．每天的工作都要有主次顺序，在你的日志表上以不同的颜色或者不同的字体表明，加以注意。这个计划在每天开始工作之前，应该已经进行完毕。
2．如果你有许多的文书工作要做，保持一定的进展，一定不要等到需要某个文件时才动手去打。
3．桌上只留下你正在做的文件，将那些没有看过的或者已经看过的文件分类，并从你的桌面上移开。这样可以避免丢失或混淆文件，也节省了你整理文件的时间。
4．你的日程表不能排满，你需要一些时间不安排任何事，你可以用这个时间调整自我，你也可能会遇到一些突发状况，这样就可以安排在这个时间里进行。
5．如果一项工作很耗时间，你就要把它分段处理，并且能够与别的工作穿插进行的，要适当调剂。
6．如果你有了新主意、新思路、新看法，一定要写在纸上，不要相信你的记忆力，记在纸上的想法可以随时更改，也可以防止你在用到它们的时候绞尽脑汁，而它们再也不出现。
7．你并不是要全天拴在办公桌旁。你需要休息，四处走走，离开你的桌子去吃饭。
8．你要清楚地知道自己的时间，什么时间你的工作最有效，就把对你最重要的工作安排在那时间里。
9．如果有饶舌的人打电话，在一开始接电话时就告诉他你只能谈几分钟，并立刻礼貌地问出他们的要点。甚至在适当的时候你可以提醒他你要放下电话去做别的事。
10．不要同时处理若干份文件，那会让你手忙脚乱，而且会影响你的正常判断。每次只处理一份文件。
11．注意集中精力。不管你有多少事情要做，在一个时间里，你只能集中精力处理一件事。
12．如果你身边的东西太多，就会显得过于杂乱。你需要一个方便的地方分类、整理、归档、存放身边的东西。
13．如果你的工作需要接待一定的来访者，不要让他们占据你太多的时间，否则你的时间安排就会全部被打乱。为了防止这种情况发生，你可以在办公室里多余的椅子上放满东西，使未受邀请的来访者不得不站着。
珍惜你的“缓行地段”
如果你并不是一个对任何事都拖拖拉拉的人，你只是对于生活中的“缓行地段”拖拉或者感到焦虑不安感到压力重重，那你就要找出自己的“缓行地段”。对于让自己感到害怕的、感到有压力的工作和任务，要认真加以记录。如果那是些有季节性的事务，在该季节到来时要特别提醒自己。如果它是你日常生活的一部分，那么，就找出它来马上着手解决。
在我们一生中，压力如影随形，无论生活、学习、性格、工作，总是伴你左右。有时因讨厌做这一份工作也会使自己有压力，你之所以在一个工作上拖延时间，从而降低了效率，是因为工作中有一个部分让你感到不快，使你不自觉地停下了脚步。这个部分，就是你的“缓行地段”。要解决这个问题，与先做令你讨厌的工作类似，先做你讨厌的那部分就行了。
如果你因为缺少一些办公用具而效率低下，但是你的老板又不愿意为这些用具付钱，你一味抱怨、生气，并不是解决之道。如果那是你钟爱的工作，你可以自己买，这是值得的。因为你为自己的投资可以节省大量的时间，减少你的挫折、压力和怒气，并且，你在老板面前表现出了你是一个解决问题的能手。
有时候，你只是一直拖延着做一件事的时间，但又说不出个所以然来。你就要花点时间考虑一下，是不是你的工作中有一部分是你十分讨厌的，你因为这一段“缓行地段”而大大增加了你花费在这一路段上的时间。
王菲在附近一家文学社区学院工作，她做事情一向干脆利落、认真负责，效率特别高。最近她有一份工作报告需要到图书馆去查阅大量资料，到了需要交报告的那一天，她竟然才发现自己才准备了不到三分之二的资料。她不得不拖延交报告的时间。事后，她对自己的工作效率非常不满，对自己也进行了分析。发现，她之所以拖延交报告，并不是因为她变得懒惰不想做，也不是工作太忙忽略了，而是她实在讨厌图书管理员的恶劣态度，所以尽量减少能避免和他们打交道的任何点滴时间。她很尴尬地承认，正是因为自己讨厌和图书管理员的短暂接触，所以让她的工作被耽搁下来。图书管理员就这样无形的成为她工作上的红灯，让她停下来，没有办法连续进行下去。认识到问题的症结之后，她决定立即解决它。她会在第一时间到图书馆去找资料，有时也请同事帮忙借书。她越来越清醒地认识到，自己是真的喜欢这份工作，不能因为自己一点小事而拖延工作，这让她感到非常吃惊。
如果你的工作中有一个令你厌恶的部分，那就是你的“缓行地段”，只要你能够清醒地认识到这一点，并花些时间找出有创造性地解决办法，你的工作就不会再让你感到痛苦、感到压力，你也就能够成为高效率的人。
梁小小觉得每年的圣诞节都是她的大难之日。所以她特别不想过这一天。为什么会这样呢？因为她总是在圣诞节到来的前一天才开始筹备圣诞用品：圣诞礼物、圣诞树、装饰品……这让她显得手忙脚乱，乱了分寸，而且有时候还会丢三落四，总是不能准备齐全。影响了工作进度。在圣诞节的时候，她会陷入崩溃状态，整个生活一团糟。在连续度过五个这样的圣诞节之后，梁小小终于认识到，自己的“缓行地段”，就是为圣诞节做准备，她总是等到最后一刻才开始进行圣诞礼物准备，这让她手忙脚乱，而且疲惫不堪。于是，她开始解决这个问题。她把注意力集中到这一问题上，马上就找到了解决办法。现在，在每个圣诞节到来之前，她都会列出一个明确的清单，单子上不但列明她所需的种种用品，还有具体在什么地方买，大概什么时间出门座什么车。她会在圣诞节到来的前两周订好圣诞树，并开始准备每个人的圣诞礼物，在圣诞节的前一天，她可以轻轻松松做好圣诞装饰，等待圣诞节的到来。这一天，真真正正成为她的一个节日。她以前也曾经认为她讨厌圣诞节的种种工作，后来她明白了那些工作并不惹她讨厌，她只是讨厌自己手忙脚乱地完成它们，现在，她可以从容地做准备，因为她没有一个最后期限。
只是使用了一张小小的清单，她的生活就产生了巨大地变化。她的问题就这样简单的消失了，现在她再也不怕过圣诞节了。
不管你生活中的“缓行地段”是什么，也不管它们给你的生活造成了多大的困扰和压力，只要花些时间确定它们，并发挥你的创造性思维，想办法来调节，你就能够找出解决的办法。从而从看似工作过度的状态中解脱出来，真正提高你的效率，大大减轻工作太忙的压力。