（6）会展本身涉及旅游业、商业、运输业、文娱业及生产性企业，会展企业的业务也日益多样化，会展MIS要求横跨在不同行业的管理部门之间，因此在不同管理体系之间开发出有效MIS的难度较大。
会展信息管理的特殊性。
综上所述，会展业的MIS开发比其他行业的难度更大。然而，越是信息量大、涉及面广、远程联络重要，就越是需要采用现代化的信息管理模式，因而会展业对MIS的需求更强、更高。根据国家技术监督局颁布的旅游涉外饭店星级标准，建立饭店信息管理系统是三星级以上饭店的必备条件，有些地方甚至已将这一要求扩大到二星级饭店。桂林还专门为此举办了饭店信息管理系统维护与再发展研讨会。
（三）会展经营管理与基层运作合一
会展企业的MIS所处理的信息大多由人机对话经键盘输入，随着电子测控技术、通讯技术、计算机硬、软件技术的发展，企业MIS便有可能向综合信息系统（CIS）发展。CIS主要是指对企业的各环节（从第一线作业到最高层管理）实行统一的计算机管理。
以旅行社为例，旅行社无论外联、接待还是结算，都需要有大量的基础数据作依据，住宿、旅行交通、餐饮的安排与报价都有大量涉及本地或外地的旅店、车船飞机、餐馆、游览、娱乐场所的资料。旅行社MIS的效益是明显的，它的作用主要是为旅行社提供了快速报价、外联的基础，加强了对接待各环节的监督以及对业务信息的保护。存档、电子计账、结账与加强财务核算，这些都在提高工作效率、减少工作差错和提高市场分析与开发能力上表现出明显的效益。
再看饭店。在应用MIS的饭店里，客人入住、查询、结账都已由计算机来完成，大大提高了效率，让客人满意。而在应用CIS的酒店里，客人得到的服务自然又提高了档次。饭店经营活动的信息流中存在五个重要环节：一是客房销售管理，二是客人消费收入管理，三是财务管理，四是库存管理与餐饮成本分析，五是经济活动分析。明确这五个环节，可以在饭店前后台的复杂管理中理出一个清晰的主线，抓住管理的要点：提高饭店前台经营管理的工作效率和工作质量；直接促销增收；减少饭店的经济损失；提高决策水平；提高信息利用率的同时，减少信息处理的工作量；减少饭店的劳务成本；确保管理体系的可靠性。
新加坡韦士丁史丹福旅馆和韦士丁广场旅馆拥有2400间客房和20家餐馆、酒吧，还有8个球场一样大的大厅，可容纳3000客人同时进餐。由于开发应用了CIS，不仅全部办公业务使用了计算机，而且客房的门锁、电话和各种检测装置全部联接到电脑中心。计算机同时监视和控制空调设备、电梯、照明设备、洗衣设备，将旅店业务尽可能地计算机化了。当新客人使用门钥匙时，计算机立即知道，可以随时掌握客人起居。房务部在客人离店后清扫房间，计算机将立即通知总台：此房可以出租给新的客人。在客人离房锁门16分钟后，计算机可控制电灯电视和空调自动关闭。要洗涤的物品堆积到一定数量后，计算机会自动开启真空泵，把应洗的物品吸到洗衣房，并由计算机控制洗衣机的工作。由于CIS的作用，饭店至少节约了2000名雇员。当然，CIS的投资很大，运行维护的要求也很高，这是制约其发展的瓶颈。
三、网络会展日显端倪
电脑技术、电话技术、摄像技术特别是网络技术的发展从根本上改变了会展企业的经营方式及其与客户沟通的方式。现代信息技术更以其无可比拟的广泛性和渗透性使网络会展应运而生并不断发展壮大。中国在加入世贸组织之后，与世界市场联系越来越紧密，网上展会将会拥有日益广阔的空间。由于网上会展平台功能优越，在2003年春季广交会44.2亿美元的出口贸易额中，网上贸易额占了13亿美元。
2004年万商云集的广交会虽然结束了，但“在线机电广交会”却没有落幕。这种网上展会开始的时候只是作为解决展位不足的矛盾提出的一种解决方案，但现在已经成为现场展会的重要延伸，并且表现出越来越强的独立性，尤其是对一些以外贸客户为主的展览。2003年“非典”肆虐期间，世界各地多个实物会展被取消或延期，而以“非接触经济”形态出现的“网上会展”高效运转，发挥着重要的作用。网上会展就是利用网络技术在互联网上举行会议或展览会，因突破了时空限制，被誉为“永不落幕的会展”。网上会展包括网上展览、网上会议和视讯会议等，无论是参展商和采购商都不用受时间和空间的限制，可以直接在网上看样品、洽谈和订货。据了解，在线机电广交会开幕以来，日点击率超过30万次，众多国内外客商对此表现出浓厚的兴趣，并达成购买意向。虽然目前国内的网上展览还处于萌芽状态，很多网络展览会都是以传统展览的延伸和增值服务的形式出现的，但是网上展会已经显现出其无与伦比的优势：首先，网上展会没有时间限制，每天24小时均可访问；其次，无地域限制，只需有一台连上互联网的电脑，即可随时随地参观访问；第三是低成本、高效率。用传统的参展方式，一个参展人员的参展费用约为6000元，如果有5个人参展就是3万元。加上场地、运输宣传等费用，一次展览下来，少则十几万元，多则几百万元。而网上机电广交会平均每个企业只花费1000元左右，成本极低。
近年来世界一些会展发达国家如德国等的实物展的总数有所下降，特别是IT行业的参展商锐减，不少知识型行业的传统实地会展（如图书供货会、招生咨询会等）趋于滑坡，因为他们更多地利用网络技术在网上进行产品展示和业务洽谈。我国在信息产业部、原国家经贸委等单位指导下，政府上网工程服务中心建立了中国网交会平台，创造性地研发出一套适合中国国情的区域间业务资源、用户群共享的综合商贸业务平台。会展业与电子商务延伸，大量与会展、行业服务有关的新技术得到运用，成本低、效率高、时间长、空间大、观众多、反馈快的网上会展日益壮大。当然，由于电脑视窗有限，展出的信息不够完整，观众不够确定、信息统计有偏差等缺陷，特别是人们更喜欢面对面交流的需求，使网上会展不可能取代实物会展。据德国贸易展协会（AUMA）统计，超过50%的参展企业认为实物展的意义和作用不会降低，25%的企业甚至认为实物展的作用会更大。在美国，网络技术的发展水平和应用范围大大超过其他国家，但会展业发展在新经济时代呈现的特征和趋势则与德国基本相同。据美国展览研究中心（CEIR）的调查，美国企业目前仍然把参加贸易展览会作为最有效的市场营销和对外联系交流途径、方法，并认为如果把这种方式与其他方式如电子商务和商业广告等联合起来使用，则成功的可能性更大。
为何网络展会虽然潜力无限，但要被广泛运用还要假以时日？
目前网络展会技术上已经不存在问题，关键是企业意识还有待加强。虽然利用网络的虚拟空间进行商业和贸易活动在欧美发达国家已经是一种非常普遍的现象。目前美国已经有98%的企业将电子商务应用到企业的市场经营活动中，有72.4%的企业接受过网上展会服务，而在我国只有9.3%的企业拥有自己的专门网站，参与过在线展会的企业更是少之又少。江浙一带的企业对于电子商务的运用意识较强，一些西部的企业在这方面还有很大的差距。另外，网络展会也有其局限性，对于一些需要触摸、品尝的产品并不适用。因此，目前网络展应该针对一些国际展览进行，尤其是以外贸客户为主的展览。专家认为，目前一些成熟的传统展会可以向网络展会、电子商务方向延伸，给客户提供增值服务。另一方面，一些电子商务平台也可利用自身资源向传统展会延伸，这样，传统展会和网络展的嫁接可以给展览带来全新的增长点。
四、展馆MIS运用
会展中心应为与会者提供高水平的信息化和智能化服务，如智能卡管理系统、通信系统、网络系统、信息服务系统等。智能卡管理系统可在展厅、会议室、库房等重要场所设置电子卡，对出入口进行管理控制。来宾和观众必须先登记个人信息并领取卡片，方可凭卡入内。通信系统能为与会者提供全方位的各种通信服务，必要时还要为重要客人开设保密电话。现代化会展中心的网络系统应可同时满足一定数量的信息点的交换能力，使用者通过局域网无需拨号即可直接进入互联网。重大会展期间，可在会展中心设置一台ATM，展馆的实况可即时传送到各主要酒店；展馆内也可通过网络系统进行视频点播。
展馆内部采用局域网，统一接入Internet，进行统一的MIS运用；采用客户机／服务器数据库管理方式，进行展商与观众的管理与营销；建立网站开展客户关系管理的销售自动化，实行网上报名、网上服务、网上支付、观众登记等；进行网络展商应答系统和报价系统的建立和维护，为展商提供个性化服务等。
要建立全面而有效的参展商数据库：全面收集参展商公司及其产品信息；收集、完善会展资料，收集并分析管理参展商及其参展展品型号、报价及其销售渠道，了解厂商背景、认证和获奖情况；围绕每次展览会在会前招展和会中展览阶段都投入足够的力量收集整理参展商信息；按照行业特点把参展商和展品进行分类；制定准确而及时的信息更新策略，从而更加有的放矢地开展相关会展业务活动。
在会展管理软件提供的大型数据库支持下，同一会展主办者的各届会展之间的数据完全可以得到归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯和价值评判，同时也减少重复采集的投入；不同的会展主办者之间也可以通过XML技术方便地交换数据；会展服务商通过共享信息可以为会展观众提供商务旅行、专门接待等服务。
展会前，可以进行展会门票远程预定和展会观众胸卡制作，可以采用中子制孔防伪、联网门禁防伪、照片卡防伪、远距离会展门禁系统防伪等技术对会展观众的胸卡进行防伪；展会中可以进行观众现场登记、个人信息显示、智能卡身份识别、现场人像制作、现场观众信息统计传输等；展会后，可以进行观众数据整理、展会远程参观访问、展会现场摄像直播、大屏幕网屏等系列产品应用。在电子商务方面，可以进行展馆展示、服务介绍、会展发布、展位预定、统计分析、展览论坛、新闻中心的运作和管理；可以帮助进行展馆内部信息化管理系统、展馆信息资源管理系统、展馆商务管理系统、展馆会展服务管理系统等的建设和管理。2003年，建设规模为目前亚太地区最大、全球第二的广州国际会议展览中心选用了美国网捷网络设备方案，并由IBM全球服务部提供整体的信息技术服务和咨询服务，首期工程成功地构建了完整的信息网络系统，能满足展会高性能、高效率的要求。
展会的组织者可以利用网络技术实现经营管理上的信息化，实现企业办公和经营管理的各种信息、数据、指令的发布、传送、查询、控制和保存，构建高效、丰富、开放、更新及时的网络信息平台。
展会的参与者也可以利用网络技术进行展会查询、网上报名、展位预定、服务查询等，可以参加网上会展，进行网上展示、在线交易等。
在北京首届旅游博览会上，为了提高洽谈效率、避免盲目性，主办方特意推出网上预约系统，每天为参展单位安排12场网上预约买家洽谈。参展的德国文化贸易中心在网上预约期间收到了北京饭店、京伦饭店、中国紫檀博物馆等22个商家的洽谈邀请，经过确认后，系统自动为德国文化贸易中心排定了两天的商务日程安排，每次洽谈时间定为15分钟。据组委会介绍，网上预约系统可以平均为每一个参展商安排约会20多个采购商。神舟国旅通过预约已经与80多家国外买家接触过，就旅游、酒店、航空等不同领域的合作进行了洽谈。
展馆MIS的运用。
五、会展广告促销的MIS运用
随着技术进步，尤其是多媒体技术的实用化，网络技术也直接运用到促销活动中来。
（一）利用网络系统的远地促销
这主要是指旅行商的旅行销售系统，其中最新的技术就是采用多媒体电脑信息系统。这种系统是将文字、声音、图象和视频录像等各种信息都转化为电脑处理的数字信息，为客人提供有关饭店的多方面的介绍。例如1992年北京国际旅游博览会上展出过一种国外的旅游销售系统，从交通、饭店、餐馆到旅游风光都可以在电脑显示屏上形象地介绍出来，并且接受银行信用卡的订购。客人选择好航班、饭店的房间即可使用信用卡购到旅游票。
（二）利用网络系统的本地促销
这主要是指通过多媒体电脑信息系统提供多种文字、语言和彩色图片的介绍，内容包括会展服务项目的各个方面，例如各个展厅的面积、结构和功能，各餐厅的品种、风味，各个娱乐点的设施，各类房间的环境，各项服务（如购物、旅游、交通）简介。这种系统一般放在饭店前厅，直接面向客人服务，可望取得很好的促销与广告效果。
利用多媒体电脑系统促销有其独到之处：一是在旅游产品推销中，图文并用优于纯文字资料，录像效果又优于图片；多媒体电脑系统将这些融为一体，相互配合，效果自然较好。二是这种促销系统的广告宣传效果是通过客人自己查询得到的，与一般广告不同，客人不是被动的视听，而是采用手指触摸屏示菜单（红外感应）选择，既方便，又使客人得到主动参与的享受，故而使用效果会更佳。
§§§第五节会展危机管理
一、会展危机概念和特点
在当今社会，社会经济都处于一个发展迅速而又变化莫测的环境之中。会展企业不但要面对激烈的市场竞争，还要有充分的准备应对可能突如其来的危机。危机是指发生一系列中止正常进程或瓦解正常社会关系、秩序的事件，必须立即作出反应，采取更多的有效措施来控制和调节，以维系系统生存和发展的紧急时刻。
（一）会展危机的特点
一是突发性，如2001年的“9·11”事件突如其来，使人一下子手足无措，许多会展因此被迫取消或延期。