书城管理做最好的班组长
21488400000007

第7章 处理上级关系:加强沟通,共创和谐(2)

你的直接上司如果不清楚你具体在做什么工作,他必然无法去支持你,而且你的工作成效最终是要由直接上司进行评价的,要让你的上司正面评价、赞扬你,必须要正视和重视自己的直接上司,不要被多个上司搞得晕头转向。

与上司发生矛盾怎么办?

上级和下级的关系,不仅是领导和被领导的关系,还是同事关系、合作关系、人与人之间的关系。产生任何矛盾都没有什么可奇怪的,而是正常的现象。但是我们也可以发现,产生矛盾后对工作的影响是显而易见的。我们不可能要求一个班组长从来不与上司发生任何矛盾,这是不可能的,但最好的班组长一定懂得如何处理好与上司的矛盾。

矛盾产生的原因五花八门,但矛盾产生后所造成的结果却相差无几。所以当与上司发生不愉快时,一定要想办法解决它,不让矛盾积累,才不会在日后影响到你的工作。

常言道:“冤家宜解不宜结”,通常情况下,缓和气氛、疏通关系、积极化解才是正确的思路。具体来讲,主要有以下一些方法:

一、引咎自责,自我批评

心理素质要过硬,态度要诚恳。若责任在自己一方,就应勇于找上司承认错误,诚恳道歉,求得谅解;如果主要责任在上司一方,只要不是原则性问题,就应灵活处理,因为目的在于和解。下属可以主动灵活一些,把冲突的责任往自个身上揽,给上司一个台阶下。人心都是肉长的,人心换人心的做法极容易感动上司,从而化干戈为玉帛。

二、丢掉幻想,主动答腔

不少人都有这样的体会,当与对方吵架之后,见了面谁也不先开口,实际上双方内心却都在期待对方先开口讲第一句话。所以,作为下属遇到上司,特别是有隔阂后,就更应及时主动答腔问好,热情打招呼,以消除冲突所造成的阴影,这样给上司和公众留下一种不计前嫌、处事大度的印象。不要有侥幸心理,与上司见面憋着一股犟劲不答腔、不理睬,昂首而过,长期下去就会旧疙瘩未解又结新疙瘩,矛盾像滚雪球般越滚越大,势必形成更大的隔阂,如此再想和好,困难会更大。

三、不与争论,冷却处理

与自己的上司发生冲突之后,作为下属应不计较、不争论、不扩散,把此事搁置起来,埋藏在心底不当回事,在工作中一如既往,该汇报仍汇报,该请示仍请示,就像没发生过任何事情一样地待人接物。这样,随着岁月流逝,以前的不快就会逐渐被冲淡,忘却,冲突所造成的副作用也就会自然而然消失了。

四、请人斡旋,从中化解

找一些在上司面前讲话有影响力的“和平使者”,带去自己的歉意,并做一些调解说服工作,不失为一种行之有效的策略。尤其是当事人自己碍于情面不能说、不便说的一些话,通过调解者之口一说,效果极明显。调解人从中斡旋,就等于在上司和下属之间架起了一座沟通的桥梁。但是,调解人一般情况下只能起到穿针引线的作用,要重修旧好,起决定性作用的还是当事人自己。

五、避免尴尬,电话沟通

打电话解释可以避免双方面对面交谈可能发生的尴尬和别扭,这正是电话的优势所在,打电话时要注意语言应亲切自然,不管是由于自己的鲁莽造成的碰撞,还是由于上司心情不好引发的冲突,不管是上司的怠慢而引起的“战争”,还是由于下属自己思虑不周造成的隔阂,都可利用这个现代化的工具去解释。或者换个形式利用书信的方式去谈心亦可,把话说开,求得理解,形成共识,这就为恢复关系初步营造了一个良好的氛围,为下一步的和好面谈铺平了道路。这里需要说明的是此法要因人而异,不可滥用,若上司平时就讨厌这种表达方式的话就不宜用。

六、把握火候,寻找机会

要选择好时机,掌握住火候,积极化解矛盾。譬如当上司遇到喜事、受到表彰或提拔时,作为下属就应及时去祝贺道喜,这时上司情绪高涨、精神愉快,此时登门上司自然不会拒绝,还会认为这是对其工作成绩的同享和人格的尊重,当然也就乐意接受道贺了。

七、宽宏大量,适度忍让

一般来讲在许多情况下,遇事能不能忍反映出一个人的胸怀与见识。但是,如果一味地回避矛盾,采取妥协忍让、委曲求全的做法,就是一种比较消极和压抑自己的行为了,而且在公众心中自身的人格和形象也将受到不同程度的损害。正确的做法是现实一些,宰相肚里能撑船,不要小肚鸡肠、斤斤计较,既然人在屋檐下,不妨暂时先委屈一下自己,适度地采取忍让的态度,既避免正面冲突,又保全了双方各自的面子和做人的尊严。

总之,作为一名最好的班组管理人员,一旦与上司发生了矛盾,一定要主动及时地采取措施疏通。只有解决了矛盾才能打造一个和谐的团队。

如何向上司汇报工作

在企业的日常生产中,处于生产第一线的是班组人员和班组长,他们对企业的生产等起着非常大的作用。上司需要及时了解企业生产的进程,但是他们不可能经常亲临第一线去了解,这时候班组长的工作汇报就显得非常重要了。

一、向上司汇报的技巧

要想得到上司的正面回答和指导。班组长在向上司汇报工作的时候就要注意一定的技巧,这样汇报才更清晰,更有效果。

说话要讲究技巧,向上级汇报同样也需要技巧。同一个意思,用不同的方法来表达,会产生出不同的效果。班组长向上级汇报工作,当然是希望自己的汇报能够得到上级的正面答复以及指导。这样就需要运用一些汇报技巧,巧妙地让你的汇报更加容易受到上级的重视,更加有效。

(一)汇报前的准备工作

在给上司进行工作汇报的时候最好能够做足相关的准备。最重要的是在汇报之前能够把将要汇报的工作内容做一个详细的了解、调查。而且,最好能够在汇报之前就把一些相关的书面材料等准备齐全。在你汇报的过程中,上司很有可能随时问你一些具体的细节问题,这时候你要能够很快回答出来。否则,很可能就会给你的上司留下粗心大意等不良印象,上司就会降低对你的信任。

比如,班组中需要增添一些机器,在向上司进行汇报之前,你就需要弄清楚添置这台机器的具体用途和价格,使用它能够给实际的工作增加什么效益,如果不添加会不会影响企业的生产。当你把这些问题弄清楚之后,再去向上司汇报,这时候你便会胸有成竹,和上司非常顺畅地进行交谈。

(二)汇报工作尽量直奔主题,简明扼要

汇报要突出重点和中心,尽量直奔主题,简明扼要,切忌拖泥带水、拐弯抹角,尤其忌含沙射影、故弄玄虚,没有哪个上司喜欢这样的汇报方式和下属。如果确实存在不好明说的问题(比如上司的决策有误,或者不属于自己能力范围内能解决的问题,或者涉及公司相关人事意见等方面)可以委婉地表达自己的观点和立场(注意,委婉不是啰唆),或者把事情摆明,如何作出结论和决策,上司自然明了。

不要试图把汇报工作当成与上司拉家常,大事小事,逮住上司就唠叨个不停,甚至“屁大个事”也汇报一通,除非你的上司和你一样喜欢婆婆妈妈,或者闲得发慌,否则不要浪费上司的时间。

(三)尽量陈述事实,适当表明立场和态度

汇报工作要基于事实,客观陈述,不要开口就长篇大论,妄加评判,否则上司会认为你的汇报不客观,反映问题带有明显的个人偏见,不利于得到上司的认可,同时也会干扰上司作出正确的判断。适当表明自己的立场和态度是可以的,但前提是应在基于事实的客观汇报之后。

(四)分清职责,不要只谈问题,不谈结果

作为下属,你要管理好你自己的“猴子”(责任),要搞清楚自己的职责,不要企图把自己的“猴子”放在上司的肩上,一味地把自己职责内应该处理好的问题甩给上司,不能只谈问题,不谈结果,没有哪个上司会欣赏这样的下属,上司要么会认为你能力不够,要么是在为推卸责任找退路和借口。比如你是公司的一名部门经理,你向上司反映自己部门员工工作不够积极,缺乏责任心,经常违反纪律等问题,这很有必要,但汇报如何解决的结果更重要。对于上司来说,通常是“要结果,不要理由”。

二、注意汇报的频率

向上司汇报工作,不仅要掌握汇报中的技巧,选择上司心情好的时候,最重要的还要掌握一定的汇报频率。往往上司既希望下属能够有足够的独立办事能力,自己不必事必躬亲;另一方面又对下属的工作存在一定的担心,形成一种矛盾心理。因此,掌握一定的汇报频率就成为了一项很重要的学问。汇报不能够太过于频繁,不管是什么样的小事都要向上司汇报,这样过于烦琐的汇报会让上司大为恼火;同时也不能够汇报过少,这样会导致你的报告不及时,影响上司的正常工作进度,甚至还会让上司感觉你对他不够重视和尊重。那么,怎样的报告频率才算是比较合理的呢?

(一)当工作进行到一定程度时,应向上司作一次工作汇报

汇报上一阶段的工作所取得的成果以及其中存在的问题,然后对下一阶段的工作作一个展望、计划,对于顺利地完成工作任务非常重要。这样,上司更容易了解你的工作成效,掌握今后的工作计划,而且还能够给你提供必要的指导、帮助,对于你顺利地开展工作非常有利。

(二)工作完成后应及时汇报总结

在工作任务完成后,应该及时地把这项工作总结一下,然后向上司汇报,把其中的成功经验进行总结,同时发现其中的不足之处,在下一次的工作中才会得到改进、提高。另外,在工作报告中一定不要忘记感谢上司在工作中给予的正确指导以及班组成员的努力奋斗。

(三)工作当中出现意外状况,应及时向上司汇报

在工作的实际进程中,应该随时查看自己的工作进程和原计划是否保持一致的状态。不管自己是提前或是延迟了进程,都应该及时向上司进行汇报。要让上司了解你的工作中具体体现了什么样的状况,你到底在做什么样的工作,取得了怎样的实际成效。及时地听取他的宝贵意见、建议,按时完成你的工作。

(四)要作超出权限的决定时,应及时向上司请示

在一个企业中,每个人都会有自己的工作权限、范围,一般不要越俎代庖。当自己的工作中发生了超出自己权限外的事情时,要及时向上司请示,这才是你最明智的做法。不要以为是工作中出现的必要事件,便自作主张,这样会让自己处于一个非常不利的环境之中。

服从上级指示,做勇担责任的优秀班组长

班组生产的制件发生漏孔,并流入总装,造成了很坏的影响。此孔为简易模手工冲孔,由于人员为流动作业,易产生意外漏孔现象。班组曾指定专人对此孔进行检查、确认,以避免不合格产品的流出。这次生产更换了机台,曾指派的检查人员在自己的机台生产,但班组长未指派新的检查人员。

上司:发生这种事情的原因是什么?

班组长:是我的责任。在发生4M变更时没有及时随变更确认、更改标准,造成操作人员分工不明确,因而出现问题。

上司:那准备怎样避免再发生这种问题呢?

班组长:针对此件生产时不固定机床的现状,班组规定检查工作由生产机台机长负责,班组长负责监督执行。

上司:由于这次质量问题的出现,你本月的质量考核为D级,你同意吗?

班组长:同意。这将是对我工作的一个督促,我会接受这次教训,使我的工作做得更好。

优秀的班组长一定要敢于承担自己的责任,面对上司的批评要虚心接受,努力改过,并以此为动力不断加强自身能力。