固定电子邮件收发时间
现代信息技术的高速发展，电子邮件作为一种简单而便捷的传递信息的方式出现，不论是大公司还是一般的中小型企业，不论你是位居高职还是普通的员工，在日常的工作中，都免不了要收发电子邮件。
回想一下，你是否有过这样的经历：每天早上匆匆忙忙进入办公室之后，打开电脑的第一时间，就先去查看自己的邮箱，有没有新的客户需要回访，有没有新的任务需要传达，有没有临近的会议需要出席，公司有没有新的项目需要策划……等将邮箱里的邮件一一回复完毕，想要着手去做其他工作的时候，邮箱里却又有了新的邮件，然后，你又不得不放下手边的工作，先去回复邮件，以防耽误了重要紧急的工作。这样做的结果，往往是，一天下来，还没等你做完几件事情，就已经到了下班时间。
也许你要为抱怨事情太多而时间太紧，根本没有办法完成这么多的事情。但是，看看身边的同事朋友，他们是否也是经常没办法完成工作任务，而是需要夜以继日地加班？如果不是的话，那么，这只能证明，是你自己的时间管理上出了问题。
拿李丽举例，你真的没有被收发电子邮件降低工作效率吗？
李丽在公司已经工作大半年的时间了，熟悉工作业务和流程之后，一直忙得不可开交，每天早上来到办公室，开启电脑之后，就先打开邮箱，查看昨晚和尽早发过来的邮件，然后将需要处理得一一记录下来，将本公司内部需要做决策的事情，去咨询老板的意见，然后回复给合作公司；将客户的意见反馈给后勤；将无关紧要的广告和给累推销邮件删除……等把这些事情处理好了之后，差不多已经是上午11点左右了，然后李丽开始打算进行别的工作，但是，一会儿，桌面上又显示收到了新的邮件，李丽打开来看，结果是一封垃圾邮件，将其删除，再去接着做手头的工作，结果一时却找不到思路了，于是只好去泡杯茶，一边寻找思路，等找到新的思路，没做了多久，午饭时间又到了。李丽快速将手头的工作告一段落，去吃午饭，午饭过后，第一时间仍旧先是去看邮箱，将新收到的邮件处理掉，然后接着做其他的工作。
这样做的结果就是，因为一天的大部分时间都集中在收发邮件上了，所以，本来能够轻松完成的其他工作却没办法完成了，只得利用晚上的时间。因为自己资历尚浅，对时常需要加班才能完成工作任务没有什么异议依旧任劳任怨，兢兢业业，勤奋刻苦地做着自己的分内之事。但是，随着工作任务的份量越来越多，原本只需要加班一小时就能完成的工作，也变成了每天至少需要在下班后继续工作3小时才能勉强完成。于是，李丽渐渐觉得力不从心了，每天晚上回到家都差不多10点钟了，什么都来不及做，就已经深夜，而且累的要死，第二天起床的时候感觉浑身都没有精神。
李丽觉得自己不能再这样下去了，于是去向自己的前辈——宋姐请教，有没有其他可以快速完成自己工作任务的方法。宋姐仔细询问了李丽每天的工作状态，向她提出了一个建议——固定收发电子邮件的时间，而将主要精力放在重要的工作上。比如，每天在上午10点半、午饭后、下午3点半个查看一次信箱，将需要解决的事情一一处理，而其他时间，则将精力放在其他重要且紧急的事情上，不要一味地随时查看电子邮箱，将别的工作当作附属。李丽恍然大悟，按照松解的建议来安排自己的工作时间，不再随时关注电子邮箱，而是在固定的时间里收发电子邮件。其余时间，则用心处理其他的工作事务。一段时间之后，李丽发现自己的工作效率果然大大提高，在下班前总能完成属于自己的分内工作，而不需要没日没夜的加班了。
虽然电子邮件方便了交流沟通，但同时也耗费了你的时间。电子邮件明显有他的弊端。难以理解的电子邮件会让职员不能专心于重要的工作，模糊了沟通渠道，还常常产生额外工作。所以，我们要学会在适当的时间收发电子邮件，而不是将全部精力都放在收发电子邮件上。
为什么要固定收发电子邮件的时间
即时通讯、IP电话，这些新鲜技术的出现，让人与人之间的沟通更方便。尽管强手如云，电子邮件依然魅力不减，依然是商务沟通最主流的方式。电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。在给我们带来便利的同时，电子邮件的收发无疑也让我们浪费了不少时间，那么，要保持高效的工作节奏，就要避免电子邮件给我们带来的困扰，在固定的时间里收发电子邮件，而将主要精力放在其他重要工作上。那么，这样做究竟有什么好处呢？
1、不会随时被打断工作思路。
2、将主要精力放在重要工作上，不至于“捡了芝麻丢了西瓜”。
3、邮件里所包含的信息即使重要也不一定是最紧急的，完全没有必要时时刻刻先惦记回复查收邮件。
4、很多邮件可能跟自己并没有直接联系，不要把时间浪费在这上面。
5、节约时间，提高工作效率。
怎样高效地处理邮件
电子邮件是最适合传递这种利用文字便能完整表达的、操作性强的信息了。如果你能充分利用电子邮件的优点而避免其浪费时间的种种陷阱的话，电子邮件就是一个强大的工具了。如果你知道如何高效利用电子邮件的话，它将会帮你节约大量时间，这些技巧包含在发送邮件和接受邮件过程中。那么，在接收电子邮件的过程中，究竟有些什么技巧，可以让我们大量节约时间，从而大幅度提高工作效率呢？
1、要快速弄清楚电子邮件所表达的意思和包含的重要信息。
2、采用更好的沟通平台进行讨论。
3、弄清楚该邮件与自己的关系——直接还是间接，或是无关，采取恰当的措施。
4、对方希望自己做什么或是希望对方做什么，一定要表达的清晰明了。
5、创建良好的文字构架。
6、有效跟进。
几个关键，避免邮件弊端
虽然邮件不可避免地给我们带来一些麻烦，浪费了不少时间，但同时，我们也不能否认它给我们的工作生活带来了便捷便利。尤其在这个信息、电子邮件基本已经成为我们生活工作的必需品，很多时候更是需要电子邮件来发挥它的超强能力。所以，我们就要想办法避免邮件所带来的弊端，而尽情享受它给我们带来的便利和简洁。下面的几个关键原则，就能在很大程度上帮助我们避免邮件所带来的弊端：
1、不适合电子邮件讨论的事宜，要学会采取更有效的方法；
2、适当过滤垃圾邮件；
3、和自己没有直接关系或是不明其意的邮件，直接忽略；
4、需要领导来决策的邮件立刻转发，并通过有效方式来提醒老板；
5、有效编辑邮件，给人清爽干净的感觉。
提高效率才是王道
要知道有什么样的思维就会有什么样的行为，良好的心境和正确恰当的行为是实现目标、事业取得成功的晴雨表。身在职场，大多数功成名就的人，往往会出现两种心理：一种是趁着事业如日中天再加一把火，使其人生事业之火烧得更旺；另一种就是觉得在这些打拼的日子里确实吃了不少苦头，现在可以躺下身子歇歇，办事也就拖拖拉拉，事业也就每况愈下。当然，从你的内心中决不会选择后者，但是，人天生具有一种“惰性”，当你懒惰时，你会有“忙社交”、“没时间”等许多借口来拖延办事时间。为了避免这种惰性，我们必须从各方面着手，节省时间，大大提高工作效率。
只有提高了工作效率，我们才能在规定的时间内完成更多的时间，也才能有更多的时间为自己做出更加周详的人生规划，使自己在职场中一发冲天，从此不断接近成功！
总是遇到漫无目的的谈话和会议？
巧用小动作暗示对方
不论是在工作还是生活中，谁都不可能遗世独立，埋头做自己的事情就可以。所以，在与同事领导或是客户打交道的过程中，总免不了各种各样的谈话或是会议。而这些，则有可能会成为我们工作的大部分内容。因为不论你从事什么工作，在哪个岗位上，都避免不了要与同事领导沟通，要根据客户的意见来改进产品或是开发新产品。而且，很多重要决策都是在会议上商讨出来的。
那么，你是否遇到过这样的情况：跟客户通电话的时候，说着说着就不自觉地转到了跟工作毫不相关的闲聊上面，兴高采烈地话家常，于是，时间就不知不觉被浪费掉了；在会议期间，因为迟迟拿不定主意，所以会议的时间被一拖再拖，不知不觉中，又浪费掉了很多的时间……因为时间被如此浪费掉，所以，导致自己没有时间去完成接下来的工作或是计划表上的事情。
拿刘洋举例，你真的能避开漫无目的的谈话和会议吗？
刘洋是业务部的员工，每天都在跟各种各样的新老客户打交道，介绍公司的新产品，对老产品做些回访，并对开发新产品搜集相应的信息和建议。于是每天的工作基本都是在电话、邮件与小组讨论会中渡过。刚开始时候，刘洋的同学们都很羡慕这份看上去很轻松并且没有具体时间限制的工作，刘洋也很是自得。但是，试用期一过，正式融入公司之后，刘洋却是有苦难言。这风筝看似轻松，实则不然。虽然每天计划的日程表上只有那么叫几件事情，而且也没有多大的难度，但是，实践起来，却完全不是那么一回事了。比如，跟客户介绍新产品的时候，为了熟络彼此之间的感情，而不是单纯为了交易而交易，刘洋总是象征性地向客户问一些生活中地关心，以示关心，十几分钟之后，才将话题扯回到产品上面，然后，谈完产品之后，不自觉地又回到家常上面，直到觉得似乎是没话说了，才挂断电话。这样下来，一个上午的时间，也就能够跟五六位客户联系完，而计划表上，还有七位急需联系的客户。中午匆匆忙忙吃完午饭，刘洋打算急需各种，但是，小组长却过来通知：下午有个小组讨论会，关于新产品的反馈意见，每个人都必须参加。等到会议结束的时候，已经下午4点半了。刘洋的各种任务自然是没办法完成的。但是，这个工作却不太适合加班，即使加班，也只能比下班时间延后一个小时。所以，到了周末的时候，只能望着同事们兴高采烈的计划着游玩地点和出行，而自己只能独自在办公室加班。
渐渐地，刘洋就觉得力不从心了，一个月里，没有一天能够好好地休息，认识铁打的人，也受不住啊。于是，刘洋决定改变自己的现状。观察了好几天，刘洋发现自己小组里副组长的效率可以算是小组里数一数二的，而且人又温和，于是，刘洋决定向他请教。副组长听说了刘洋的情况之后，向他提了一个小建议——缩短与客户打电话的时间，遇到无法立即结束通话的时候，要适时向对方做一些笑的暗示；在会议中也是，若是会议进入到了漫无目的地谈话中，就要做出一些明显的小动作，提醒对方自己时间紧张。
刘洋按照组长的建议去做，一段时间之后，果然工作效率大大提高，在一天的8小时内，很轻松就能完成日程表上计划的事情。并且因为不用再加班，周末得以有足够的时间休闲娱乐，整个人的精神状态也更加好了，工作起来也更是得心应手。
无论何时，我们都避免不了与同事或是客户、领导谈话，更不可避免公司内部的一些决策讨论会议，那么，怎样才能不让这些谈话和会议发展成为浪费时间的无聊事务呢？这时候，我们就要学会巧用各种小动作来提示对方，自己的时间很宝贵，还有很重要的事情需要去做，从而从这些事情中解脱，将时间花费到真正需要的事情上去。
为什么谈话和会议会变得没有意义
我们经常跟各式各样的人打交道，但往往忧郁各种各样的原因，我们没有自始至终把注意力集中在一件事情上，也就是自己最初的目的。而是在不停地谈话中，渐渐忘却了这个目的，于是，谈话简便的毫无意义，且浪费自己的好多时间。在公司例会或是与合作伙伴的商谈会议中，也可能会如此：因为一时没有更好的主意，为了掩饰自己的尴尬或是拖延时间给自己整理思路，于是将话题扯到完全不相关的地方上去，然后，时间就被这么浪费掉了。现实的工作中，这种情况并不少见，那么，究竟是为什么，我们本是为工作做得更好而积极的谈话和会议，会变得毫无意义呢？
1、为了避免尴尬，从其他主题切入谈话。
2、谈话没有技巧，不能及时切入主题。
3、瞻前顾后，吞吞吐吐。
4、条理不清晰。
5、没有事先总结谈话或是会议要点。
6、不明确自己的目的。
如何巧用小动作，避免不必要的时间浪费？
但是每个人每天都只有24个小时，这有什么分别呢？分别之处在于时间的单位价值。因此提高时间的价值就是提高单位时间的价值，这有两种办法，一是在单位时间内做更多的事情；二是在单位时间内做更重要的事情。漫长的谈话和无重点的会议无疑不在这两者之中，不仅会大大浪费我们的时间，让我们的工作变得紧张而无序。为了避免时间被无意义地浪费掉，我们就要学会适时掐断无意义的谈话和冗长而找不到重点的会议，那么，如何来做呢？
1、每次通电话之前，先想清楚自己的目的。
2、适当寒暄几句，快速进入主题。
3、将事情说清楚之后，不要再漫无目的地瞎扯，而是尽快结束谈话。
4、会议开始前，在纸上写几个关键词，作为自己发言的要点。
5、尽量言之有物，不要空洞地说些大理论。
6、适时向领导提醒会议的重心。
几点关键，言之有物
交流和会议商讨的重要性，导致我们不可能避开这两个内容而完美的完成工作，但是，更不应该把时间花费在无意义的胡扯和得不到任何有用信息的冗长会议上。所以，我们要适时提醒对方，给自己也给对方节约不必要的时间浪费，从而轻松完成工作。这就需要我们，不论是在交流中还是在会议中，都要言之有物，将两人的话题紧紧围绕着工作的目的和说要达成的效果来进行。那么，在用小动作提醒对方的时候，还要注意哪些事项呢？
1、控制会议时间，确保与会人员不要迟到。
2、罗列会议索要研究或商讨的内容，确保不会跑题。
3、善于处理会议中的不同意见。
4、对发言进行适当的鼓励或小结。
5、打电话时要一心一用。
6、集中使用电话。
7、时刻保持节约时间的意识。
提高效率，迈向成功
时间就是生命。它能纠正错误，考验真理，医治忧虑。它也是最聪明的哲学家，它的教训人们必须聆听，因为它所阐明的真理，是在世的所有老师都无法教给我们的。每个人面前都有相同多的时间，我们一定要学习如何加以运用。