书城成功励志回家的欲望:时间最有力量
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第18章 制定完美的日程表(5)

但是,真是如此吗?在我们习惯性地抱怨之前,不妨先来看看同事们的工作状态,他们是否也跟自己一样,牺牲了吃饭和休息娱乐的时间,一刻不停地进行工作,结果却还是需要加班?如果不是的话,那么,肯定是我们自己的工作效率出了问题。

拿向南举例,你真的合理安排了自己一天的工作和休息时间吗?

向南在大学的时候并不出色,毕业的时候也是靠着运气好才能进入了这家大公司,于是,本着“勤能补拙”的理念,向南在工作上一只尽心尽力,兢兢业业,一刻也不敢放松。但是,即使如此,向南依旧觉得自己的工作任务量太大了,时间太紧了,要在规定的时间内完成几乎是不可能的事情。于是,每天吃午饭的时间,也能看到向南一边端着饭盒一边翻看文件;连上厕所都是急匆匆的样子,至于喝茶泡咖啡,更是很少见;有时候下班了,向南也依旧埋在文件堆里,继续工作……

一段时间之后,向南发现自己的工作效率不仅没有提高,反而每天都有更多剩余的事情没有完成,心里焦急不已。相反,同一办公室的林姐,每天比自己要处理更多的事情,人家却能按时完成工作,很少加班,甚至午饭过后还有时间去散散步,喝杯茶。向南羡慕不已,决定向林姐讨教经验。

林姐了解了向南的情况之后,向他提了一个建议——在工作中,也学会适当的进行休息。经过一上午的辛苦劳作之后,人的精神状态和生理都会有一定的疲乏感,这时候,不妨利用午饭时间,走几步路,喝杯咖啡,或者看几页书,休息一下,就当作是自己辛苦的工作奖励。这样,到了下午的工作时,肯定又可以精神百倍,工作效率自然也就大大提高了。

向南恍然大悟,按照林姐的建议去做。一段时间之后,果然发现自己处理工作的效率提高了不少,不论何时,都能保持清醒的状态,工作的时候精神奕奕,思路清晰,自然速度也就变快了。

我们常常觉得不浪费时间就是最好的工作状态,但是,真正的高效工作,则是要学会适当的休息,只要保持了高度的集中注意力和思路,才能确保工作尽快被解决,也从而能够高效工作。所以,我们在日常工作中,不光要埋头苦干,还要“忙里偷闲”,给自己的精神来个放松。

为什么要“忙里偷闲”

当一个人把全身的每一个细胞都调动起来,全身心地投入到他内心渴望完成的工作中去时,我们常说这个人以最佳状态在工作。良好的精神状态具有一种化腐朽为神奇的强劲力量,能把许许多多的“不可能”转变为“可能”。

良好的精神状态是诞生高绩效的沃土,这正是老板期望看到的。失去了工作激情,高绩效的萌芽就会“夭折”,你的身价就会贬值,由一名前途无量的员工变成一名平庸的员工。因此,为了避免这种现象的发生,就算工作不尽如人意,就算工作让你感觉单调乏味,你也不要愁眉不展、无所事事。无论发生了什么事情,都要用积极的精神状态掌控自己的情绪,让高绩效的“萌芽”茁壮成长起来。所以,我们要学会“忙里偷闲”,在疲乏的工作中为自己寻找解决的方法,时刻使自己处于最佳的工作状态中。那么,“忙里偷闲”究竟有什么好处呢?

1、使自己时刻保持最佳的精神状态。

2、对工作充满信心和热情。

3、时刻保持好的心情。

4、能够预防诸如“颈椎炎”之类的疾病,保持身体健康。

5、劳逸结合,才能高效。

6、给大脑充充电,才能保持思路清晰。

怎样“忙里偷闲”

让自己保持对工作的积极主动,是保证工作激情的最有效方法。要做到这一点有一定的难度。工作并非只是一种谋生手段,工作更是自己成就一番事业,建立功绩的一种有效途径。保持激情,就要给自己不断树立新的目标,挖掘新鲜感;把曾经的梦想拣起来,找机会实现它;审视自己的工作,看看有哪些事情一直拖着没有处理,然后把它做完……在你解决了一个问题后,心中自然就会产生一些成就感。这种新鲜的、激动人心的感觉,就是让激情每天都陪伴你的良药。要做到这些,就要学会“忙里偷闲”,让自己始终有一个最佳的工作状态。那么,怎样才能做的“忙里偷闲”呢?

1、完成一件工作,在进行下一个任务之前,喝一杯杯咖啡,远眺一下。

2、趁着去洗手间的时间,伸个懒腰,做个“伸展运动”。

3、午饭过后,散散步,看看路边的风景,调节一下沉闷的气氛。

4、时间不是很紧迫的时候,到网上遛个弯,看看笑话听听音乐。

5、工作进行不下去的时候,可以看几页书或是翻翻报纸,换个思路。

6、抽空儿打个小盹儿。

“劳逸结合”,而不是一味的休息

保持高效的工作,并不是说一味地在进行工作,而没有休息,这样只会导致我们后面的工作很没有精神,并不能如愿达到高效的效果。只有劳逸结合,才能真正高效。在工作中,要是都学会“忙里偷闲”,让自己的精神和生理状态都保持在最佳的水平上,才能准确快速地找到工作的要点和切入点,顺利按时完成工作任务。那么,“忙里偷闲”还需要注意些什么事项呢?

1、“忙里偷闲”不是一味的休息,而是要“劳逸结合”。

2、休息也要选择恰当的时机,不要在最忙的时候去“偷闲”。

3、休息并不一定要睡觉,散散步、看看杂志、喝杯茶这都算是休息。

4、可以适当做点自己感兴趣的事情,但要注意一定要以工作为主。

精神饱满,工作也能变假日

在正确的时间,出现在正确的地方,面对正确的对象,做正确的事情,是高效率工作并获得成功的根本。这就比如,在精神疲乏的时候,要懂得适当休息,然后以更加饱满的精神去进行下面的工作。

只有在工作中积极完成任务,得到老板的奖赏和同事们的认可,我们的工作才是有价值有意义的,也只有这样,我们才能在工作中享受到愉悦的乐趣和极大的成就感。精神奕奕地完成每一项工作,实现自己在工作岗位上的人生意义,即使在任务繁杂的工作日,我们也能享受到假日一般的优越感!

如何不被小事降低工作效率?

把所有的琐事放在一起,集中时间处理

日常工作中,除了项目之类的大事件,还有许许多多的小事务,需要我们去解决,比如,回复邮件,回访不同的客户,整理文件,为老板寄个快递,到前台取快递……这些事情也会在一定程度上花费我们不少的工作时间,从而降低工作效率。

不要找借口,说这些事情即使很小很简单,也需要花费大量的时间;或者说这些不是自己工作范围内的事情,把它推给别人,或是理所当然地拿这些事情为自己没能完成的工作任务辩解。看看自己身边的同事,他们是否就可以不用去做这些琐碎繁杂的小事情,或者做了这些小事之后,就可以理所当然地将正经工作延后?既然不是,那么,肯定又是自己管理时间出了问题,所以,没能达到理想的效果。

拿安阳举例,你真的没有被小事降低工作效率吗?

安阳是公司的办公室文员,每天都会面对一些繁杂琐碎的小事情:擦桌子,倒垃圾,收发文件、传真,回复客户电话,写工作日志,安排会议……再加上自己的日常工作,本来就一句忙的不可开交,还经常被同事和领导临时插进来一些事情:“小安,帮我寄个快递!”“小安,帮我拿一下上周的报表。”“小安,我想看一下这周的考勤统计。”……即使有时候正专心致志地做自己的工作,被迫去帮领导或同事去做一些事情之后,再坐下来的时候,思路已经荡然无存。再恢复到原先的状态,会浪费不少的时间;有时候,为了处理一个客户的投诉电话,也不得不花上半个小时甚至一个小时的时间;或者,有些时候,自己正忙,老板却召集全部员工开会,这又好几个小时……即使安阳每天勤勤恳恳,兢兢业业,也总免不了要在晚上或是周末,牺牲自觉地休息娱乐时间,将未能处理完的事情做完。

刚开始的时候,安阳觉得:也许是自己还不熟悉公司业务流程,所以工作起来有些慢,效率不高也是正常的,但是,已经大半年过去了,安阳还是在继续着这样的日子,没有休息,没有娱乐,甚至有些时候还要把工作带回家;工作的时候,为各种事情跑来跑去,老板一有吩咐,立刻放下手头的工作,即刻去做。安阳觉得心力交瘁,这样的工作实在太累了。

公司组织春游的时候,安阳跟公司项目组的刘姐住同一个房间,晚上两人聊天聊的很愉快,安阳忍不住将自己工作中的焦虑和困难向刘姐倾诉了。刘姐听完之后,向安阳提了一个小小的建议——善于利用时间,将相同的琐碎小事集中到一起处理。比如在自己去洗手间或是打开水的时候,顺便帮上司也一并打了,这样就不用跑两次;帮老板寄快递的时候,顺便帮公司其他人的快件一起取回来,发到每个人手里;将报表和考勤统计贴到宣传栏上;在开会的时候,将自己一周的情况做个汇总,在会上一并说了……安阳恍然大悟,按照刘姐的建议去做,每天在上午中午下午各抽出1个小时左右的时间,来处理各种琐碎的小事,然后其他时间集中注意力做自己的日常工作。一段时间之后,果然发现自己的工作效率大大提高,再也不需要加班,而且,偶尔还能在午饭之后小憩一会儿,整个人精神多了,工作的时候也更加得心应手。

工作中,我们常常很紧张,感觉自己的时间不够用,这件事情还没有做完,那件事情又被摊到了手边,但是仔细回想的时候,发现自己并没有做多少有意义的事情,这是因为我们把很多时间都浪费在了处理各种各样的小事情上。所以,我们就要学会将各种琐碎小事集中到一起处理。

为什么要将小事集中到一起处理

人们的时间很少花费在他自己想要花费的地方。这种想法捉弄了时间的主人,使得人们错误地认为,自己的时间正用于应该用的地方,并没有认识到他现在的行为是在白白地浪费时间。比如放下手中的重要工作,而抽出时间去特意处理各种临时的或是意外的小事件。

人们往往忽视做事所要达成的目标,或者忘记做事所要达到的预期效果,而把精力全部集中在随时发生的事情或活动上,遇到什么事情就去处理什么事情。终日忙忙碌碌而漫无目标,渐渐成为他们的生活和习惯。这些人们趋向于活动型而不是效果型。他们不是去支配工作,而往往是被工作所左右。他们把动机误作成就,把活动误作效果。这样,自然就大大降低了我们的工作效率,为了避免这些情况的发生,要学会将各种随机的或是固定的小事件放到一起,集中处理。那么,集中处理各种小事究竟有什么好处呢?

1、正在进行中的工作思路不会被打断。

2、将主要时间和精力花费在重要的事情上。

3、相同事件集中在一起,不需要随时转换工作思路。

4、节约时间,提高效率。

5、明确自己每一天的工作目标,而不是被繁琐小事缠住。

6、有计划有目的地做事。

怎样才能不被小事降低工作效率

英国哲学家罗素说:“假使人们在决定一些琐事上,不浪费太多的时间的话,那么,他们一定能完成更多的事情。人们往往因为拼命想把每一件小事都做得完美无瑕,因此在大事上总是一事无成。”

对于一些无关紧要的生活小事,最快的决定就是最好的决定,应该把宝贵的时间用在最值得花费的地方。所以,我们在处理琐碎小事情的时候,一定要尽快将它归类,待到合适的时间再一并处理,而不要遇见一件去处理一件,将大好的时间无端浪费掉。那么,怎样才能不被小事降低工作效率呢?

1、快刀斩乱麻。遇到琐碎小事,要立刻确定它的价值以及合适的处理时间,而不要磨磨蹭蹭浪费时间。

2、不要吹毛求疵。很多时候,这些琐碎小事并没有太大的价值和意义,所以,不要花费大量时间在上面,力争做到最完美,那只是在浪费时间。

3、立即行动。不要把时间花费在思考怎么去做,而不是立即行动。

4、杜绝无意义的电话。

5、如果会议时间过长,适当做些事情,不要把时间浪费在冗长而意义不大的会议上。

6、认真工作,尽量不要返工。

几个关键事项,大大提高工作效率

应接不暇的杂务明显成为日益艰巨的挑战。许多人整日形色匆匆,疲态毕露。放眼四周,“我好忙”似乎成为了人们共同的口头禅,忙是正常,不忙是不正常。

为了改变这种“焦头烂额”、“应接不暇”的工作状态,我们必须学会合理有效地利用时间,在正确的时间做正确的事情,不要把时间浪费在无关紧要的事情上。所以,我们把相同类型的琐碎小事放在一起处理,为自己节约更多的时间,从而提高工作效率。那么,将各种小事集中在一起处理还需要注意哪些事项呢?

1、一定要按照事情的轻重缓急来做事。琐碎的小事并不一定就是没有任何价值的无聊之事,若遇到重要的小事,也要在第一时间去处理。

2、即使是小事,若是固定的,也要写进日程表或是计划表。

3、磨刀不误砍柴工,处理工作之前,一定要明确方法。

4、做工作的主人而非奴隶。

5、注重结果并不意味着花费大量时间。

摆脱烦琐,不再把工作带回家

既想在工作上做出一番令人刮目相看的成就,又想过着自在惬意的生活。可是,结果总是两头不讨好,往往得到了这个,就得失去那个。很多人的现状都是这样的。为什么会如此呢?原因很可能出在把工作与生活混为一谈上。其实,工作就是工作,生活就是生活,如果错把谋生的工具当成人生的目标,而且太把它当回事,就会把自己弄得一团糟。

其实,工作与生活是两回事,应该用两种不同的态度来看待。工作上,不管你从事何种行业,你演的只是职务的角色;而回到真实生活里,你要演的才是自己。在工作中,要学会善于利用时间,积极主动,提高工作效率,将工作在8小时内完成,而不要再带回家。离开公司,就是自己的私人生活了,不要再去想工作中的事情,而要全心全意享受生活。

这个世界上有那么多有趣、精彩的事物,值得去发现、去探索、去研究,而工作只是其中的一部分而已,我们千万不能因为工作而失去生活、失去自己。