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第19章 文明礼仪——把小礼仪无限放大(6)

(1)处理老板和秘书关系的原则

互相尊重,互相了解

老板和秘书的关系要顺利发展,双方都需要加深认识,了解对方所做的事。如果双方对对方的一般生活状况稍有了解的话,会有助于双方关系的营造。一般地,秘书比较了解老板,而老板则不是。因此,老板必须有意识地克服这种缺陷,如果知道秘书什么时候病了,或是遇到了什么重大事情。

两者更应该相互尊重。老板要尊重秘书的工作,同时,老板透露给秘书的一些私事或者秘书向老板吐露的一些私事,都应该予以绝对的尊重。

多为对方考虑

双方都应了解对方对于自己的期待。秘书常常为老板的利益考虑,而老板常常忽视这个问题。其原因很简单,许多老板认为自己在工作上的需要才是最重要的。因此,他们会让自己的秘书承担不合理的要求和事情。

(2)老板的注意事项

一般说来,老板不要让自己成为这样的人,一个无聊透顶的人,一个专门“奴役”他人的人,一个懒惰且玩忽职守的人,一个不怀好意且好挑衅的人,一个老是想操纵对方的人,以及其他许多种不符合其身份与角色的人。如果要说得具体一些,下面这些事情可谓一个好老板的禁忌:

①无时无刻不在监视对方的一举一动。有些老板喜欢监视秘书的一举一动,甚至在吃午饭或下班后也不放过。

②以小人之心度君子之腹。有些老板认为办公室的每一个人(尤其是秘书)总是无时无刻不竖起耳朵及睁大眼睛地注意自己,以至于自己的每句抱怨或牢骚都会被对方听去而到处宣扬。

③打断对方。就只是因为老板突然想起了一些似乎是重要的事,因而无礼地打断秘书与他人的谈话或是电话。

④争功诿过。总认为秘书该为自己的错误负起负任。

⑤突然消失不见。在没有交代自己的目的地及何时回来的情况下,就突然不翼而飞。

⑥忽视对方。不管秘书的死活,对方即使有不正常、不合理的工作负荷也是抱着事不关己的态度。

⑦冷嘲热讽,使对方无地自容。嘲讽秘书在报告上所打的字错误百出,只有小学文化程度,而且还坚持给对方一些没有必要的“指正”。

⑧爱管闲事,喜欢干涉他人。

⑨凡事支吾其辞,喜欢敷衍搪塞。但却经常只是为了展现自己“力量”而做些无关痛痒的改变。

⑩故意让人不好过。在秘书快要下班之际,突然塞了一大堆并不急切的工作给对方。

除此之外,一位老板也要应避免和其秘书发生沟通不良的事情,一位出色的秘书对于上级所交付的任务如有不明白的地方,应立即提问,切莫不懂装懂。

(三)秘书的注意事项

对于秘书,下面的事情必须谨记在心。

①秘书应谨守分寸,如谦恭有礼地对待老板,和老板保持适度的友谊而不至于过分的狎近,提供给老板可靠的信息来源,替老板保守必要的秘密等等。

②如果老板有了什么错误的行为,不做不顾一切代价地寻求报复。

③如果老板对其他人做出什么轻率、粗心或欠周详的行为时,不可在旁拍手叫好,也不可“强出头”——代替受害的一方向老板讨回公道(除非受害人是自己)。

④秘书也不可“恃宠而骄”或“假传圣旨”,也不能“拿着鸡毛当令箭”,仗着自己和老板的关系逼迫其他人。

(四)如果在办公室里用餐

在办公室工作的员工,一般在单位食堂就餐,有的经常在办公室中用餐。在办公室中,与同事一起进餐是件方便、愉快的事,但你不要忽略一些小节,破坏了你在同事中的良好形象。

①及时将餐具洗干净,最好把一次性餐具立刻扔掉,不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有事情耽搁,也记得礼貌地请同事代劳。

②开口的饮料罐,长时间摆在桌上总是有损办公室雅观,也应尽快扔掉。如果不想马上扔掉,或者想等会儿再喝,把它藏在不被人注意的地方。

③弄得脏乱以及吃声音很响的食物,会影响他人,最好不吃,吃时也尽量注意点。

④食物掉在地上,要马上捡起扔掉。餐后将桌面和地板打扫一下,是必须做的事情。

⑤有强烈味道的食品,尽量不要带到办公室。即使你喜欢,也会有人不习惯的。而且其气味会弥散在办公室里,还是很损害办公室环境和公司形象的。

⑥在办公室吃饭,拖延的时间不要太长。他人可能要即时进入工作,也可能有性急的客人来访,双方都有点不好意思。

⑦准备好餐巾纸,不要用手擦拭油腻的嘴,应该用餐巾纸擦拭。

⑧嘴里含有食物时,不要贸然讲话。

基础礼仪自我检视表

1.在比较正式的场合,和别人说话时,你的表现是:

A.直直地盯着对方的眼睛;

B.面含微笑,不时地看着对方的眼睛;

C.边听对方说话手里边忙着其他事情;

D.不时地插话;

E.如果对方说错时,立即给以纠正。

2.在比较的正式场合用餐,你的表现是:

A.站起身来伸直手臂去夹远处的菜;

B.在菜盘里翻找自己想要的菜,不爱吃的再放回去;

C.夹菜前先舔舔自己的筷子;

D.趁机给新朋友递上自己的名片;

E.随口把骨、刺直接吐到桌上或地上。

3.在打电话时,你的表现是:

A.响过五六声后再接;

B.得知对方找你所认识的人时,不问对方是谁而直接让对方改时间打;

C.在工作时间打个人电话;

D.接起电话时,首先说:您好;

E.说完话时自己先挂断电话。

4.使用名片时,你的表现是:

A.把名片印制得颜色多一些;

B.接过对方的名片后,直接装进衣兜;

C.用左手向对方递送名片;

D.递送名片时,把顺字的一面向着对方;

E.把名片放在钱夹里。

5.穿着西服时,你的表现是:

A.如果是三粒的,扣最下面一粒扣;

B.如果是两排扣的,全扣上;

C.保留西服袖子上的商标;

D.让衬衫的袖子短于西服的袖子;

E.如果是一粒扣的西服,不扣扣子。

6.在日常工作中,你的表现是:

A.为了方便,拜访直接上门;

B.对面交谈,有第三者在场时,也用方言俚语;

C.上网时,将自己单位的工作情况和细节告诉网友;

D.工作上的好与坏,得与失,都让它尽情写在脸上;

E.任何场合都板着脸,以显得严肃、认真。

7.如果你给来公司访问的阿联酋男性商务合作伙伴选礼物,下面合适的是:

A.封面上印有公司标志的集邮册;

B.真皮名牌皮带;

C.高级有机茶;

D.茅台酒;

E.印有端庄而著名的女名星图片的礼品。

8.接电话测试:

A.电话一响立即或者响过四五声再从容地接起来;

B.如果不是本部门的电话,就没必要理,免得耽误正常的工作;

C.快下班的时候,为了能更好地解答客户咨询,让客户改天再打电话来;

D.如果电话意外中断了,即使知道对方是谁也不应该主动打过去,而是等对方打过来;

E.在和客户谈事的时候,如果手机响了,应该避开客户到其他地方接听。

9.在你准备应聘时,你的表现是:

A.穿得越时尚越好;

B.不必考虑本地区本行业的普遍工资,直接要求一个自己认为中的数字;

C.把求职表修饰得越漂亮、越复杂越显档次;

D.对方要求先寄简历表时,带着简历表直接上门拜访;

E.去面试时,让朋友或家人陪着。

以上9条的那些情况,你发生过吗?其实,只有“1”中的“B”,“3”中的“D”,“7”中的“C”是得体的。

仪态形象检视表

姓名时间

序号

检视项目

自我检视

1

姿

下颏

手位

2

姿

步幅

步速

摆度

3

姿

上身

腿位

手位

4

角度

手型

频度

5

角度

眼光

手位

检视要点

YES(∨)NO(×)

您是否积极回应对方话语?

您是否经常的点头?微笑?赞许和鼓励的眼光?

您是否留意您沟通过程的态度?

您是否注意对方每句话?

您是否经常不断的确认过程的信息?

您是否能说出让人印象深刻的沟通话语?

您是否有不可、良的口头禅?嗯、呵、大概、可能、差不多、很多、很少、然后、这个、那个、就是、讨厌、恶心、烦人、神经并有病等等……

您是否使用过多的专用术语?

您是否只顾表达自己的看法?

您是否使用不友好的话语?

您是否注意选择沟通环境?

您是否随时确认不了解的信息?

您是否只听自己想要听的信息?

您是否能区分事实与意见?

您是否能主动了解别人的立场?

您是否听到对方的不满时急于打断而辩解?

有效沟通检视表

个人魅力形象锦囊

向上司汇报工作遇到的麻烦是,要预备3个解决方案供其抉择,并谦虚的请教解决之道;

一个人的形象也是社会环境的一部分,千万别把它看成是自己的,与别人无关。