电话交流的注意事项
电话交流是最能展示职场口才的方法。许多人认识到了口才的重要性，在平时也格外注意。但是，用电话交流的时候却常常忽视应有的礼貌和交流方法。其实，打电话也是展示一个人口才的重要“窗口”，只要掌握了其中的技巧，你就可以轻松地在不与对方见面的情况下，让自己的语言充满情感魅力。那么，电话交流应该注重什么？
1.电话里交流应该以情感人
不要认为在电话中交流时，谁也看不见谁，讲起话来就不注意带有感情和动作。其实，这是不对的。在电话里与对方说话也应该充满情感，激动时也能加上肢体动作，因为你讲出来的话是否是干涩而没有感情的，对方听到声音就知道你的心态。对方想象到你毫无表情地与他谈话，心里也就没有热情了，这样，就会中断或阻隔两人的感情交流，失去感情上的契合，进而语言交流也就失去了意义。
假如现在很难过或正在考虑难题，你很不乐意有人来打搅你，可此时突然有你的电话，那你在接过电话之前，要先整理一下情绪，使自己高兴起来，不要把自己的烦恼和不快传染给对方，更不能因对方在不恰当的时候打来电话而发怒。因为对方打电话时不知晓你在干什么，他打电话或许是为了让你高兴，或是想和你说一个重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来，对方马上就会感觉到，他会很扫兴，想说的话也会不说了。
2.声音清晰，发音准确
在电话中交流时，声音是你唯一的沟通介质。所以，传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音，同时，嗓门音量要适中，要注意发音清楚。
很多人在打电话时倾向于大声说话，尤其是在打长途电话时，非得大喊大叫不可，好像是因为距离远怕对方听不清。电话是一个现代化的通信工具，是很敏感的，根本不用大喊大叫。因为你大喊大叫时，对方也很难受，但又不好意思让你声音小点，只好在那里受罪。再就是当你大喊大叫时，也会影响到其他人的工作，同时，这也是粗鲁的表现。
3.尽量把话说明白
在电话中交谈比不上面对面说话。你看不到对方在做什么，不知道对方是否在听你讲话，对方也同样不知晓你是否对他说的问题有兴趣。因此，这就要求你在打电话时一定把话说明白，讲清楚，使两个人更好地交流。
同时，在打电话之前，要先整理好资料，这样可以使你的谈话更加精练、准确，并且使你给对方留下有条理的印象。
4.形成互动、有效的沟通
电话交流是双方互相回答、听说互动的过程。如果你要同对方谈话的内容太长，应先问问对方方便不方便。如问：
“您现在忙吗？要五分钟才能讲完，您介意吗？”
对方说：“不忙，请讲。”
这时，你可以按照计划说。
假如对方回答：“对不起，我现在有点别的事儿。”
这时，你应再约一个时间并说出重点，再告诉他：“以后再详谈。”
另外，当对方听你说话时，你要时不时地问问他，对你说的话有什么看法，让他发表些意见，假如一直是你在说，对方听多了就会分散注意力或不耐烦。你问他一个问题或问一下是否同意，就是提醒对方认真听，同时也是一种交流的补充，使双方都精力集中。
对方和你交谈时，你要边听边说“对”“不错”“很好”，这些话不要长，就一两个字就行，目的是为了让对方知道你在很认真地听他讲话，他讲话就更有精神。如果一方讲得很来劲，另一方不出声，讲者就会失去热情，认为对方不愿意听他讲话。
5.礼貌客气，注意礼仪
在和别人打电话的过程中，不管接你电话的人是谁，你都应很礼貌很客气地与对方谈话。你礼貌客气，对方才会乐意听你说。特别是对拿起电话的那个人，你是在给他添麻烦，你会让他去找你要找的人，你不礼貌，对方就会不愿认真对待，不会很想为你服务。即使你是个身份很高的人，或者是单位的主管或上司，但如果你打电话时说话很不客气，最后也会被拒绝的。因为对方并不知道你是谁，而且他在繁忙的工作中，接你的电话就已经很礼貌很热情了，你再不客气地与他讲话，他自然会很生气。有时，尽管他知道你是谁也不会注意你。
一样的道理，如果你正在工作，突然有电话打进来，只要你拿起了电话，就要很热情很礼貌地与对方谈话，不要不耐烦或很生气地与对方讲话。因为不知晓对方身份，也不知他要找谁，有什么事情。很有可能对方就是你的上级，而等他告诉你自己是谁时，你后悔也就晚了。有时，对方身份不高，但他找的是你的上司，若你不客气不礼貌，他会把你的情况说给你的上司，那么，你上级会对你留下坏印象。
打电话也是展示一个人口才的重要“窗口”，只要掌握了其中的技巧，你就可以轻松地在不与对方见面的情况下，让自己的语言充满情感魅力。
正确使用电话的基本用语
毫无差错地使用电话用语，可以为职场中的你树立一个良好形象，同时可以有效地促进沟通、交流。
那么，该如何正确使用呢？下面我们举一些例子来说明一下（△表示不妥用词，*为正确用语）。
例一：
△“喂！”
“您好！”
例二：
△“喂，你要找谁啊？”
“您好！这里是××公司，请问您找哪一位？”
例三：
△“给我找一下××。”
“请您帮我找一下××可以吗？非常感谢！”
例四：
△“先等会儿。”
“请您稍微等一下。”
例五：
△“这没有这个人。”
“他在另一处办公，请您直接给他打电话，电话号码是……”
例六：
△“他出去了。”
“抱歉，他不在。假如您有急事，我能否帮您转告？”
“请您待会儿再打电话。”
例七：
△“你谁啊？”
“抱歉，请问您是哪一位？”
例八：
△“有事吗？”
“请问您有什么事情？”
例九：
△“还有吗？”
“您还有其他事吗？”或“您还有其他吩咐吗？”
例十：
△“那可不成！”
“对不起，无法照您希望的办。”
例十一：
△“我记住了！”
“请放心！我一定照办。”
例十二：
△“什么，没听清！”
“抱歉！您可以再说一遍吗？”
例十三：
△“把您的号码、姓名留下。”
“抱歉，您能否将您的姓名和电话留给我。”
例十四：
△“听不清啊。”
“对不起，我听不大清楚。”
不管是哪个企业，都有可能接到抱怨电话，此时，接电话的人更要注意自己的礼貌用语。
毫无差错地使用电话用语，可以为职场中的你树立一个良好形象，同时可以有效地促进沟通、交流。
在电话里也能塑造自我形象
使用电话时，一定要照谈话那样进行，电话中的声音是你唯一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。那么，应该如何塑造呢？
1.恰当地进行自我介绍
电话中的自我介绍有两个目的：一是让对方知道你的姓名及工作单位，二是通过介绍使对方对你产生初步印象。前者是必需的礼貌行为，后是为了使事情更顺利地发展。
人们一般很看重最初印象，如得体的服饰，彬彬有礼的言谈举止等，都能给对方留下一个不错的印象。但是，打电话受条件的制约，一切都是通过声音来判断，因此，能否给对方留下一个好的印象，完全依赖于谈吐技巧。倘若缺乏这一技巧，要给对方留下好印象就很难。
自我介绍一定要注意这些问题：
（1）语言简洁明了，准确无误。
（2）讲究语言艺术。同样的话用不同的讲述方式，其结果有着很大的差别，语言技巧高的人，讲出的话更容易使对方接受。
（1）在介绍过程之中，如果对方发问，就不可打断话头，应当尽量给予满意的回答。
（2）把握好谈话节奏，给对方留有充分的倾听及发问的时间。
2.以亲切友善的语言传递信息
拿起电话听筒时，一个打招呼的“喂”字，就能传递很多信息。它能说明你的心情，如果是随意、放任，说明你正在空闲；假如你皱着眉头说话，电话中的声音绝不可能洋溢着温暖。同样，如果你说话时面带微笑，你的声音就能传递你的笑容。你愈友善，听起来就愈亲切。因此，要坐直身子，打起精神，充满信心同对方交谈。
同时，电话内容一定要精练。这可以提高沟通效率，还可以节省电话费。
在会议期间如果打进来电话，接听者常会不注意地说：“他正在开会，待会儿再打。”接着不等对方说话，“咣”的一声放下话筒。对方满怀信心或焦急地打电话来，却遭到这样待遇，肯定是难以忍受的。若这样的话，轻则对公司留下坏印象，严重的以后则不再往来。
正确的方法应是这样：当客户的电话打进来时，应回答说：“对不起，他正在开会，我可以替您转达吗？”或“您有什么事吗？”
总之，无论是谁都不会拒绝一个音色悦耳、态度友善的声音。如果在通话中你能做到这样，肯定会为自己的职场生涯带来很多便利和意外的惊喜。
使用电话时，一定要照谈话那样进行，电话中的声音是你唯一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。
通话时间需谨慎选择
选择正确的通话时间，是电话交流中必须掌握的原则。稍有常识的人都知道，选择不同的通话时间，将会收到不同的效果。
大多数情况下，由于性质不同、作息时间不同以及个人生活习惯不同，通话时间的选择分别确定。但不可以以自己的时间或需要来确定给对方打电话的时间。另外，打电话时，你要先思考下面的问题。
1.注意轻重缓急
如果不是非常紧急的事，职场中的电话沟通要尽量避开正常的休息时间。如用餐时间，以及餐后1个小时之内，再就是晚上10时之后，没有特殊的事情，最好不要打扰对方。
2.因人而异
很多的业务主管、公司经理都有夜间工作的习惯，给他们打电话时最好避开上午9时之前的一段时间。因为上班后他们需要一些时间来处理信件，布置当天的工作，时间会很紧，这会使通话效果受到影响。理想的时间可选择在上午10时至11时之间。如果是下午通话，在2点到4点之间是最好的。
3.适时征求他人的意见
假如你对对方还不太熟悉，可以征求对方意见，提出以下问题：
“一天之中哪个时间给您通电话最好？”
“什么时候找到你更方便？”
一般情况下，对方会根据自己时间来告诉你最好的通话时间。
大多数情况下，由于行业性质不同、作息时间不同以及个人生活习惯不同，通话时间的选择应依据上述情况来分别确定。但不可以以自己的时间或需要来确定给对方打电话的时间。
接听电话注意事项
当代社会生活中，电话已成为商业联络的一个重要工具。在职场中正确地利用这一工具，可以给工作带来许多便利，减少很多麻烦。那么，在接听电话时应注意哪些呢？
1.不能以随便的态度通话
虽然电话交流的媒介是你的声音，但你的情绪、语气和姿势都可能透过声音的变化传达给对方。所以，千万不要觉得接听电话是很随便的。
2.不要因失礼而造成误会
由于电话中没有肢体语言的辅助，因此要确定你得到的信息是否正确不是易事，因为这将全靠听力。为了避免一知半解、遗漏信息，听电话之前备好纸笔，以便随时摘记要点。听的时候不光要听对方说，还要注意他的说法，从声音之中收获一些信息。
同时，接电话时一定要礼貌。职场上许多不愉快和纠纷就是来自于失礼的电话应答。由于电话中不认识的双方无法看到对方的表情、手势，也没有办法把握氛围，因此，常会导致许多误会的发生，造成意外的麻烦。
假如在电话中产生了误会，应该直接见面道歉。例如，接线的人忘了转达主管人员必须回的电话，客户等了好久，却始终没有接到对方打来的电话，只好再打一次，而这回刚好是主管接的电话。