一、发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（一）公文的草拟
顾名思义，公文的草拟即公文的起草拟写，是公文形成的主要环节。草拟公文应当注意以下几点：一是符合国家的法律、法规及其他有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；二是情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；三是公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；四是拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；五是人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日；六是结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”第四层为“(1)”；七是应当使用国家法定计量单位；八是文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；九是公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（二）公文的审核
公文起草完毕送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的目的是保证公文撰写的质量。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。
（三）公文的签发以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
（四）公文的复核
公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（五）公文的缮印
指以签发的定稿为依据，经过打印、铅印或缮写制成正本文件。公文一般由发文机关办公部门负责印刷。由于正式文件具有法定执行效力，因此要求严肃细致，不出差错。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)。格式、字体、字号参考国家标准执行。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章位置与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。印制出的公文应清晰、美观。
（六）公文的用印
公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。党的机关公文印章应上不压正文，下不压年月；行政机关公文印章应上不压正文，下要骑年盖月。
（七）公文的登记
文秘部门应给文件编号并登记。
（八）公文的分发
文秘部门把登记后的公文分发给各受文机关。公文分发应做到准确、及时、安全，认真履行签收手续。
二、收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（一）公文的签收文秘部门负责签字收取公文，这是收文处理的第一步。除要对所收公文进行清点核对外，还要检查文件包装，发现有破封、散包、密封条被拆毁等情况，要追查或要求退回。签名时还应签注收到时间，急件除注明收到月日外，还应注明“时、分”。
（二）公文的登记
文秘部门应对签收的公文按规定编号登记，这是收文处理的重要程序。登记是为了方便文件的运转、查找、统计。登记的作用主要是有利于保护和管理文件，防止积压和丢失，便于文件的催办工作，可作为核对与交接文件的凭证。
（三）公文的审核
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，文种的选用、公文的格式是否规范。
（四）公文的拟办经审核，对符合《办法》规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合《办法》规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
（五）公文的批办
文秘部门提出的拟办意见经部门负责人审核后由主管领导或分管领导审批。
（六）公文的承办
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（七）公文的催办
送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，这是对公文承办工作的检查与督促。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
三、公文管理
公文管理即公文的收发、审核、用印、归档和销毁，由文秘部门或专职人员统一管理。
文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。
销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
四、公文整理(立卷)和公文归档
公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。