要想使你的办公桌上整整齐齐，就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面，最重要的是读完之后就收拾好。
首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，就可以不管它了。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把其他文件分类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然；知道该拿哪个。
在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理，做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。
为了区分文件内容的重要性，需要对文件进行细致的分类：
应立即处理的文件，是指紧急信件，比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。
暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。
有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，但如果你没有工夫马上阅读时，可以交给秘书去处理，然后让他向你汇报其中的主要内容。
放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。
以后再处理的文件，是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作，还有待于研究，需要更进一步地深入阅读或分析，以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。
另外，你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他什么，都应当迅速处理掉，或阅读，或回信，或销毁，总之，要防止文件的滞留。
有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时，就先把它放在公文包里，在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰，读一份东西要花30分钟以上的时间，而在汽车里，10分钟左右就可以读完了。
如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样，不久你就会惊奇地发现，庞大臃肿的文山已经被轻而易举地搬走。
下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。
策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。
策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事，但是，延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。
策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。
策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。
策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就做出反应。
策略六：作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟作出决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。
策略七：放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任，不但使他们也使自己有自由的时间。
策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。
策略九：建立一个好的，但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。
策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间巨大的浪费。
策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。
策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小，还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。
策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法，实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。
有些经理有一种不好习性，即实施项目，干了一段时间，就会半途而废，又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍和解决问题，而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。
然而，最终他们还得回到这些项目上，但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且，原先困扰的问题仍然需要解决。
科学统筹时间，提高办事效率
时间，是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者，都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情，就是由于在时间的使用上十分讲求效益。音乐大师们可能在一年或数年中每天都必须拿出大量时间进行苦练，才能使技艺略有长进。事实上，他们的技能已经达到较高的水平，但就为了保持这个水平，他们便不得不付出大量时间去练习，更别说在此基础上再有所提高。一位古典音乐家坦言：“一天不练，自己知道。两天不练，妻子知道。三天不练，听众知道。”
但就领导者的素质而言，却少有甚至没有可堪称大师者；所以领导者可以在个人能力方面取得显著的改善效果——提高10%～25%，且无需付出太多心血。
比如制作某种小型器具，你一小时能做50个，你能把效率提高10%，即每小时做55个吗？也许可能。开动机器说干就干！你不需要对生产方法进行根本性变革，也无需有超人般的生产速度，只需稍微加把劲。
你会发现几乎任何事情要提高10%的效率都不难做到，而这少许的努力将产生不菲的回报。在前一个例子中，如果你在器具生产车间每天工作8小时，效率提高10%后，一年将多生产1万套器具。如果每套器具的利润为10美元。则每年的赢利将额外增加10万美元。
下面介绍科学统筹时间的几个技巧，供领导者参考：
1．定出专项时间
如果你需要专心致志于某几个棘手难题，不希望被打搅，可以预定出几段专项时间。告诉你身边的人，在这几段专项时间内任何人都不见。
把比较容易办的事放到专项时间以外，在专心投入某项工作之外的其他时间内，尽可以记记笔记或读读商贸杂志。
专项时间要雷打不动，如果你的专项时间定在午后2点至4点，就不要打算在下午3点去看牙医，否则会使你的专项时间被肢解。
2．注意小憩
较高的工作效率只能保持一、两个小时，这是集中精力工作的最佳时间长度。研究表明，全神贯注于某种活动90～120分钟后，精力便难以继续集中。这时你需要休息一会儿，以便于体内进行生化反应，恢复体能。两次紧张的工作会议之间的小憩无需太久，2～5分钟便可为你补充足以支持一、两个小时工作的能量。
3．当日事当日完成。检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去，明天只是带有一定概率的可能，只有今天，才是我们可以采取行动的唯一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以，从现在做起，从今天做起，当日事当日毕，应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始，就要一鼓作气地完成它，完成一项，然后再做下一项，这样会使你加快速度，并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就绝不会做出什么令人瞩目的成就。
4.强迫自己每天都要有所成就。有一位名人给自己立了这样一条座右铭：“不教一日空过”。有了这样一个强制性命令，就会自觉地珍惜每一小时，每一分钟，使每天都在紧张的追求中度过，使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午，连续画了四幅画，并在上面题道：“昨日大风，心情不安，不曾作画，今朝特此补充之”。原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神，何愁时间不为我所用？
5．让思考速度提高10%
像其他任何事情一样，思考也是一个不断进步的过程，它可以被传授，被学会，可被实践和发展。过程很简单：找出问题所在，汇总所有的相关因素，寻求相互之间的关联，建立一个清单，收集反馈意见，与其他人合作，为新思想的产生提供机会。一旦你理解了这一过程，便可以从容地制定决策，解决问题，并灵感泉涌。
6.善于从工作的反复中节约时间。对领导者来说，有许多工作是周期性地反复出现的，如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。如果是有心人，在每一次循环中都能节约点滴时间，那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。比如，一周开三次会，每次都准时开始，而不是每次都迟开15分钟，那么一年就可以节省39个小时！反之，在每次反复中都不自觉地浪费一些时间，加起来就是一个很大的数字。
7养成随时记录的习惯。当有好的创意、设想和观点时，应立即记录下来，以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有些事件、人名、数字以及下面的要求、意见等，最好随时记在本子上。有个“备忘录”在手，处理问题就快多了，时间也就大大地节约了。
8凡事应做好准备。有无准备，做起事来效率大不一样。有准备，就会使工作一开始就进入“重负荷运转”，减少“空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性，走上步，看下步。每天的工作也是这样。如果头一天做好计划，当天又能提前一会上班，不仅能为下级和群众树立良好榜样，还可以对当天的安排进行思考，使一天的工作处于主动状态。再如，领导者要在办公室里尽可能多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书，以便在需要时随手拈来，减少时间上的浪费。