书城成功励志经理人必备商务口才与谈判知识
18969700000017

第17章 商务会议口才(2)

还有一次,情况正好相反。张主任要讲话了,会场气氛太严肃,跟讲话的内容不协调。为把气氛搞活跃些,张主任又做了这样的开头:“有个善于演讲的人总结了一条经验,要调度会场情绪,只要注意看两个人:一个是看长得最漂亮的,看着这个人,可以使你讲话更有色彩;第二个是要注视会场上最不安定的那个听众,镇住他,使你讲得更有信心。我想学习这介方法,可咱们这儿长得漂亮的、英俊的有一百个,可是没有发现不安定的听众,这可叫我难办了……”

主持人的任务是把问题清楚全面地向大家摊开。他还需讲清解决问题的迫切性,以促使大家立即行动。

开场白要陈述的内容,包括会议的背景、主题、目的、意义、议程和开法,其语言要简明扼要、条理清晰、语调和表情都要与会议气氛协调一致。

一般情况下,好的开场白主要有三条:一是直接点题,提纲挈领,要言简意赅地把会议的内容、主题讲清楚。二是借题发挥,调动全场的情绪,营造适宜会议开展的气氛,使与会者兴奋起来。三是运用富有启示性、诱导性的语言,引导全场迅速进入境界,让与会者集中精力。

§§§第4节控制会议的节奏

会议节奏的快慢直接影响会议效果,是一个不可忽视的问题。节奏过慢,会延长会议时间,浪费人力物力;节奏过快,有可能造成认识肤浅,对问题议得不深,研究不透,决策草率,达不到会议的目的,严重的会造成重大失误。因此,在主持会议时一定要注意控制好会议的节奏。启发引导大家,始终遵循会议既定的议题去进行充分讨论,才能达到预想的目的。

这就要求会议的召集人必须使与会者充分了解会议目的,一开始就要讲明会议都有哪些议题以及与会者需要承担什么任务,等等。你可以在会前拟定一个会议计划表,对会议议题的难易、议程的前后安排、可能出现的问题及对策要有充分估计。在表述会议目的时,要做到表述清楚,有条有理。把会议的目的、要求、内容等全部告诉与会者,并且要做到层次清晰、逻辑严密、表达准确、中心突出。决不能逻辑混乱。主次不分,使与会者不知所云、无所适从。

会议进行中要时刻留心会议的进程,控制好节奏。发现节奏过慢,应采取措施调动与会人员的注意力,主动提问,多加启发引导,必要时也可提醒大家抓紧时间,围绕中心议题,发表不同意见,相同意见从简或不再重复。如果节奏过快,就要提醒大家沉住气,时间充足,认真思考。

会议的时间有其限度。一般会议的时间以两小时为限度,是从考虑人的生理以及心理的条件而来的。超过两小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议,只会增加疲劳而不会产生好的智慧。为了保证在有限的时间内获得满意的结果,作为主持的领导者有责任控制会议的节奏,有张有驰,既使与会者充分交流意见,又要避免发生互相扯皮的现象。

有些发言者话太多。他们喜欢自说自话,似乎要利用每次会议来垄断讨论。对于这种情况,主持人出于对发言者的尊重,一般不应当面直说,而应寻找机会做出巧妙的暗示。如果他发言了,给他适当的时间,然后说,“你提出的几点很好。现在让我们听听其他人的。”以此打断他。如果这一招不灵,就限定时间,比如,每人发言两分钟。

若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了的宏篇大论,结束讨论怕是要“等到花儿也谢了”。

有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人,窃窃私语,这往往会干扰会议的正常进行。如果交谈达到必须加以制止时,你可以通过直接提问来试着打断交谈者,也可停止发言,等着他们安静下来。如果这也不管用,你可以对他们说:“如果你们有什么要说的,请大声说出来,好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

与会者在针对某个问题展开讨论时,由于各自的学识、背景、素质、经验与价值观不同,看问题的角度不同,做出的判断、提出的解决方案也不尽相同。与会者往往会各持己见,据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中,这时主持人就应适时终止争辩。否则,针锋相对的双方互不相让,争得面红耳赤,既浪费了时间,又妨碍会议下面议程的进行。在一些情况下,会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合,有人会利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。作为领导,很可能会成为恶语中伤的对象,遭到攻击。你可能会恼羞成怒,大发雷霆,站出来和对方理论。这实际上已经偏离了会议的主题,不知不觉中正中对方下怀。他的目的就是要让你狼狈不堪,在众人心目中留下一个坏印象。作为会议主持,要保证会议完成既定目的,巧妙的语言技巧,可以使你从不利境地中从容地走出来,避免一场无谓的争吵。

有效地控制会议的进程,很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定进程推进,不要轻易加以变更。在有限的时间内,围绕主题展开充分讨论,那种天马行空的“座谈”,只会使会议脱离轨道,进程缓慢。作为主持人,可以采用下面的方法来纠正离题的人。你可以说:“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗?”这样可能会使对方觉察到他们离题了,从而回到正轨上来。

§§§第5节灵活处理各种会议局面

会议主持者尽管事先对会议进行了认真的准备,但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的局面和情况。对这些情况,主持者要沉着冷静,靠自己的应变能力恰当地加以处理。

开局冷场的局面

在讨论中遇到无人发言或无任何反应,陷入现冷场时,主持人应分清原因,分别采取相应的对策措施。

一是与会者无思想准备,一时难以发言。特别是事先没有打招呼,临时召开的会议容易出现冷场。这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见,在讨论中再补充完善,也可以让大家先做短暂的准备,然后发言;二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口。会议主持者应详细、明确地交代议题,对与会者进行耐心启发;三是会议议题直接涉及与会者多数人的利益,因有顾虑而造成的冷场。会议主持者应先启发与其利益关系不太大的,或者是大家公认比较正直、公道的人发言,然后再逐步深入。只要有人开了头,冷场就会变成热烈;四是会议议题有一定的难度和复杂性,一时不易提出明确意见而出现冷场。这时会议主持者可以由浅人深,启发大家开动脑筋,逐步接触问题的实质,也可以选择分析能力强、比较敏锐的人员率先发言,打开突破口再引导大家讨论发言。

气氛沉闷的局面

会议中经常会出现沉闷的现象,这很正常。但是作为主持人,如果让会议陷入沉默那就是失败的,不合格的主持人。当一部分人在会议上沉默时,主持者应当思索沉默的原因,有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况:1.害羞、胆小的沉默

有些人胆小,当他们想在众人面前讲话时,舌头就发紧。不要问一些使人难于回答的直接问题使这种人感到难为情。相反,问一些你认为他们能够回答的问题。例如,有关他们的工作、家庭或他们如何处理某一特殊情况的问题。有机会就表扬他们,拍拍他们的肩膀,帮助他们克服发言时的不安心理。

有的人有较好的意见和看法,但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况,主持人应想办法打消这些人的顾虑,支持他们发言。有的人怕讲不好,被人讥笑,既想讲又不敢讲,会议主持人要寻找机会鼓励他发言,表示出对他的发言很感兴趣,促使他大胆发言。

2.清高的沉默

如果是与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默,这一类人往往是阅历较深、比较严谨、有自己的见解。他们一方面想表现自己,另一方面又摆出一副清高不凡的架子。

对这类人,主持者应该多给他们一些鼓励和尊重,让他们感觉到自己的意见很重要。

3.无所谓的沉默

当会议议题与部分人关系不大时,有人会认为议题与己无关,抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来,促使其思考问题。

4.对立的沉默

这类人要么是对议题有不同意见不想说,要么是对主持人有意见不愿说,就会采取不予理睬的态度。主持人应从团结的愿望出发,不计个人恩怨,主动、热情地引导他们发言,以亲切的感情和语气使他们改变态度,并对他们的发言持重视态度,鼓励他们讲出自己的真实看法,对不正确的意见也不要介意。

当然,会议中还有一些出自其他原因的沉默现象。如:有的人不吭声是表示同意,有的暂时不表态是想听别人意见后再说,有的人表态是没有新的意见等。这些情况均属正常,不必在意。

离题万里的局面

开会时经常出现离题的现象,甚至最出色的主持人也要想尽办法制止。这种现象出现过多的时候,会议就会脱离轨道,进程很慢。作为主持人,你的职责是善于把会议引上正轨。离题时不可强扭,也不能不扭。强扭会挫伤积极性,不扭就可能开成无效会议。你可以采用下面这几种方法:

接过讨论的某句话,顺势巧妙自然地引回到正题上来。你可以说:“这是个颇有意思的意见。可这对讨论我们的问题适用吗?”这样可能会使别人察觉到他们离题了,使他们回到讨论的议题上。

联系议论的某一层意思,提出新的话题引入到正题中。

用一句风趣的话截住议论而引入正题。

对付离题现象的处理绝对不能简单粗暴,而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式,用礼貌的形式提醒发言者。或者,如果可能的话,逐步把较远的讨论与眼前的问题结合起来,可以把大家引回轨道上来。如果还不行,就总结一下到目前为止已经’说过的内容。这就会调整其方向,把注意力集中到主要议题上来。

窃窃私语的局面

当一个人开始与周围的人交谈干扰了会议时,你该怎么办?最好的办法是尽可能不理睬他。总有些人不体谅他人的感受,你不得不容忍他们。

如果交谈达到必须加以制止时,你可以通过直接提问来试着打断交谈者。或者你也可以停止发言,等着他们安静下来。如果这也不管用,你可以对他们说,“如果你们有什么要说的,请大声说出来,好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

还有,如果你想制止他们,就请他们总结一下最后几个建议,并估计其可行性。他们在脑子里对这些或许不大清楚,说出来,他们就会注意了。

§§§第6节做好会议总结

会议既然有开头,也就应该有结尾。在会议即将结束时,主持者要对会议召开的有关情况及所取得的成果进行简明扼要、全面客观的总结和归纳。对不能确定的或未解决的问题做出解释说明。有的主持者能把会议的有关情况总结得很精练、很概括、很有高度,让人一听就明白。而有的主持者则不善于总结,对会议的精华把握不准,要么重复别人的话语,要么不着边际随意发挥,既没有深度,也没有高度。

会议总结虽然没有一个固定的模式,但其内容大体应包括以下几个方面。

会议基本情况。这一部分主要是讲会议的进程,与会者的表现。

会议的主要收获。这一部分是会议总结的重点。主要讲通过大家的共同努力,会议统一了哪些思想,提高了哪些认识,研究解决了哪些问题。

今后工作意见。这一部分主要是根据会议总的精神,结合工作实际,提出实施会议主题的意见。就是对会议的传达学习、贯彻落实提出具体要求,对会议确定的目标、任务进行分解,落实到有关责任单位和责任人。

会议总结一般可采用如下方法:

1.直叙法

就是简要、概括地回顾会议办了哪些事,达到了哪些共识,解决了什么问题,加深与会者的印象。

2.归纳法

就是在简要回顾会议的基础上,对整个会议进行高度归纳、概括。

3.鼓动法

在对会议做全面总结时,用鼓舞人心的话,对大家提出希望和要求,号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。

会议的总结是详细还是简要,这要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善,灵活掌握。

总结应力求客观、符合实际。不要言过其实,随意夸大。对会议的总结,在看到成绩的同时,也要及时、客观地指出存在的问题,提出今后需要努力的方面。会议的总结,往往能起到提醒、强化下属意识的积极作用,所以领导者一定要加以重视。