书城管理领导六艺大全集
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第60章 主持会议的讲话艺术(3)

对分歧不要视而不见,也不要设法回避。承认分歧,并提请与会者注意。把分歧意见公布于众,供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方:“你到底站在哪一方?”然后再问:“你为什么采取那个立场?”最后问:“你建议我们应做些什么?”这样,他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。

5. 防止“冷场”

一发现要出现“冷场”,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少,意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。

6. 经常归纳提醒

开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,出现了冷场,拖延了时间;有的在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远;也有时人们争论不休,互不服气。

归纳是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳,以提请与会者注意。否则,不同意见在讨论中会被忽视。如果到会议结束时才冒出来,会使大家感到沮丧。

7. 注意掌握说话的分量和分寸

语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。比如,主持会议的领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大做之嫌,本人不服气,大家也不满意。如果是较大失误,而批评分量过轻,既达不到教育本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使闻者足戒。这也是“度”的一种要求。

当然,不做具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱扯一通,也不会有好效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲的时候,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是,既要弄清问题,又要教育同志。指出问题的严重性,进行严肃地批评,不一定非要高门大嗓、声色俱厉。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。

8. 会议要适时而止

会议议程一经发出,不要更改,不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了,要立即采取行动。明确告诉大家,要在规定的时间内开完会。此举最得人心。

如何主持好政策性会议

一般来说,政策性会议又被称为产生思想观念的会议,是指制定一个组织未来发展的方针、目标的会议。主持这种会议,领导者应注意做到:

1. 领导者和与会者要建立平等的关系。这种会议上,一般与会者都是为了组织的前途来出谋划策,因此在地位上没有上、下级之间的关系,与会者是不分级别,一律平等的。只有这样才能使大家开阔思路,制定出一个令人满意的蓝图。领导者不应限制讨论的问题范围,要鼓励和引导与会者充分地表达他们的想法。

2. 在对某个计划的可行性进行讨论时,论证范围一定要广,论证一定要充分,虽然这样有可能导致与会者之间产生分歧,但只要会议主持者能善于发现新问题、新观点,并促使与会者公开论战、论证,以充分认清各方的观点,这样才能做出合理的决定。但是要注意,这种争论是应该建立在不影响与会者之间感情基础上的,所以,领导者还要注意对讨论气氛的把握和控制。

3. 会议的形式一定要开放。政策性会议,最主要的是集思广益,因此要鼓励所有人都发表自己的意见。领导者一定不要简单地作出肯定或否定的意见,从而封闭了与会者的思想,而应该尽量让大家发挥自己的创新能力。

4. 应注意促进各方取长补短、团结协作。产生政策的会议,虽然不一定在会议上当场确定,但依然有明确的目标。领导者在会议开始时,应当强调会议要想达到目的要靠与会者的共同力量,让他们形成一个共同的愿望,这样可以避免一些不必要的相互争执。

5. 会议即将结束时,主持会议的领导者还应系统归纳与会者的意见,强调会议的成功并对大家的努力予以肯定。这样可以增强与会者的归属感和自豪感,一旦以后决定实施这些意见时,会对具体的执行工作有很大的帮助。

★如何主持好总结性工作会议

在会议即将结束时,领导要对会议召开的有关情况及所取得的成果作出全面、客观的总结,对不能确定的或未解决的问题作出解释说明。对会议总结得如何,是衡量领导水平高低的重要方面。有的领导能把会议的有关情况总结得很精练、很概括、很有高度,让人一听就明白。而有的则不善于总结,对会议的精华把握不准,要么一再重复别人的话语,要么说些不着边际的话,既没有深度,也没有高度。会议总结要体现简明扼要、全面准确、重点突出、实事求是的特点。好的总结可以帮助与会者加深对会议精神的理解和把握,有利于会议的贯彻落实。

1?郾 内容

会议总结虽然没有一个固定的模式,但其内容大体应包括以下几个方面:

(1)会议基本情况

这一部分主要是讲会议的进程和与会者的表现。会议进程主要是对会议进行的几个重要环节综述和分析,对每个环节实施情况做出评估;与会者会议期间的表现如何,要列举典型实例进行评述。要对会议进行了多长时间,进行了哪些议程,办了哪些事情,办得怎么样,与会者的参与程度等情况向与会者作出说明。

(2)会议的主要收获

这一部分是会议总结的重点。主要讲通过大家的共同努力,会议统一了哪些思想,提高了哪些认识,研究解决了哪些问题。要高屋建瓴地概括归纳出几条,让人听了觉得条理清晰,便于记忆。谈收获要紧扣会议主题,突出反映问题,切实符合会议的实际情况。每条收获都应有具体的事例加以说明,要注意引用与会者的发言,特别是一些好的意见、建议及具体的措施和打算,给人以具体生动的感觉。

(3)今后工作意见

这一部分主要是根据会议总的精神,结合工作实际,提出实施会议主题的意见。就是对会议的传达学习、贯彻落实提出具体要求,对会议确定的目标、任务、政策措施进行分解,落实到有关责任单位和责任人。

2. 方法

会议总结要得法,一般可采用如下方法:

(1)直叙法

就是简要概括地回顾叙述会议办了哪些事,达成了哪些共识,解决了什么问题,加深与会者的印象。比如,“这次会议我们传达学习了哪些文件,研究讨论了哪些决定,某某领导作了重要讲话,对下一步的工作做出了具体安排和部署:一是……二是……三是……这些意见完全符合我们的实际,对于促进工作具有重要意义,希望大家认真抓好落实,切实抓出成效。对贯彻好这次会议精神,我再提几点意见:一……二……三……”

(2)归纳法

就是在简要回顾会议的基础上,对整个会议进行高度归纳、概括。比如,“我们这次会议开得很成功,概括起来有几个特点:一……二……三……我们这次会议形成了几个方面的共识:……初步解决了几个方面的问题:……现在,对解决这几个方面的问题,大家都形成了一致意见,拿出了具体的对策措施,下一步关键是抓好落实”。

(3)鼓动法

对会议不作全面总结的情况下,用鼓舞人心的话作总结,对大家提出希望和要求,号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。

对会议的总结是详细还是简要,这要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善,灵活掌握。