为客户建立档案，就是将客户的各项资料加以科学化记录、保存，并分析、整理、应用借以巩固双方的关系，从而提升销售业绩的管理方法。
为客户建立档案
原田一郎进入明治保险公司，整整工作了30年。他平均每个月用1000张名片，30年下来，他累积的准客户已达2.8万个以上。他把这些准客户依照成交的可能性，从A到F分级下归类，建立了准客户卡。
“A”级是在投保边缘的准客户。这一级的准客户，只要经他奉劝，随时都可能来投保。
一个准客户要从“F”级晋升到“A”级，虽然偶尔也有只见过一次面的，在原田一郎充分的事前调查工作基础上，一拍即合，但大多数都还是历经数月或数年，一级一级爬升上来的。
“B”级是由于某种因素不能马上投保的准客户。这一级的准客户，只要稍待时旧，会晋升至“A”级。
“C”级的准客户与“A”级的相同，原来都属随时会投保的准客户，但因健康上的关系，目前被公司拒保。
“D”级的准客户健康没有问题，不过经济状况不太稳定。由于人寿保险属长期性质的契约，保费须长期缴纳，若收入不稳定，要长期支付保费就成问题了。这类准客户则有待他们的经济状况改善后再行动。
从“A”级到“D”级的准客户的共同点是：对保险制度有充分的了解，他们也都有投保的需要和意愿。原田一郎只不过就彼此间的不同点，加以分门别类，以便于自己的分析与辨认。
原田一郎从事了50年的保险销售工作，从来不勉强准客户投保。若忽视了这一点，而用种种软硬兼施的方法，勉强准客户投保的话，将会产生许多中途解约的后遗症，这是得不偿失的。做到这一点尤其难。
身为保险销售员，最高兴的事莫过于准客户主动说：喂！你来得正好，我左思右想，还是决定投保了。设法使准客户对商品有正确认识之后，再诱导他们自发前来购买，这是销售员的任务。
“E”级的准客户对保险的认识还不够，销售员与准客户之间还有一段距离。这表示销售员的努力不足，还须再下功夫进行深入调查。
“F”级的准客户包括两种：第一种是在1年之内很难升等级者；第二种是仅止于调查阶段。
针对第一种“F”级准客户，只得根据实际状况，再做调查，或继续拜访，以求能逐渐晋升等级。
至于第二种“F”级准客户，他们很可能富有、健康，但因为还在进行调查工作，因此尚未正式拜访。这些人很可能在面谈之后，立即晋升至“A”级。
上述“A”级至“F”级的准客户，不论哪一阶段，只要原田一郎与他们一有接触，马上详细记在准客户卡上。诸如：
（1）与准客户交往的情况：时间、地点、谈话内容和感想等。
（2）如果不能见面，把原因详细记下。
（3）自己为准客户所做的服务工作一一记下。
（4）自己对这次拜访的意见。
原田一郎通常会根据这些准客户卡上的记录，回想当时交谈的情形，与对方的反应，然后边想边反省，并做下列两件事：
第一件：检讨错误的内容，加以修正或补充。
第二件：修改自己的姿态，以便于更能接近准客户。
从准客户卡上，不但要看到准客户的全部情况，也要看出自己在这次销售中的全部记录，然后反省、检讨、修正，再拟定出下一次的销售策略。
除了上述的“A”级至“F”级的准客户之外，还有一种原田一郎自己都无法掌握其未来动向的准客户。原田一郎本打算将这些准客户归入“F”级，但因为自己的努力不够，或是他们的条件不合，致使无法把他们归类到“F”级。
原田一郎把这些无法归类的准客户整理成一堆，暂时束之高阁，等待时机。不过，每逢闲暇时刻，他会取出这些准客户卡，一一仔细检查，看看过去的做法是否有遗漏或疏忽之处，以便给这些卡片以新生命。
现代的社会瞬息万变，而准客户的情况也随时在发生变化。所以我们要把握住每一个变化契机，然后进行最有利的行动。
原田一郎说：“我的每一张准客户卡都是有血有肉、有生命的。它经过多次的记录与检查后，已成为我的知己，陪伴我度过无数的岁月。在一张张卡片上，我看到了自己成长的足迹。”
把客户联系在一起
为了更好地联络客户，抓住客户，销售员不妨试着打造一个“客户俱乐部”。就是说把你所有的客户都紧密地联系起来，并通过第三者的介绍，结识更多的客户。
第三者介绍的主要方式是信函、电话和当面介绍等。接近时，销售员只须交给客户一张便条、一封信、一张介绍卡或一张介绍人名片，或者只要介绍人的一句话或一个电话，便可以轻松地接近客户。
当然，介绍人与客户之间的关系越密切，介绍的作用就越大，销售员也就越容易达到接近客户的目的。介绍人向客户推荐的方式和内容，对接近客户甚至商品成交都有直接的影响。因此，销售员应设法与客户搞好关系，尽量争取有关人士的介绍和推荐。但是，销售员必须尊重有关人士的意愿，切不可勉为其难，更不能欺世盗名，招摇撞骗。
第三者介绍接近法也有一些局限性。由于第三者介绍，销售员很快来到客户身边，第一次见面就成了熟人，客户几乎无法拒绝销售员的接近。这种接近法是比较省力和容易奏效的，不可加以滥用。因为客户出于人情难却而接见销售员，并不一定真正对销售员的商品感兴趣，甚至完全不予以注意，只是表面应付而已。另外，对于某一位特定的客户来说，第三者介绍法只能使用一次。如果销售员希望再次接近同一位客户，就必须充分发挥自己的接近能力。
比尔·盖茨在25年前创业的时候，他就知道了这一点。在他20岁的时候，他签到了一份合约。这份合约是跟当时在电脑行业排名全世界第一的公司签的，那个公司叫作IBM。那时候比尔·盖茨是一个无名小卒，他哪里签得到这么大的“鲸鱼”？可能很多人不知道，比尔·盖茨之所以可以签到这份合约，中间有一个中介人，那就是比尔·盖茨的母亲。她是IBM的董事，妈妈介绍儿子认识董事长，这是理所当然的事情。假如当初比尔·盖茨没有签到IBM这个定单，他今天绝对不可能成为世界首富。
另外必须指出，有些客户讨厌这种接近方式，他们不愿意别人利用自己的友谊和感情做交易，如果销售员贸然使用此法，会弄巧成拙，不好下台，一旦惹恼了客户，再好的生意也可以告吹。
要成为优秀的销售员，你必须随时考虑各种策略并不断努力。如果你的表现让你的客户觉得你很有敬业精神，可能产生这样的效果：即便你不积极地去争取，客户也会自动上门。能够做到这点的绝对是一个卓越的销售员。
如果你的老客户对你抱有好感，就会为你带来新的客户。他会介绍自己的朋友来找你。但是这一切的前提是你用自己的魅力确确实实感染了他，而且你们之间有一种信任的关系，也许是那种由于多次合作而产生的信任关系，但不一定是朋友的关系。因为总是有一些人把工作和生活分得很清楚。其实，只要你让你的老客户对你产生了这样的好感，他会对他的朋友介绍说：“我经常和某个销售员合作。他很亲切而且周到，我对他很有好感。”既然是朋友的推荐，那位先生一定会说：“这样啊，那我也去试试看。”这对销售员来说，就等于是别人为你开了财路。
所以基于这种想法，你平时要不断地设法拓展自己的客户群体。争取新的客户，固然很重要，但是留住老客户更加重要。只要能好好地维系和每一位老客户的关系，建立一个和谐的“客户俱乐部”，你或许能因此而增加更多新的客户。相反，失去了一位老客户，则可能使你失去许多新客户上门的机会，绝对不能做得了芝麻丢了西瓜的傻事。