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第46章 及时汇报,向领导反馈工作让领导心中有数(3)

我们可以从以下几个方面努力:一是利用各种适当场合同领导进行思想交流,了解领导的思想方式,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实。二是要尽量了解和掌握公司一个时期的中心工作,主动排除干扰中心工作的事项。三是要有意识地积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。另外,千万不能忘记自己的身份,必须时刻保持清醒的角色意识,找准自己的位置,而决不能越权越位,自作主张,擅自行动。

3. 请示而不过分依赖

日常工作中,当一个任务分配到你手上之后,你是接过来闷头就干,觉得不需要依赖领导也能给他一个惊喜呢,还是在任务进行的过程中,时刻让领导掌握你的工作进展?如果你是领导,分配一个任务给某个下属,任务历时两个月,而这两个月中都没有他关于工作的消息,你会满意吗?作为下属,也许你在试图为领导制造惊喜的过程中,埋藏着工作的隐患和风险。作为领导,你也肯定希望掌握下属工作的进展,在必要时给你的下属更多更好的资源,帮助他把任务完成得更出色。

但是领导也不希望下属过分依赖白己。一般说来,中层干部在自己职权范围内大胆负责、创造性地工作,是值得倡导的,也是为领导所欢迎的。下属不能事事请示,遇事没有主见,大事小事都不做主。这样领导也许会觉得你办事不力,顶不了事。该请示汇报的必须请示汇报,但决不要过分依赖。你不会喜欢事必躬亲的领导,领导也不会喜欢事事都要找他的下属。

向领导作汇报的技巧

在职场中,员工或下属向领导汇报工作,是常见的工作程序之一。特别是对那些经常要与大小领导打交道的员工或下属来说更是如此。原则上说,只要是领导直接交办或委托他人交办的工作,无论大事小事,无论工作的结果是否圆满,均应向领导如实作出相应的汇报。下属向领导汇报工作,汇报什么很重要,怎样汇报也同样重要:否则即使工作做了10分的成绩,汇报时给上司的印象只有6分,岂不冤枉。当然也不能做了8分,汇报成12分。这种夸大成绩的做法非常不可取,应该严格杜绝。除了按照领导的要求认真完成任务之外,掌握一些汇报工作的技巧,可以使你轻松获得领导好感:

一个成功的管理者必然是一个善于汇报工作的人,因为在汇报工作的过程中,他能得到领导对他最及时的指导,从而更快地成长;同时,在这一过程中,他还能够与领导建立起牢固的信任关系。一般来说,任何一个中层领导都比较看重两样东西:一是他的领导是否信任他;二是他的下属是否尊重他。作为领导,判断其下属是否尊重他的一个很重要的因素,就是看下属是否经常向他请示汇报工作。

心胸宽广的领导对于下属很少向其汇报工作也许不太计较。他会想:也许是下属工作太忙,没有时间汇报;也许是他们做的都是职责内的事,没必要汇报;或者是我这段时间心情不好,表现在言谈举止上,他们不敢来汇报……但对于心胸狭窄的领导来悦,如果出现这种情况,他就会作出各种猜测:是不是这些下属看不起我啦?是不是这些下属不买我的账啊?是不是这些下属联合起来架空我呀?一旦这种猜测成了他的某种认定,他就会利用手中的权力来“捍卫”自己的“尊严”,从而做出对下属不利的举动来。

在工作中,领导和下属往往容易形成一种矛盾,一方面下属都愿意在不受干扰的情况下独立做事,另一方面领导对下属的工作总存在不放心的状态。一般来说,在下属和领导的关系中,领导总处在主导的地位,下属的命运掌握在领导手中。在这种情况下,要解决上述矛盾,下属就应该主动适应领导的愿望,凡事多汇报。

对于那些资深且能力很强的下属来说,需要解决一个心理障碍问题,即:不管你怎样资深,怎样能力强,你只要是一下属,你就只能在领导的支持和允许下工作,如果没有这种支持和允许,你将无法下作,更别说创出业绩了。所以,作为下属,应该学会凡事多汇报,勤汇报,只有这样,才能最大程度地得到领导的信任与器重,从而打开事业之门。

下属向领导汇报工作时的注意事项:

(1)及时汇报不好的消息。对不好的消息,要在事前主动报告。越早汇报越有价值,这样领导可以及早采取应对策略以减少损失。如果延误了时机,就可能铸成无法挽回的大错。报喜不报忧,这是多数人的通病,特别是失败是由自己造成的情况下。实际上,碰到这种情况,就更加不能隐瞒,隐瞒只会造成更加严重的后果。

(2)要在事前主动报告。有的员工做事总是很被动,一般是在领导问起相关事情的时候才会提出报告。孰知,当上级主动问到这件事时,很可能是因为事情出了问题,否则上级是不会注意到的。下属应遵循这样一个原则:尽量在上级提出疑问之前主动汇报,即使是要很长时间才能完成的工作,也应该有情况就报告。以便领导了解工作是否认是按计划进行;如果不是,还要作出什么调整。这样,在工作不能按原计划达到目标的情况下,应尽早使领导知道事情的详细经过,就不至于被责问了。

(3)全权委托的事也要报告。在领导已经把事情全权委托给你办的情况下,不仅要和领导仔细讨论各种问题,请示相关情况,而且还要及时汇报各种相关事宜。一般情况下,领导把稍微有些难度的工作交给下属去办,是训练年轻员工最有效的办法。领导在作出各种布置后,一般会在一旁详细观察,在这种情况下,员工最好把事情的前因后果详细地向领导汇报。

(4)汇报工作时要先说结果,再次说经过,书面报告也要遵循这一原则。这样,汇报时就可以简明扼要,节省时间。

(5)汇报工作要严谨。在工作报告中,不仅要谈自己的想法和推测,还必须说正确无误的事实。如果报告时态度不严谨,在谈到相关事实时总是以一些模糊的话语,如“可能是”“应该会”等来描述或推测的话,就会误导领导,不利于领导作出正确的决策。所以在表明自己意见的时候,最好明确地说“这是我的个人观点”,以便给领导留下思考空间,这样对己对领导都会大有裨益。

(6)忌揽功推过。下属向上级汇报工作,无论是报喜,还是报忧,其中最大的忌讳是揽功推过。所谓揽功,即是把工作成绩中不属于自己的内容往自己的功劳簿上记。不少人想不开其中的道理,他们在向领导汇报工作成绩时,往往有意夸大自己的作用和贡献,以为用这种做法就可以讨得领导的欢心与信任。实际上多数领导都是相当聪明的人,他们并不会因为你喜欢揽功,就把功劳记到你的账上去的。即便一时没有识破你的真相,他们也多半会凭直觉感到你靠不住。因为人们对言过其实的人,多是比较敏感的。

所谓推过,就是把工作中因自己的主观原因造成的过错和应负的责任,故意向别人身上推,以开脱自己。它给人的印象是文过饰非,不诚实。趋利避害是人的天性。揽功推过却是人的劣根性。不揽功,不推过,是喜说喜,是忧报忧,是一种高尚的人品和良好的职业道德的体现。采取这种态度和做法的人,可能会在眼前利益上遭受某些损失,但是从长远看,必定能够站稳脚跟,并获得发展的机会。

(7)恭请领导评点。当你向领导汇报完工作之后,不可以马上一走了事。聪明人的做法是:主动恭清领导对自己的工作总结予以评点。这也是对领导的一种尊重和对他比你站得高、看得远、见识多的能力的肯定。

通常而论,领导对于下属的工作总结,大多都会有一个评断,不同的是有一些评断他可能公开讲出来,而有一些评断他则可能保留在心里。事实上那些保留在心里的评断,有时却是最重要的评断,对此,你决不可大意。反之,你应该以真诚的态度去征求领导的意见,让领导把心里话讲出来。对于领导诚恳的评点,即便是逆耳之言,你均应以认真的精神、负责的态度去细心反思。只有那些能够虚心接受领导评点的员工和下属,才能够被领导委以重任。

汇报也具有时效性,及时的汇报才能发挥出最大的效力。当你完成了一件棘手的任务,或者解决了一个疑难问题的关键,这时马上找上司汇报效果最好,拖延时间再向上司汇报,上司可能已经失去对这件事情的兴趣,你的汇报也有画蛇添足之嫌。及时向上司汇报,还会使你与上司建立良好的互信关系,上司会自动对你的工作进行指导,帮助你尽善尽美地完成工作。

千万不要忽视请示与汇报的作用,因为它是你和领导进行沟通的主要渠道。你应该把每一次的请示汇报工作都做得完美无缺,领导对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。