在工作中要达成你的主要目标，出色地完成老板交代的任务，就要学会分清轻重，把力气使在关键处。
迅速处理文件并挑出重点
处理文件是每一位下属每天必做的工作之一，但是要做到十分迅速地处理文件并挑出重点，却没有太多的下属能够做到。
要想成为一个优秀的下属，应该有意去提高自己的工作效率，把文件处理得又快又好，因为下属并不是只做此一项工作，并且领导也急需要处理文件，所以下属处理文件的效率应该很高。否则的话，每天公司内部各部门的文件很多，并且还会经常有外来的公司业务上的文件、公务上的文件，等等，如果速度过于慢，每天助手只此一项工作都做不完，领导是不会欢迎这样低效率的下属的。
高绩效的下属，不仅能很快地把文件过目一遍，而且还会做得条理分明，能够把那些文件分出轻重缓急，并且把不同的文件标注出来，这样的工作结果，使领导一目了然，一下子就知道该批阅哪一类文件。领导这样工作起来才会得心应手，才可以利用合适的时间看合适的文件，才不会耽误重要的事情。
要做到迅速处理文件并挑出重点，说起来容易，做起来可就不是那么简单了。
首先是文件多，需要一一过目，这要浪费一些时间，不过，速度可以通过训练很快得到提高。其次，文件阅读后要分出轻重缓急，这个一时半会不太容易提高，也不是熟悉之后就能够立马解决问题的，要想快速地把文件分出轻重缓急，需要助手全面了解公司里的业务，熟悉各部门的情况，天长日久后，才能知道哪些文件是加急的文件，哪些是次急的文件，哪些是可缓的文件……
下属不仅要考虑到速度，还要考虑到准确，也就是处理文件的质量。如果不小心把轻重缓急的文件弄颠倒了后送给领导，这样就会耽误领导批阅重要的文件，如果刚好那个文件又很重要而且又很紧急的话，就会使公司的利益受损。这个责任，有时候是想承担也承担不起的。
许艳是一个很漂亮的女孩，几乎人见人爱。可是她的成绩不太好，只考上了一个专科学校。
毕业后，许艳到招聘会上去，发现很多工作不是要求有工作经验的，就是要大本以上的学历。许艳知道自己学历低，又没有经验，在招聘会上转了几圈，也没有向任何一家招聘公司递出简历。有一家公司的负责人无意间发现了许艳，看见她没有目的地走来走去，就走向前问她道：“请问小姐，是想找工作吗？”许艳看有人问自己，就急忙点头说：“是，我是找工作的。”“我们公司现在缺少一名助手，你愿意去做吗？”许艳看着那人说：“你是来招聘的吗？”
那人向她指指自己公司的招聘台，然后说：“走，到那边去说吧。”许艳就跟着那人到招聘台，许艳看见招聘台里还坐着两个人，旁边有个招聘牌子，上面写着“招聘经理助手”。许艳经过交谈了解到这是个正规的公司，就答应了去那个公司工作。
许艳第一天去上班，那位负责招聘的员工向她介绍了经理，经理看见招来了一个如此漂亮的女孩，心里很高兴。许艳看着那个经理说：“经理，我没有做过什么工作，没有经验，也不知道助手该做哪些工作，以后你吩咐我什么我就做什么吧。”那位经理听许艳这样说，就亲切地对她说：“工作很简单，每天给我整理一些文件，打扫一下卫生，再就是给我倒倒水，有客户来的话，帮我接待一下就行了。”
许艳听经理这样说，也感觉工作不是很难，自己应该是能够胜任的。从那天起，许艳就开始了自己的工作。给经理倒水她做得很好，每天不用经理吩咐，都按时间把水倒好放在经理的办公桌上，打扫卫生也算还行，招呼客户也过得去，可就是这个整理文件，许艳怎么着都感觉费劲，她看着那些文件头就疼。可是经理还有别的事要做，不可能自己整理文件。许艳只好硬着头皮去做，经理有时候等不及了，就催她快点儿，但不管经理催得怎么急，她整理文件的速度依然还是那么慢；经理交代要她把那些文件按照轻重缓急分出来，她做得也不是太好。
那位经理虽然感觉许艳不适合做助手工作，但因为许艳很漂亮，当初自己就交代招聘人要找一个养眼一些的，所以就没有辞退许艳，并且鼓励许艳慢慢来，不要着急。许艳在经理的鼓励下，也想做得出色一些，可是不管她多么努力，就是提不上去速度，把文件也弄得乱七八糟的。
有一次，公司里来了一个很重要的信函，那是一家客户让经理去与他们接洽生意的，这笔生意对公司来说很重要，信里面写清楚了地点与时间。可是因为文件太多，许艳没有看过来，那封重要的来信她没有拆阅就压在那一大堆文件的下面了。经理看完了上面的文件后，发现下面还有一封没有打开的信，心里有些埋怨助手，怎么这么大意，连信都没有拆开就放在了下面。正要打开看，办公室里的电话响了起来。经理就示意许艳去接，自己还要看文件。许艳就去接了电话，只听话筒里传来一个很不友好的声音：“我说你们公司是怎么回事，没有接到我们公司发的重要信件吗？我们在这里等了半个多小时了，也看不见你们公司里的人影，甚至连个电话也没有，是不想继续合作了吧？不想合作了也早说呀，这样做算是怎么回事？我们还正不想与你们合作了呢。”说完，那边就挂了电话。
许艳握着电话傻了眼，她没有想到自己偷懒没有拆阅的信件竟然包含如此一件重要的事情。以前也有过类似的情况，可都没有这次严重。
领导这时候也已经看完了信件的内容，他看见许艳呆呆的表情，猜想可能是那个客户打来的电话，他顾不得批评许艳，急忙问道：“是谁打来的，是不是我们公司里的那位重要客户？”许艳点了点头，经理急忙抓起电话，拨通了刚才的那个号码，他还想挽留住那位客户。电话通了，经理赶忙向那位客户赔不是，说是自己的失误，想重新约时间，自己请客以表示自己的失礼。可是那位客户冷冷地说：“对不起！我没有时间。请你们与别的公司合作吧。”说完就把电话挂了。
经理这下真的生气了，他指着许艳说：“我一开始知道你工作成绩不好，以为你熟悉一段时间就行了，没有想到你都做了将近一年的助手了，却连个文件都整理不好，都分不出个轻重缓急，今天又把最重要的信件漏掉了，丢了一大笔生意。你知道你这样做的后果吗？这个客户关系到我们公司的整体利益，是我们公司争取了很长时间才获得的。这一下，生意没有了，我因此也可能被撤职。当初招聘的时候，我以为要一个漂亮一点儿的，工作能舒心一些，没有想到你给我惹了这么大的麻烦。算我自己瞎了眼，自认倒霉。经理我是做不成了，你也走人吧。你给了我一个深刻的教训，下回再也不会去找只是花瓶的女孩做事。你呢，也回去学点儿东西再上班吧，别再害了像我一样的爱虚荣的人。”
许艳也感觉自己这次捅的娄子太大了，虽然自己想做好，但是没有那个能力。经理所说自己的那些话，虽然难听些，却说得句句都是真心话。她收拾起自己的东西默默地离开了公司，告别了她第一次，同时又是令自己心碎的工作。
一个高绩效的下属，必须要做到迅速整理文件并挑出重点。如果做不到这一点，再漂亮的模样也不能在公司里待得长久，即便领导是把你当花瓶来养着，同时也需要你做到最起码的工作，担负起最起码的责任才行。
每日都有备忘录
《有效的经理人》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上付出了心血，就可减少重复，开启更大和更佳的工作任务之门。”
工作无序、没有条理，必然会浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不是浪费时间？
西方一些“时间管理”专家运用电子计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出这样一条建议：“整齐就是效率。”他们比喻说：“木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。”
工作有序，就应把自己的工作任务清楚地写出来。
当你面对繁多的工作理不出头绪时，备忘录就成了非常重要的东西。每日做好备忘录，能帮助你更好地分配时间，完成自己的工作任务。
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的信息、文件和资料的存储器。
比如说，你决定在下周四下午去理发，不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号。
或者，假如你每个月得缴纳1500元的汽车分期付款，不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做准备，一月接一月地缴纳。
假定你3号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“3”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员等。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”，你将会记得这些东西的。
把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件，然后，在每个月的1号打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去。
只要你早上花些工夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的工夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少时间和精力去增进工作效率。
如果你想开始读萧伯纳的作品，去看某部电影，或找位朋友到公园钓鱼，或者上一个烹饪班，你可以提前一两个月在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况，想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化，结果可能引导你走向新的目标与方向。
备忘录是帮助你快速处理事情的工具，运用得当能帮助你节省不少时间。每日做好备忘录，让自己的计划都能够顺利进行。