拿破仑·希尔的一位朋友发现他自己患了一般人所说的“健忘症”。他变得心不在焉，记不住任何事情。现在，引用他的话，让你明白他是如何克服他的这项障碍：
“我已经50岁了，10年来，我一直在一家大工厂担任一个部门的经理。起初我的职务很轻松。接着，公司迅速扩大业务，使我增加了额外的责任。我那一部门的几位年轻人已经表现出不寻常的精力与能力——他们之中至少有一位企图取得我的职位。
“像我这种年龄的人大都希望过舒适的生活，而且，我在公司已服务很长的一段岁月了，因此，我觉得我大可以轻轻松松地工作，安心地在公司待下去。但这种心理态度几乎使我失掉了我的职位。大约两年前，我开始注意到，我‘专心’工作的能力已经衰退了，我的工作变得令我心烦。我忘记处理信件，直到后来，桌上的信堆积如山，令我看了大吃一惊。各种报告也被我积压下来，使我的部属大感不便。我人虽然坐在办公桌前，但脑中却想着别的事。
“其他的情形也都显示出，我的心思并没有放在工作上。我忘了参加公司一个重要的主管会议。我手下的职员发现我在估计货物时犯了一个很严重的错误，当然，他也设法让总经理知道了这件事。
“对于这种情形我真是惊讶万分。于是我请了一个星期的假，希望把这种情形好好想一想。我在一处偏远山区的度假别墅内严肃地反省了几天，使我深信自己是患了健忘症。我缺乏‘专心’工作的力量，我在办公室的肉体及心理活动变得散漫无目的。我做事漫不经心，懒懒散散，粗心大意，这完全是因为我的思想未放在工作上的缘故。我在诊断出我的毛病之后，就寻求补求之道。我需要培养出一套全新的工作习惯，我决心要达到这个目标。
“我拿出纸笔，写下我一天的工作计划。首先，处理早上的信件，然后，填写表格、口授信件、召集部属开会、处理各项工作。每天下班之前，先把办公桌收拾干净，然后离开办公室。
“我在心里问自己：‘如何培养这些习惯呢？’获得的答案是：‘重复这些工作。’在我内心深处的另一个人提出抗议说：‘但是，这些事情我已经一而再，再而三地做过几千次了。’我心中的声音回答说：‘不错，但是，你并未专心从事这些工作。’
“我回去上班，立即把我的新工作计划付诸实施。我每天以同样的兴趣从事相同的工作，而且尽可能地在每天的同一时间内进行相同的工作。当我发现我的思想又开始想到别处时，我立刻把它叫了回来。
“利用我的意志力所创造出的一种心里的刺激力量，使我不断地在培养习惯方面获得进步。后来，我发现，我每天虽然做同样的事情，但却感到很愉快，这时，我知道我已经成功了。”
专心本身并没有什么神奇，只是控制注意力而已。
我们深信，一个人只要集中注意力，就能调整自己的思想，使它能接受空间的所有思想波。这样，整个世界都将成为一本公开的书籍，供你随意阅读。
利用零碎时间就是创造新时间
拿破仑·希尔曾说过：“盗贼利用时间，谋士创造时间。”高效率的员工既是谋士又是盗贼，他们能从无关紧要的事或消闲活动中窃取时间，创造精彩人生。达尔文说：“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间”，一个人如果认识到学习或者工作的重要，感到时间的紧迫，通常会自觉地去利用零碎时间。
一个不善于利用零碎时间的员工，不可能成为优秀的员工。善于利用琐碎时间，一时得利或许不大，但长期积累是非常有益的。优秀的员工都重视零碎时间，而且都自我磨炼，成为利用琐碎时间的能手。
利用好零碎时间并不难，但最容易为人们所忽视。例如坐地铁、坐火车时，读份报纸或构思一个文件，或者好好地自我放松一下（比如闭目养神）。在等待的时间里，可考虑发展计划、读几页书、看看报纸、处理一些琐事、运动或放松一下。比如，带上一个小问题在吃饭时思考；要打字员打一份文件往往要坐着等待他打好，此时可思考与此文件有关而尚未完成的问题。这都是利用零碎时间的好方法。
零碎时间可以用来学习自己最喜欢的东西，以吸引自己的注意力。同样，作为一个员工，如果你认识到自己的不足，或者要培养一种爱好，零碎时间更是功不可没。你在工作时，别人也在工作，在这段时间，人们很难拉开差距。但在闲暇时间——这段时间往往是我们工作时间的几倍——有人专注于一件事情，有人在尽情享受生活，也有人同时关注几件事情，长此以往，人与人的差距就拉开了。你知道司马光的枕头吗？司马光的枕头是用圆木做的，他看书时就枕着圆木睡觉，只要一翻身，枕木就会滚走，人就会惊醒，他用这种方式挤时间刻苦读书，并用19年时间写出了300多万字的《资治通鉴》。
每一个希望成功的人，都必须善于利用看起来不起眼的零碎时间，并把他们集中起来。时间过于分散，等于没有时间。时间如果能集中，化零为整，即使只有一个工作目的四分之一，也足以办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵然总数有四分之三个工作日，也是毫无用处。
所以，时间管理的重要一步，应该是将可由你自行支配的零碎时间集中起来。至于如何集中，每个人有每个人的办法。有些人在一周内，留一天在家工作。许多杂志主编和主持研究的科学家，就常采用此法。还有人将会议、审核、问题分析等例行工作，排在一周内的某两天中办理，而将其他日子的整个上午保留下来，用于处理其他重大的事务。还有一个常见的办法，是每天下午都排定一段时间，在家里办公。
有这样一位非常优秀的员工，他每天上午上班前，总有90分钟时间留在家里，专门从事研究工作。如果还要准时上班，那么早上在家里自然就得早早开始工作了。这种做法，比每天下班后把重要事务带回家去，晚饭后再花3小时处理的方式好的多。因为那样不免过度劳累了。但现在喜欢把工作带回家来开夜车的人越来越多，这往往会造成一种不好的情况，人们以为可以晚上加班，因此反倒没有抓紧白天的工作时间。
不过，话又说回来，集中自己的时间，集中的方法是其次，重要的问题是如何去用。许多人把次要的工作集中起来办理，因而匀出一段整块的时间来。但这样的方法并无太大的作用。因为这样的方法，无异于在心理上或时间上，仍然放不下那些次要的事情。结果终究还是会有不必要的事情来占用他的自由时间，牺牲他应该做的事。几天和几个星期后，他已经集中的自由时间，又会被新问题瓜分得无影无踪了。
高效的工作者，第一步应该先估计究竟有多少“自由时间”，真正是他自己的，然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来。一旦发现还有别的事情在侵吞他保留的时间，便立刻再仔细分析一下他的时间记录，再将其中比较次要的工作重新过滤一次。他们已经知道这层道理，因此不至于过分删减。
一切高效员工都懂得，对时间的控制与管理不能一劳永逸。要不断地做时间纪录，定期对这些记录分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。
总之，时间是最稀有的资源，善于利用零碎时间就相当于创造了新的时间，好好利用你的零碎时间，这是通向高效的捷径。
不要让别人占用你太多的时间
关于时间管理，一个很棘手的问题就是我们总是难以避免被别人打断，这种打断不是来自于事情，而是来自于他人。每个人都有这样的苦恼。
我们要关心别人，但这并不等于可以随随便便地卷入别人的工作和生活。每个人都有自己的计划，如果你与别人互相占用对方的时间，帮别人做他自己可以做的事情，你的时间就会白白浪费。
可是办公室的打扰无处不在，电话、来访、邮件，等等，甚至有不少人对打扰提出了抱怨，关起门来并示意“请勿打扰”的牌子。可是即便是这样，还是无法避免。
那么究竟怎样做才是我们的可取之道呢？——我们的策略是将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少。我们经常被电话打扰，电话有两种，一是和工作无关的电话；二是和工作有关的电话。对于前者，我们可以礼貌地拒绝；而对于后者，在认真对待的同时，我们还可以采取下面几种措施合理地缩短通话时间：
（1）事先约定与准备通过约定可以避免你在需要安静工作的时候被不断打扰、或是占线、或是接不到电话，更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。
（2）保持简短而明确的开场白平时我们在打电话为了联络感情，在开场白中经常会有一些寒暄，比如“你最近很忙啊，在哪里发财啊”、“您身体还好吧、吃饭还行吧？”等。在办公室场合就应该少有寒暄，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。假如你正在将电话打给某人，不妨开门见山：“你好，我是×××，我给你打电话是因为……”或“你好，我是×××，有这样一件事需要……”等等；如果是某人打电话给你，你可以说“接到你的电话真高兴，有什么事需要帮忙吗？”或“好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？”等等。
（3）控制通话时间、保持通话主题在打电话的时候，要注意做好适当的记录，以免挂上电话后忘记某些信息，又不得不重新联系一次。所以，必须注意控制好打电话的时间并保持通话的主题。我们有许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休，而且经常是缺乏主题。在这种情况下，你不妨直言：“你现在需要我们解决的问题是什么呢？”、“你的重点是什么？”虽然一次电话省下的时间可能只有两分钟，但按照你每天接10个电话来算，每个月你就可以省下10个小时，一年就是就3650个小时，这可是一段不少的时间呀！
（4）过滤电话你一定经常遇到一些不想接的电话，这个时候你就需要“过滤电话”了。首先解释你现在不能接电话的原因，如马上要出门了、要去开会了、正在与主管或其他同事商议工作等等，但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间，在保证自己时间的前提下，不要给对象留下不良印象。
但是在我们被公司里的其他人所打断时，应该如何处理呢？
（1）来自上司的打断来自上司的打扰最难控制，尤其是当你正在全心全意地处理一项紧急而重要的事情时。不过，如果你也是一名上司，你还是应该首先想想，你是不是也会对下属这样呢？
以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招：
有一位主管，每当他应召去见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间；二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排；三来还可以让上司对他的工作态度留下深刻的印象。
（2）来自下属的打断如果你已经是一个主管，不妨想想以下有关解决下属打扰你的各项问题：你是不是尽可能地把集体例会列为每日或者每周工作的一部分？
你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？
你是不是曾经鼓励下属以便条或邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？
你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？
（3）来自同事的打扰在上司打扰的时候，你只能无奈地加以接受；而下属在打扰你的时候，你可以将他的打扰方式加以定型化。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点：
双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的回报。
想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人，你喜欢参与每一件事，别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要，你不善于结束他人的来访，你让别人习惯于经常咨询你的意见，你就是喜欢不断地和他人交谈。
如果你让这些现象一直持续下去，你最后终究会一事无成。
练习一下，看看你接没接烫手的山芋：你做没做他人的他自己能做的事情？你做没做他人的你做不好的事情？你做没做他人的不欢迎你做的事情？你做没做他人的影响你重大目标实现的事情？检查一下，如果你有类似行为，请马上放弃。
充分利用时间的10个技巧
充分利用时间，实质上就是以较少的时间做较多的事情，办每件事都要考虑节约时间的问题。作为一个员工，应该如何充分利用时间呢？
（1）恪守约定，绝不拖延。犹太人把时间视作金钱，常以1分钟得到多少钱的概念来工作。犹太老板请员工做事，工薪是以小时计算的。犹太人会见客人，十分注意恪守约定，绝不拖延。客人来访，必须要预约时间，否则要吃闭门羹。犹太人对于突然来客是十分讨厌的，如果是做生意，可能会导致失败。