书城成功励志创业有道
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第29章 催账收款,保证企业现金流(3)

李大宝:“我打电话是要告诉您12月1日到期的、发票编号10101的货款,现在你们还有25万元的账款尚未付清。”

赵洁:“是吗?我没有印象了啊。”

李大宝:“根据我们的记录,你们在11月1日用编号111的订货单,向我们订购了10批女式西装。每一批女式西装的单价是2.4万元,再加上每单位1千元的运费,所以总金额是25万元。这些货品的出货日期是11月1日,根据我们的送货记录,交货日期是11月5日,而且提单是您当场签的名。”

赵洁:“哦,我记起来了,可是我一直都没有收到发票。”

李大宝:“我们的会计已经在11月1日把发票寄给你们了,并且11月15日寄出的一封私人信件中也再一次附上了该发票的复印件。我现在就可以发传真,您的电话可以收传真吗?我现在就把发票传真给您。”

赵洁:“我没有传真机。即使有,我们现在也拿不出25万元。”

李大宝:“为什么呢?”

赵洁“现在商贸公司经营不是那么景气,我们手上没有这么多额外的钱。职工的薪水、国家的税收、房租这些现在都要想办法呢。”

李大宝:“那我们这儿也要经营啊,你们现在能付多少款呢?”

赵洁:“我们现在最多能开一张10万元的支票。”

李大宝:“现在有一种分期付款的办法。您觉得这样如何?您今天先寄给我10万元,接下来的5个月,您每月固定汇给我5.1万元的支票,以支付本金与利息,而我必须在每个月的5日以前收到这笔钱。这样一来,您既可以付清您的账款,我也不必将这笔款项交给律师事务所处理。”

赵洁:“哦,我想这也是一个好办法啊。”

李大宝:“如果您觉得这个计划有问题,现在我们可以就相关的问题进一步地讨论。如果没有,今天我们就签份备忘录,使它成为收账记录的一部分。这个方法已经是最后的让步了。我想大家都不想为这点钱上法庭的,是吗?”

赵洁:“是啊,我想我们可以办得到。”

李大宝:“太好了。我立即寄给您两份分期付款协议,一份您留下来存档,另一份请您签好名字寄还给我。好吗?”

赵洁:“好的,再见。”

李大宝:“再见,祝生意兴隆。”

通过这个例子可以看出,对一名成功的创业者来讲,正确地利用电话来实现自己的回款目的是必不可少的技巧。想想看,如果能够免去上门催款的麻烦,仅仅是一个电话就能解决回款问题,岂不是再好不过的事情?

所以,作为一名创业者,一定要掌握高超的电话催款技巧。

那么,为了能够更有效地利用电话向客户催款,我们应该注意哪些事项呢?

(1)确认金额。在打电话催收之前,首先要核对对方拖欠的明细和确切金额。

(2)选对时间。结婚、搬新家要看吉时,催收也要讲究吉时。绝佳的吉时是在对方刚开始上班的一段时间,因为这通常是债务人心情最好的时刻。中午午餐、午休时,不宜进行电话催收。当然,也不必囿于成规。在具体操作中,业务员需要通过熟悉对方的习惯,根据实际情况确定。

(3)选对日子。每周星期五是最好的电话催收吉日,因为这时候大家都在期待周末的到来,其次是周四、周二。最不宜催收的日子是周一、周三。

(4)要找对人。一定要找对人,如果债务人常常不在,不妨告诉接电话的人你的目的。对秘书要特别客气,否则会平添一只“拦路虎”。

(5)要说对话。为了避免使债务人产生戒备心理,绝对不要一开始就咄咄逼人,让对方觉得你认为他是没有付款能力的人,这样会伤害对方的自尊心,破坏双方的良好关系。你越是和蔼可亲,态度越人性化,欠款收回的可能性就越大。

(6)全心全意。在和债务人商谈时,一定要让债务人知道你全心全意在处理他的问题,不要同时和其他人通话。

(7)沟通良好。沟通能力是有效说服债务人结清欠款的神奇法宝,进行沟通时的小技巧如下:

(1)模仿对方说话的方式、速度和音量;

(2)冷静应对乱发脾气的客户,好好安抚对方。好的情商加上专业的态度是成功的关键;

(3)对于少数乱骂人的客户,冷静地告诉对方两个解决方式:一是跟我们的律师谈,二是跟我的老板谈;

(4)保持理性且友好的态度,这样得到的反应总比运用非理性且胁迫的态度要好上百倍。

(8)学会闭嘴。沉默是最高明的说话术,成功的催收高手只在必要的时刻才开口,对方说话时要懂得保持沉默。

西方有句谚语:“不说话,别人将以为你是哲学家。”你不说话,对方会觉得你高深莫测,肯定不敢低估你,清偿的意愿就会大幅提升。

记住,千万不要多说无益的话或与客户产生不必要的争执,以免赢了面子,失了银子或者无意中透露了商业信息。

(9)维护关系。为了收回旧账,弄得恩断义绝,这是商场大忌,绝非明智之举。俗话说“和气生财”,又说“人情留一线,日后好相见”。如果对方是公司持续往来的客户,催收时应该小心应对,务必情真意切地对债务人表达尊重、关心,不要为了收回旧账而伤了彼此多年的商场情谊,因小失大是很划不来的。善加维护与客户水乳交融的关系,不但可以化解先前的种种不愉快,也为日后的收款工作铺下了一条康庄大道。

上面所讲的9个技巧,终归是浅层面上的功夫,真正决定催收成效的是什么?是耐心和意志力。

“永远记住一点,你自己要追求成功的决心,比其他任何事情都重要。”美国第16任总统林肯这样说。这句话的寓意是:不管曾经历过多少次的失败、困难或挫折,永远不要放弃自己所追求的目标,一定要多坚持几次,直到达到目标为止。

电话催收也应如此,催收是个数字游戏,逮到机会就应该打电话找对方要钱。重心放在次数,而不是结果。这里业务员玩的是一个不在乎有没有要到钱的游戏。随着电话次数的增加,你的成功几率会逐渐上升。所以,当你打电话时,不要过多地顾虑结果,只要多打几次就可以了。这—招叫做“疲劳轰炸”,效果肯定不错!

电话催收最重要的还在于耐心、不死心、不放弃,电话一定要打到对方结清旧账才能罢手。

电话催收没人什么真正的困难,只要你有“良好的心情、不错的沟通能力和最重要的坚持”,就没有收不回的账。

6.如果使用信函催款

2008年3月,K公司销售部重新划分了客户区域,王宁的手中也增添了两家新客户。本来,多了两家客户可以完成更多的销售任务,应该是件好事。可是,因为其中有一家D客户拖欠回款是出了名的,此时的王宁除了头疼,还是头疼!

5月底,王宁给客户们打了一圈电话,向他们催收这个月的回款。大部分客户的回款情况还算不错,只有D客户借口说资金紧张,过一段时间再回。王宁很清楚,这又是D客户的拖延付款的理由而已。后来又打了几次电话,对方开始的时候还只是敷衍,到最后连电话都不接了。

而当王宁上门收款的时候,对方也是躲起来不见人。在不得已的情况下,王宁尝试着向对方发催款函来试试运气。第一封催款函王宁写得非常礼貌,言辞也很诚恳。可发出三天后却一点消息都没有。后来,王宁又写了第二封,这一封在言辞上就有一些严厉了,并警告对方如果再不付款将承担违约责任。随后,在第二天下午,王宁又发了第三封催款函,在这封催款函中,王宁向对方限定在三天之内回款,否则,他就将此事委托律师,让律师帮自己进行追讨。而到时候所形成的一切后果,都将由D客户承担。

没想到,第三封催款函发出不到一天,D客户便打来电话,主动地和王宁商量起回款的问题。到最后,虽说D客户所欠的回款并没有完全收回,可还是有大部分的回款打到了王宁的账上。

事后,王宁也在心中暗喜,看来催款函的作用还真是不能小觑啊!

虽说催款函并不是专业的法律文书,但是,由于催款函常常是供货方对经销商发放的正式的商业文书,从某种程度上说,它还是具有一定的法律效力的。信函催收常作为电话催收的一种后续手段。公司打过几次电话催收后,如果客户仍无反应,可以发出正式的催收信函。第一次的催收信函必须说明打电话的日期和客户作出的付款承诺,以及客户在某日期前不能付款时公司会采取的措施。

如果第一封信仍没有回应,第二封信应比第一封信更为急迫,使客户感到延迟付款的严重性。如果仍无消息,公司的第三封信应发出最后通牒,口气可更为严厉一些。

第一封收款信函

尊敬的××先生:

我们与贵公司8月5日成交,发票号为第100号、总额为240000.00元人民币的贷款已到期。我们附上这一数额的详细内容,希望贵公司能在2005年11月15日之前付款,或者通知我们不能及时付款的原因。

开户银行:

开户名称:

账号:

此致

顺祝商祺

财务部助理(电话:10101010)

2005年11月5日

附:发票复印件

注意:

信函语气要强烈,但应彬彬有礼,这一点很重要,任何讽刺或威胁的话都会损害收款人的形象,而且,很可能对收款无益;

这封信语气要坚定,明确一个付款期限。但不要详细叙述你将要采取的措施,不要提及法律行动,也不要对他的账户表示怀疑。

第二封收款信函

尊敬的××先生:

我们于11月5日就贵公司逾期未还的240000.00元货款发过信函,要求结清8月5日第100号的发票贷款。此款项已经延误了两个多月,至今我们没有得到任何答复。请速于11月25日前结清全部款项。

如果我们得不到回音,只得求助于专业机构来解决贷款的回收问题。

开户银行:

开户名称:

账号:

此致

商安

财务部经理(电话:10101010)

2005年11月15日

附:发票复印件

注意:

要语气强硬、公事公办,需要保持职业化形象,避免看上去恼怒或绝望,礼貌而坚定的语气会增强效果;

此信函要提及对方不付款你将要采取的措施;

此信函署名人职位应高于前一封信。

第三封收款信函

财务总监亲启

尊敬的××先生:

我们遗憾地通知你,贵公司对我们关于8月5日第100号发票下贷款的付款提醒信至今没有任何答复,在此再次附上这一贷款的详细情况和清单。

我们已把贵公司的账户转交×××律师事务所,请其代为收款,一切额外费用将由贵公司承担。一旦上述贷款在2005年12月8日前全额付清,我们将立即停止这一收款代理。

开户银行:

开户名称:

账号:

此致

顺祝商祺

财务总监(电话:10101010)

2005年12月1日

附:发票复印件

注意:

签署人级别要高,并注明头衔;

信的开头应提及客户对付款的消极反应;

措辞要严厉,但应表现得平静和老练。

诉讼前的最后一封警示信函

最后付款要求

特此通知

尊敬的××先生:

我们是×××律师事务所,我们的被代理人××公司于2005年11月5日起,连续发出三封催款信要求贵公司就2005年8月5日第100号发票下240000.00元人民币贷款给予偿还,可是贵公司一直没有任何答复。我们只能遗憾地通知你,

请于12月15日前付清该款项,或是与×××联系,将付款事宜安排妥当;否则,我们将根据被代理人××公司的意愿,正式向人民法院提起民事诉讼,要求贵公司给付贷款和逾期利息,并由贵公司承担相应的法律费用。

我们已准备好诉讼所需的有关法律文件,准备于2005年12月20日正式提起诉讼。在正式提起诉讼之前我们不再另行通知。

一旦上述金额在2005年12月15日前全额付清,我们将立即停止诉讼。

开户银行:

开户名称:

账号:

×××律师事务所律师(电话10101010)

2005年12月10日

附:发票复印件

注意:

为起到重要提醒作用,本信函可打印成红色;

语言应当是对事实的陈述,而非威胁。

虽说催款函只是一封信件,但是,它却关系到你的回款能否顺利收回。如果运用不当,非但达不到催收回款的目的,恐怕还会影响回款的顺利回收,甚至是与客户的正常交往。所以所,催款函的书写是一门艺术,如果要使收款信函能有效地帮助你达到收款的目的,就要在书写时符合以下的原则。

(1)收信人具体

收信人的街道名称、门牌号码、单位全称一定要准确而具体。收信人要具体到个人,写清其职位、全称。像王经理、李主任等此类称呼并不好,虽然表示尊重,但是有时候却给了欠款人可乘之机,他们往往会说:“我是王经理,可是我没有收到你们的催款信。我们这里有好几个王经理,信可能被送到别的王经理那里去了。”所以,书写收信人名称时应当具体为王成功经理、李自强主任等。

(2)债权债务清楚

在信函中应当将双方的债权债务关系及其法律依据陈列清楚;收款人据以收款的法定理由等要清楚;欠款人拖欠债款或拒绝履行义务的事实根据要清楚;要求支付的欠款金额写在信函的突出位置,一般位于信函第一行或右上角,表述一定要清楚。

(3)内容容易阅读

语言要简明、直接。尽量少用客套话,最好一开始就直奔主题,开门见山地把问题提出来。信中多使用简明的语句,遇到行业术语时应标出注解。整个信件注意使用简短的句子,段落简洁,在不失主题的情况下使人容易阅读。

(4)措辞要文明谨慎

收款人书写信函的时候用语要文明礼貌,不要有脏话、黑话、对欠款人进行人身攻击的话;要从长远合作的基础上考虑,用词要谨慎,要就事论事,不能一概而论。

(5)语气坚定

信函中的措辞要坚决,一定要明确地表明自己的目的,使对方知道,如果不能及时付款将要承担责任。这时要尽量使用规范的用语,不要用一些威胁性的话逼迫欠款人。

(6)提出具体要求

收款人应当在信函中注明欠款人给予答复的期限,欠款人应偿还的具体金额,包括违约金、银行利息等,欠款人应当履行偿债义务的方式及最后期限等。当然,收款电函的内容因其选择的电函方式而有所增删。例如,当收款人向故意拖欠债务的当事人发送收款电函时,电函可加上“欠款人逾期未偿付欠款,应承担相应的法律后果”或“收款人将采取法律手段收回欠款”等内容,以加强收款电函的“力度”;而当收款人采用电报的方式收款时,电文则应言简意赅。

信函书写完毕后,收款人应在信函尾部写明发函日期,并签名或者盖章,然后再邮寄或直接发送。

7.如何上门催讨回款