书城管理用制度管人,按规章办事
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第4章 无规矩不成方圆——制度才是真正的老板(1)

俗话说:“无规矩不成方圆。”对企业来说,规章制度就是规矩,有了良好的制度,企业才能稳定、健康地发展。制度就像一个国家的法律,有了它才能判定是非对错,才能规范企业的运行,才能避免人治带来的不公平、不客观。

没有规矩,不成方圆

凡事都要讲规矩,做人有做人的规矩,做事有做事的规矩,管理企业同样有管理企业的规矩。如果没有规矩,那么企业经营就非常容易变得混乱。如果有规矩不遵行,有章不循,规矩也会成为一纸空文,对企业管理产生不了任何作用。

很多企业虽然制定了规章制度,但是大家并没有把制度当成自我规范的守则,没有自律。尤其是领导者,没有以身作则,不按制度进行管理考核,直接影响了制度的威严,损害了遵守制度的那些员工的积极性和创造性,影响了整个团队的工作效率。

规章制度对企业管理而言,其重要性是不言而喻的。身为企业管理者,一定要想办法用制度来经营和管理企业。在这一点上,老干妈的创始人陶华碧就做得很好。

陶华碧从小到大没有读过一天书,但是当他的老干妈公司越办越大时,他意识到只靠自己来管理是不行的,必须制定合理的规章制度,用制度来管理公司。为此,她想到了自己的长子李贵山。

李贵山是一个转业军人,做事非常讲规矩。进入老干妈管理层后,他第一件事就是处理文件,整章建制。他经常把规章制度读给陶华碧听,陶华碧听到重要处时,经常站起来说:“这条很重要,要制定得更具体一些。”当她听到不妥之处时,就会立即口述更正,然后再由李贵山修改……如此反复多次,直到满意,她才会在材料的右上角画个圆圈。在李贵山的协助下,陶华碧的老干妈公司终于制定了规章制度,而且制度宽严并济,奖惩分明。

规章制度制定之后,并不意味着万事大吉。很多管理者认为,规章制度是给普通员工制定的,是用来规范大家的,而把自己置身于规章制度之外。其实,身为管理者,更应该身先士卒,率先垂范,为员工树立一个遵守规章制度的榜样,这样才能带动大家积极遵守。

合理的规章制度一经制定,就必须严格执行。如果有制度,却不按制度办事,当员工违反了制度时,管理者不对违反者予以处罚,那么制度的威严就得不到维护,如此一来,企业就没了规矩。只有严格按制度办事,制度才是有效的,才能对企业管理起到积极的作用。

管人要用制度说话,“人治”不如“法治”

在中国的传统文化中,常常是“人治”重于“法治”,往往是重人不重制度,大小事情都由领导说了算,没有太多的规章可以遵循。人治一般都是根据人的主观意志做出的抉择,存在导致主观随意性的风险,因此,在公司的管理方法上,不应该采取“人治”,以防止出现管理问题上的漏洞。

一个公司能够获得长久发展的关键,在于有完善的纪律和制度作为保障。大到一个国家,小到一个企业,都离不开制度的约束。企业内的员工都必须遵守既定的规章制度,任何人都没有超越制度的权利。

实行“法治”,可以让企业的工作运转有序,让员工的行为有度,也可以为管理者提供有章可循的管理方式。同时,制度就是规矩,国内外著名的企业都高度重视“法治”,都有健全合理的规章制度和执法机制。

公司内部的管理者,在维护制度面前,从来不会讲究“人情”,无论任何人因为任何原因违反了制度规定,就会受到相应的惩罚。有的人说东芝公司的规定有些不近人情,但是,也正是因为有这么严格的要求,其电子产品的造型和外观十分完美,令人爱不释手,公司才能在行业内占有自己的一席之地。

企业和社会一样,是一种关于人的组织。因为人的复杂性、多样性,所以要求企业要有一套用于约束、规范、整合人的制度,而不能单纯只依靠人来管人。现代的企业,要想求发展,必须创造出公平合理的竞争环境,因此绝对不能再把传统的“人情”放在第一位。

管理者需要长期不懈地对员工进行职业道德教育:只有遵守制度,按制度办事才能得到利益,如有违反,便会受到严厉的惩罚。这样做,是要不断地落实制度的执行力,让其发挥效力,实现公司与员工利益的双赢。

建立制度的人,绝不能凌驾于制度之上

俗话说“王子犯法,与庶民同罪。”企业管理也是如此。实际上,领导者违背公平原则,在公事裁决上破坏企业的规章制度,不仅会损伤自己的领导形象,还会失去下属的信任与拥戴。

作为建立制度的人,管理者一定要带头遵守,绝不能凭借特权而凌驾于制度之上。然而在现实生活中,不少管理者总会给自己的“违章”找理由,以至于上梁不正下梁歪,整个企业没人把制度当回事,原本详细而严谨的条款就这样成了“摆设”。没有制度的约束,企业自然会陷入混乱状态,其生产效率也必定会随之降低。

作为联想集团的一名高层管理者,柳传志曾定下“迟到就罚站一分钟”的制度,作为建立制度的人,柳传志本人也迟到过,但他并没有借助特权而凌驾于制度之上,而是主动遵守。联想之所以能够取得今天的成功,与他这种严格的管理作风是分不开的。

该制度起源于一次会议,由于每次会议总有人迟到,柳传志为此十分恼火,便规定“开会如果有人迟到,就罚站一分钟!”这一举措效果十分显著,上午10点开会,时间还不到,参会人员就基本到齐了,谁知刚准备开会,门开了,原来是柳传志的老上级迟到了。

对于这样的突发状况,柳传志也皱起了眉头,如果就这样算了,那么规定就白定了,但让老上级罚站确实很对不起老人家。权衡利弊得失之后,他一狠心让老领导在会议室门口站了一分钟。不久后,柳传志参加联想高层领导人会议,谁知电梯出现故障,他竟然被困其中,这直接导致了他开会迟到的尴尬结局。

在众多下属面前承认错误并罚站,这实在是一件丢脸的事。但柳传志知道公平很重要,如果自己带头打破了这种公平,丢的可就不是面子而是威信了,所以他没有任何解释,而是自觉地站到会议室门口罚站1分钟。

越是建立制度的人,越不能凌驾于制度之上。上行则下效,只有管理者带头遵守制度,员工才能重视制度,并切身体会到制度的威严,反之,员工们则会对上司特权高于制度的做法产生不满,并生出逆反的工作情绪。

每个企业都有属于自己的一套管理制度,但并不是每个管理者都能够严格执行,这就是企业与企业之间的差距。对于管理者而言,制定规章制度并不难,难得是能否以身作则把制度执行好,贯彻好。在执行“法令”的过程中,只有时刻维护“一视同仁”的公平原则,才能依靠制度,打下一片江山。

制度面前,功劳大于苦劳

在企业的日常管理中,有些管理者往往无意识地用情感代替了原则,甚至因为与员工的私人关系而迁就他们犯错,事实上这种做法并不明智。制度就是制度,规定就是规定,在公事面前,理智必然大于情感,功劳永远大于苦劳。

如果仅仅因为对方有苦劳就处处宽恕,那么企业制度的威严何在?如此一来,不仅会令那些犯错的员工有恃无恐,还可能惹祸上身,影响自身管理工作的完成,以及职位的升迁。所以,管理者在与员工的交往过程中,一定要廉洁奉公,始终坚持公事公办的原则,切不可在公事之中掺杂自己的私人情感,否则很可能授人以柄,甚至处处被裙带关系所牵绊,影响正常工作的开展。

事实证明,越是管理严格的公司越有活力,劳动效率也会相对较高。从这个角度来看,看重员工的苦劳,并不是什么明智的管理之道。通用汽车公司,是世界上最大的汽车公司,并以生产众多的世界品牌汽车而闻名全球。该公司规模巨大,仅雇佣员工就达到了70多万人,如此数量庞大的员工,如果没有铁的纪律,管理者处处对有苦劳的员工网开一面,根本不可能有今天如此骄人的业绩。

在通用汽车创立之初,福特汽车公司占据着45%的市场份额,是汽车行业不折不扣的老大,为了超越福特,通用汽车公司的管理高层斯隆坦言,“公司组织混乱、管理无方、纪律也十分松弛,要想扩大市场份额,公司的经营管理体制就必须进行重大改革。”

尽管公司有不少劳苦功高的老员工,但改革不能讲情面,更不能照顾某一部分员工,只有大刀阔斧,才能挽救企业于危难。随即,斯隆提出了“集中政策、分散经营”的改革思路。首先他结合当时公司的情况,制定了一套严格的纪律,并贯彻执行下去;其次,他将公司的任务分为决策和执行两类,并制定了各级部门的规章制度。

经过改革之后,整个通用汽车公司焕然一新,分工明确了,赏罚也更加分明,此举大大提升了公司的整体效率。所以,管理者在改革制度时,不能过于顾及那些有苦劳的老员工,毕竟在制度面前,人人平等,唯有快刀斩乱麻,才能将改革对员工的伤害降到最低。

不管是谁,只要违反了制度规定,都必须进行严肃处理。在制度面前,功劳大于苦劳,任何法外开恩的举动,都会破坏其制度的公平性。所以管理者在处理员工犯错的事情上,一定要公私分明,切不可因私人感情而做出错误的决定。

制度的本质,是对一把手的制约

联想集团董事长柳传志认为,管理问题归根到底是管理者本人的问题,而不是被管理者的问题。许多老板也强调制度化管理,但是他们口中的制度化,仅仅是对员工的约束,从来不包括自己。

企业的制度能否很好地执行,关键在于一把手。企业的一把手是企业之舟的掌舵者,他的决策往往决定着轮船是驶向富庶的岛屿,还是沉没在冰冷的海底。因此,企业的一把手更应该遵守企业制度,成为企业制度的模范维护者。

企业制度应该具有最高权威,无论是谁都应该按照制度办事。当领导者个人意志与企业制度发生冲突时,个人意志应该无条件地服从公司制度。任何一个企业,领导者的行为都是员工学习、模仿的样板。领导者以身作则,才能在员工心目中树立权威。倘若企业的领导者不知道约束自己的行为,却总是对员工过分要求,员工势必会心生不满,这样下去,制度的执行也就成了走过场。

“善治人者能自治”,好的领导者总把自己看作企业的一部分,他们以公司制度严格要求自己,从而赢得了员工爱戴和追捧。华人首富李嘉诚就是这样一位“一把手”。李嘉诚自创业之初,就时刻以公司制度严格要求自己。他始终把自己当成公司的一名普通员工,出入公司,严格执行公司的门禁制度,主动到门卫室签到。虽然只是一件小事情,却可以从中看出李嘉诚对公司制度的绝对遵守。从业几十年,他总是第一个到公司办公,从来没有迟到早退过。长江集团的员工个个精神饱满,不能不说是得益于李嘉诚的榜样作用。

李嘉诚从不会利用权力,为自己谋求方便。李嘉诚老家的子侄辈总想到长江集团谋求生计,李嘉诚从来都是按公司规定办事,有能力的留下来,能力不够的走人。由于李嘉诚的以身作则,长江集团任人唯贤,几乎没有拉关系、走后门的现象。这就大大提高了长江集团的员工素质。

企业的领导者对制度的遵守,是企业管理走上正轨的关键。制度的本质就是对一把手的制约。企业制度一旦确立,就必须有绝对的权威,任何人不能凌驾于制度之上,任何人都必须在制度允许的范围内办事,尤其是“一把手”。

管理,就是用好的制度取代不好的制度

制度并非是一成不变的,企业的发展阶段不同,外部的市场竞争环境不同,管理制度也要有所不同。作为管理者,职责之一就是用好的制度取代不好的制度。俗话说:“制度不完善,麻烦就不断。”这种说法并非危言耸听,如果我们总是满足于已有的制度,而不懂得根据时代变化去完善它,那么,必然会在不知不觉中落后于竞争对手。

有一部分管理人员,错误地以为完善的制度是可以一劳永逸的,他们花大力气打造一套所谓的“完美”制度,而后便一头扎进去,盲目地贯彻执行。殊不知,市场从不是一成不变的,客户需求也难免会发生变化,如果企业制度不能与市场、与客户相契合,那还不如没有制度。

老陈是某冰箱的业务经理,为了迎接即将到来的五一,公司决定给消费者让利,以促进终端销售,高层管理人员经过反复协商后最终确定了促销方案,即消费者买冰箱,便可以获赠一电火锅。

在促销期间,作为业务经理的老陈,接到不少消费者的投诉,不少客户都对不给包装袋的行为表达了抱怨,为了一个免费的赠品,还要自己掏腰包买包装袋,心里很憋气。公司并没有专门关于赠品的管理规定,对于赠品的包装问题,常常是员工按照个人意愿来解决,所以免不了与客户发生争执。

尽管企业制度已经算得上完善,但客户的需求在变,所以制度也要跟着完善。为了减少消费者的投诉,老陈将这件事反馈给了分公司总经理。几个高层管理一碰头,立马传达指令:所有赠品均提供包装,销售员不得因此而与客户发生争执,违背规定者,将给予严厉警告。

果不其然,消费者关于赠品问题的投诉少了很多。促销活动结束后,总经理将这条指令写进了公司的规章制度。此后,再也没有发生过因赠品包装而引发投诉的现象,该品牌的冰箱市场口碑也越来越好。

随着企业的成长和市场环境的变化,对企业制度进行修补、完善或调整是十分必要的。试想,如果固守原来的制度,且对新出现的问题不予理会,肯定会被消费者所唾弃,被市场所淘汰。

对制度进行适当地修补、调整,并不会破坏制度建设的稳定性和权威性,反而会有利于企业的成长。作为管理者,我们要时刻准备着用更好的制度取代原来的旧制度。一个优秀的管理者,往往懂得审时度势,他们依据周围环境以及企业自身的变化不断完善制度,这才是值得我们学习和借鉴的地方。