书城管理做称职的80后管理者
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第32章 学会向员工授权(3)

许多管理者不愿把自己的权力交给别人。有些人虽然把权力转交给下属,但也增加了许多限制,这使失去授权的真正意义了。当管理者把权力分授出去的时候,并不意味着已经放弃了权力,他们仍然掌有自己的权力,而且他们仍须为分授出去的权力负责:就像硬币两面一样,责任通常是权力的一面。

这类授权人在向下属授权时总是不明不白的,对于给下属什么权力、给多大的权力等需要非常明确的问题从不讲清楚,这使得下属未能了解授权人的真正意图,就去开展工作。有的管理者在授权时总放心不下,对部下有疑心,经常干涉被授权者,结果搞得下级很被动。还有的管理者授予下级的权力与下属所负的责任极不相称,使下属面临“责大于权”的状况。

管得少就是管得好

诸葛亮可谓是一代英杰,赤壁之战等广为世人传诵之作,莫不显示其超人智慧和勇气。然而他却日理万机,事事躬亲,乃至“自校簿书”,终因操劳过度而英年早逝,留给后人诸多感慨。诸葛亮虽然为蜀汉“鞠躬尽瘁,死而后已”,但蜀汉仍最先灭亡。这与诸葛亮的不善授权不无关系。试想,如果诸葛亮将众多琐碎之事合理授权于下属处理,而只专心致力于军机大事、治国之方,“运筹帷幄,决胜千里”,又岂能劳累而亡,导致刘备白帝城托孤成空,阿斗将伟业毁于一旦?

我们从诸葛亮身上,可以将阻碍授权的认知因素归纳为:对下属不信任、害怕削弱自己的职权、害怕失去荣誉、过高估计自己的重要性等等。但是问题是:集权就能有效解决上述问题吗?“条条大路通罗马”,只要问题能够有效解决,管理者大可不必具体处理繁琐事务,而应授权下属来全权处理。也许在此过程中,下属能够创造出更科学、更出色的解决办法。

企业里,称职的80后管理者更要注重合理的授权于下属,提高组织效率。比如,有的公司刚从夫妻店转型,管理者的小农意识比较强,要他们放权的痛苦仅次于让他们发福利涨工资。由于知识和水平有限,有些比较专业的东西还是交给专业人士去操作。不要不懂装懂,权放了可心却放不下,放权之后又常常指手画脚横加干预,这样下去必然造成管理混乱。

更有甚者——有人把企业管理者办公室门庭若市的情景形容为“专家门诊”,很多人等着汇报、请示、签字等。一旦管理者一段时间不在企业里,那么企业的很多工作就会停滞下来,因为没有管理者同意,没有老板签字,谁也没有权力去做,也不敢做,怕承担不了责任。因此,宁愿让工作停下或拖着……试想,大到企业的发展战略,小到企业的一支铅笔、一株花草,都要管理者们事必躬亲,他们把全部的精力和时间都耗在这些日常事务中,怎么又有时间和精力去思考公司的发展战略?去维护和拓展对外关系呢?去拓展业务市场呢?比如说——好几次给一家旅游企业的董事长沟通事情的时候,中间都会不断的被打断,原因就是不断的有下属要进来请他签字审批,其中有一次居然有十多人进来有东西要审批。但是后来据了解,在这些需要审批的报告中,有很多只是要申请领取一支笔而已。所以,企业要想实现战略目标,实行公司化的正规管理,管理者必须得转变意识,敢于授权,甘于授权。

杰克韦尔奇有一句经典名言:“管得少就是管得好。”乍听此言,觉得有些不可思议,可是深入细想,豁然开朗:管得少并非说明管理的作用被弱化了,效率管理,可能会产生1000%的效果。

在实践中,没有支持,得不到授权,任何制度都不会顺利的执行下去的。而在公司里边,老总的老部下跟亲随,往往是制度的破坏者跟阻挠者。面对着一个个主管、经理、封疆大吏,小小的行政主管能奈他们何?正所谓打狗还得看主人呢,碍于情面就放他一马。长此下去放这个一马放那个一马,制度也就不成制度了。而得到老总的支持与授权,拿到了尚方宝剑后,管你谁谁,只要违犯了制度就照章办事,杀几只鸡,就不信他们的血吓不倒你们!这样其他的员工也没有什么可说的,公司制度也能得以顺利执行。当然了,大棒是必要的,胡萝卜也是不可或缺的不是么?有效的授权,对于企业有什么好处呢?有以下两点:通过有效授权,授权者将庞大的企业/组织目标轻松地分解到不同人身上,同时将责任过渡给更多的人共同承担,让团队每一个职员更加有目标、更加负责任、更加投入、更有创造性地工作,产生“四两拨千斤”的巨大力量和“九牛爬坡,个个出力”的协作精神。

通过有效授权,企业减少了控制,摆脱了依从,管理者从权力的烦恼中走出来,被授权者增加了自主性,感受到了责任感,提高了工作的能动性,增强了自我管理能力,获得了更快的个人成长。有效授权为企业带来了较高的激励水平、高效率的团队和优异的业绩。那么,企业授权有没有什么秘诀去快速掌握呢?主要有以下几点:基于信任,信任是授权最起码的基础,如果缺乏了信任,授权无从谈起。如果你对你将要授权的人缺乏充分的信任,最好不要授权给他。核定授权范围,授权程度是授权的一个重要因素。授权过少,会造成管理者工作太多,下属积极性受挫;过度授权,会造成工作杂乱无章,管理者放弃职守,使管理失去控制。权责一致,授权的前提是明确职责,这也是搞好授权反馈与控制前提。授权者必须向被授权者明确授权事项的目标和范围,明确被授权者的权力和相应承担的义务及责任,且避免授权中的重复。

授权是企业管理中的重要组成部分,也是80后管理者要学习和掌握的艺术。

善于授权

授权是企业管理活动的重要组成部分,也是作为称职的80后管理者要学习掌握的管理艺术。企业制度的建立使管理活动更具复杂性和多变性,管理者个人的知识和能力已难以实现优异的绩效,善于授权、讲究授权艺术已成为管理活动的重要特征和追求目标。不懂授权、不会授权,导致企业组织要么权力过度集中(产生独裁),要么权力过于分散(各为中心),甚至权力关系混乱,都会严重影响企业管理活动的效果。

管理者应该做什么?顾名思义就是做管理的工作。但是有些80后管理者什么事都亲自做,老是认为员工办事不放心,那怎么能成为一个称职的管理者呢?你应该具有这样的境界:即使很长时间不在公司,公司都照常运行。这才是真正的称职管理者。如果你感觉时间老是不够用,经常要把工作带回家去做,总感觉别人做的事情没有自己做的放心,要求员工把每件事都向自己汇报,自己又有很多事务性的事情要做,那么就应该考虑授权了。

80后管理者的权力是多种多样的,也不是所有的权力都可以授予下属。不同的权力对应不同的授权内容和授权对象,所以授权的第一步就是按授出职责权力的程度确定授权清单:必须授权。其特点是日常事务性、具体业务性,几乎所有的下属都可以胜任。管理者必须将这些工作交由下属去完成,以充分节省自己的精力和时间;应该授权。其特点是一定的日常例行性,对下属有一定的吸引力和挑战性,几乎没有风险,大部分下属能够胜任。对这些工作,管理者应该将这些工作交由下属去完成,既可以节省自己的精力和时间,又可以调动下属的积极性;可以授权。其特点是一定的难度和挑战性,只有具备相应的职业道德、知识、能力、心理素质的少部分下属才能胜任。对这些工作,管理者在授权时要注意两点:一是有针对性的选择具有相应胜任能力的下属,二是选择合适的授权方式;禁止授权。其特点是整体性、未来性,风险性高,涉及面广,影响性大,一旦失误代价巨大。这是禁止授权他人的,只能由管理者本人躬行亲为。各个层次的管理者都有不能授权的工作,对于企业高层管理者来说,组织战略规划的批准权、组织机构设置及变更的决定权、关键部门负责人的人事任免权、重大财务的开支权等就属于禁止授权的范围。

每一个层面的管理者不可能包办一切,故而都存在一个授权的比例问题。第一,随管理层级由低到高,授权比例也随之有小到大,即职位越高,前三项之和占全部工作的比例越大;第二,对于一个确定的管理者来说,在一定的时间内,其工作职责是相对稳定的,总结成功授权者的经验教训,可以确定一个合理的授权比例。

授权既然是管理者将适当的决策权授予适宜的下属,因此,决定授权有效性的关键是适权适人。既确定授什么?授给谁?怎么授?只有权、人相匹配,授权才能充分有效;否则,权、人不适的授权所造成的危害比不授权带来的后果更严重。

为保证权、人相匹配,必须按如下方式授权:公开授权。授权要公开,即管理者向有关部门与个人公开工作目标、工作内容、权力大小、职权范围、考核标准与程序等,从而避免被授权人在以后工作中遇到不必要的工作程序干扰和发生不买账现象;同时也有利于其他人对被授权者的监督;授权有据。授权要有根据,即管理者应以载明双方权利义务的书面形式授权。一则授权有了依据,二则授权范围有了明晰界定,既可以避免被授权人的越位或不到位,也可以限制授权人重复授权;权、事相当。授权需适度,即管理者授予下属的权力以下属完成工作所需为限。也就是说,下属获得的权力以能调动完成工作所需的人、财、物等资源为合理限度。所授权力小于或大于工作所需,都将导致授权失败,前者将造成下属难以完成任务,失去授权的价值;后者可能会导致下属滥用权力,负面作用太大;不授责任。责任不与权力一起向下属转移,即管理者授权后,要对下属的工作绩效负全部责任。授权时有风险的,一旦下属不能完成任务,该下属的缺陷即为授权的缺陷。下属没有完成工作,管理者应该唯他是问,分析原因,寻找对策,但这并不影响管理者要承担最终责任,而不是推却责任的做法。

用人不疑。授权需信任,没有信任,不能授权;缺乏信任,授权失败。因此,授权是信任的结果,又是信任的开始。这就要求授权后,授权人一定不要包办代替,放手让下属在授权范围内大胆工作,鼓励创新;二是要“既授之则安之”;三不要大惊小怪,要有宽容心态,允许下属一定的失误,并帮助其总结经验教训,改进工作。当然,在出现需要削弱乃至完全收回授出权力的特殊情况时,管理者必须削弱或收回权力,这与用人不疑并不冲突;授收结合。授权要能授能收,即管理者拥有对所授权力一定的调整修正权。一方面,权力在授出后,要保持一定时间的稳定,不能稍有偏差就将权力收回,或缩小范围。即使下属表现欠佳,也应该通过适当的指导,助其完成工作。另一方面,当发现下属经常越权、背离工作目标,给工作带来损失时,要通过批评、削弱其权力,直至完全收回权力等方式,避免失控。

授权的前提是有效监控。被授权者在一定的范围内有处理问题的自主权,意味着被授权者有很大程度的独立性。因此,被授权者可能会尽心尽力地在其权力范围内去完成其应该完成的任务;另一方面,被授权者也可能会滥用权力,做一些与企业目标要求不一致的事情,使企业的发展偏离原定的目标或轨道,甚至还可能利用得到的权力牟取私利。没有监控的权力必然滋生腐败。对于授权者来说,在授权时即没有建立有效的监控机制,也没有采取相应的监控措施,就等于弃权。实际上是放任或助长被授权者滥用权力,至少给被授权者滥用权力提供了方便。授权者必须清醒地认识到,组织内部自上而下地授权,职权是可以向下移动的,但管理者的责任是绝对的、不能转移的。在授权管理中,为了保证被授权者不至于滥用权力或偏离原定的目标取向,必须先建立起有效的监控机制,然后才能实施授权行为。

为此,管理者必须在思想上消除“监控就是对授权的否定”的错误认识。要知道,有效监控与授权管理中提倡的用人不疑、疑人不用并不矛盾。事实上,有效监控就是为了保证授权管理的顺利进行,即使授权者放心,又使被授权者专心尽心。

授权必须与制度化和规范化相配套。为了使企业避免掉进授权陷阱,在实施授权管理之前,必须考虑企业的经营管理和作业是否做到了制度化和规范化。因为,只有在制度化和规范化的条件下,各职能部门和岗位的职权利分明,授权才可能是有章可循、有规可依,才可能减少授权中的盲目性和随意性,做到目标明确、职责分明。有了制度和规范,对于授权者来说,可以最大限度地避免发生越权或授权不当;对于被授权者来说,可以更清楚其得到的授权的权力边界范围和责任大小,在可能的限度内充分地运用得到的授权以最佳方式实现既定目标。另外,有了制度和规范,也有利于将授权置于企业的有效监控之下,增加授权的透明度,使授权者和被授权者的权利义务更加清楚明了,为授权管理的顺利进行提供可能。