书城管理从零开始读懂领导学
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第12章 你凭什么说了算--领导者运用制度的艺术(3)

但一雄依然按照自己的方法去做,而且业绩达到水准以上,甚至有飞跃性的成长。他说:“一切都这么好,证明这条路线没错,为什么要改?”如此,双方意见的分歧愈来愈严重,终于到了不可收拾的地步,伊藤只好下定决心将一雄解雇。这件事情虽然从人情方面说不过去,但是却关系到企业的存亡。对于最重视秩序、纪律的伊藤而言,食品部门的业绩固然持续上升,但是他却无法容忍不遵守纪律的现象。因为这会关系到整个企业的管理,会毁掉伊藤辛辛苦苦建立起来的基业。从企业纪律的角度来看,伊藤的做法是正确的。

这个例子告诉我们:企业必需把纪律放在重要位置。对于大部分员工来说,自我约束是最好的纪律,他们应清楚理解纪律本身的意义--即保护他们自己的切身利益。所以管理者不必亲自出面严明纪律,当需要强制实施惩罚时既是管理者的错误,也是员工的错误。正是因为这个原因,一名管理者应该在其他的努力不能奏效的情况下才借助于纪律惩罚,尤其应该澄清的是,纪律不是管理者显示权威和权力的工具。

员工们的许多不良表现都会成为进行纪律惩罚的原因。对于一般的违纪行为,它们的形式和性质都不会有太多的不同,不同的只是它们的程度。人们常常会忍受一些轻微违反标准或规定的行为,但当违反了大纪或屡教不改时就需要立刻采取明确的纪律惩戒。人们违反纪律会有很多原因,大多数是因为不能很好地调整适应。导致这些后果的个人性格特点包括马虎大意、缺乏合作精神、懒惰、不诚实、灰心丧气,等等。所以,管理者的工作是帮助员工做好自我调整,如果管理者是个明辨事理的人,他会真诚地关心员工,使员工在工作的同时享受到更多的乐趣,逐渐减少自己的违纪行为。如果员工面对的是一位一天到晚拉长着脸,讲话怪声怪气,动辄以惩罚别人为乐趣的无聊的管理者时,找一些迟到早退的借口,逃离关系紧张的工作环境,还会是出人意料的吗?

管理者应该把纪律视为一种培训形式。那些遵守纪律的人理应受到表扬、提升;而那些违反了纪律或达不到工作标准的人理应受到惩罚。要让他们清楚自己的行为是受到纪律约束的。

告诉你的员工:执行纪律没有借口

寻找借口是执行乏力的表现。找借口可以说是最容易办到的事情了,一名员工如果不想执行纪律,总能找出各种各样的理由。作为管理者,要消除员工凡事爱找借口的习惯,首先要搞清员工找借口的内在原因。

1.借口的表现

其实,每一个借口的背后,都隐藏着丰富的潜台词,借口的主要表现形式无外乎以下几种:

(1)最近我很忙,我会尽快去做的。找借口的一个直接后果就是容易让人养成拖延的坏习惯。通过仔细观察,我们很容易就会发现在每个公司里都存在着这样的员工:他们每天看起来忙忙碌碌,似乎尽职尽责了,但是,他们把本应一个小时完成的工作变得需要半天的时间甚至更多。

(2)我以前没做过这种工作。寻找借口的人往往是那种因循守旧的人,他们缺乏一种创新精神和自动自发工作的能力,因此,期许他们在工作中做出创造性的成绩是徒劳的。借口会让他们躺在以前的经验、规则和思维惯性上舒服地睡大觉。

(3)这不是我的责任范围。许多人在寻找借口的时候总是把“不”“不是”“没有”等否定词与“我”紧密联系在一起,其潜在意思就是“这事与我无关”,不愿承担责任,把本应自己承担的责任推卸给别人。在一个团队中,是不应该把“我”与“别人”区分得太明显的。一个没有责任感的员工,也不可能获得同事的信任和支持,更不可能得到上司的信赖和尊重。

(4)竞争对手太强了,我们赶不上他们。当一个人为不思进取寻找借口时,往往会这样来说。借口给人带来的不利后果是让人消极颓废,如果养成了寻找借口的习惯,当遇到困难和挫折时,不是积极地去想办法克服,而是去找各种各样的借口。其潜台词就是“我不行”“我不可能”,这种消极心态将剥夺个人成功的机会,最终让人一事无成。

(5)我没有足够的经验和技能来完成这项工作。这种说法其实是在为自己的能力或经验不足而造成的失误寻找借口,这样做显然是非常不明智的。借口只能让人逃避一时,却不可能让人逃避一世。

2.拒绝一切借口

优秀的管理者是不需要在工作中寻找任何借口的,因为他们总是把每一项工作尽力做到超出自己的预期,最大限度地挖掘自己的潜能。他们总是采取积极的行动,而不是寻找各种借口推诿;总是出色地完成公司安排给自己的任务,替公司解决问题;总是尽全力配合同事和下属的工作,对同事及下属提出的帮助请求,从不找任何借口推托或延迟。

20世纪80年代,中国女排甚至成为了中国精神的象征。而提起中国女排,不能不提到的一个人物就是郎平。

郎平是中国女排的主攻手。因为郎平的技术一流,所以平时在自己做完训练后,还会主动关心和帮助其他队员。

有一次,郎平做完自己的练习了,就主动留下来帮队友补课。可能是因为太累了,她不像自己训练时那样到位。

但是,教练袁伟民对她的扣球尺度把得很严,不断地让她练了一次又一次,甚至后来还被罚多做几组。郎平又气又累,委屈地抹起眼泪。

本来是好心帮助队友训练,不仅没有受到表扬,反而还要受到教练的训斥。这真是太不公平了!但教练并不为眼泪所动。

冷静之后,郎平想通了,充分认识到不论是自己训练还是帮助队员训练,都没有任何借口“打折扣”。为了在强手如林的世界排球赛中夺得金牌,就一定要以最高的标准来要求队员要求自己。

郎平抹掉眼泪,重新调整了状态,全身心地投入到训练中,终于完成了一节高质量的训练课。

借口解决不了问题。在企业中,结果往往比过程更重要。如果为自己没能按时完成任务做出各种自我安慰,会给别人留下一种推卸责任的印象。

那么,我们怎样才能够做到拒绝一切借口呢?

(1)专注用心的工作。做好工作的前提条件是对所做的工作要专注用心,在具体实施工作任务时,先把心思集中到如何快速、高效地完成任务上来。

(2)进行团队协作。在一个组织中,每一个人的工作都不是孤立进行的,要想出色地完成上司交代的工作,必然要依靠团队协作,协同团队成员共同前进。

(3)注重速度。执行效果的一个重要衡量标准是行动的速度,因为速度现在已经成为决定成败的关键因素之一。当然,快与慢是相对的,快速执行并不是要求你为了完成目标而不计后果,更不能只是为了追求速度就降低工作质量。员工的快速执行首先要建立在强大的思维能力基础之上。

增强员工责任心,制度执行不打折扣

很多领导都希望自己的下属能够在自己度假的时候将工作落实,但是下属总是“执行不力”让领导极不放心。

现如今,很多企业、单位、团体都讲“提高执行力”。但为何成效不大?这很让人深思。执行力不好的原因是多方面的:管理没有常抓不懈;出台的管理制度不严谨,缺少针对性和可行性;缺少科学的监督考核机制等等。

管理的理论、经验要变成实实在在的行动,才谈得上加强企业执行力;而加强执行力,就是加强人的执行力。如此一来,人的因素是最重要的。提高执行力不在于管理经验的新老,重要的是依靠每个人对制度措施不折不扣地贯彻执行,最终还是得靠每个人的责任心。

某集团公司有位基层管理人员业绩突出,老板想把他调往总部,而他却自愿留守分公司,虽干得有声有色,却也辛苦至极。别人问他:“值得吗?”他答道:“既然留下来,就有责任干好。”这是责任的力量。各部门常见因职位高下、利益不均,有人就推三阻四、拖沓怠工;可也有人照样无利而往、披星戴月地工作,单位兴旺发达了,他们仍默默无闻,只是一个幕后英雄而已--可他们的出发点很简单:“干这份事,就得为此负责。”由此可见,在企业发展阶段,企业员工的责任心更能影响企业的生存和发展。而有了责任心,才会凡事严格要求自己,制度执行中不打折扣,措施实施中不玩虚招,做到令行禁止。

遗憾的是,现实生活中的情形并不完全如此乐观。有一个人给一位企业老板发送电子邀请函,连发几次都被退回,向那位老板的秘书查询时,秘书说邮箱满了。可4天过去了,还是发不过去,再去问,那位秘书还是说邮箱是满的。试想,不知这4天之内该有多少邮件遭到了被退回的厄运?而这众多被退回的邮件当中谁敢说没有重要的内容?如果那位秘书能考虑到这一点,恐怕就不会让邮箱一直满着。作为秘书,每日查看、清理邮箱,是最起码的职责,而这位秘书显然责任心不够。

人们还经常见到这样的员工:电话铃声持续地响起,他仍慢条斯理地处理自己的事,根本充耳不闻。一屋子人在聊天,投诉的电话铃声此起彼伏,可就是不接听。问之,则曰:“还没到上班时间。”其实,离上班时间仅差一两分钟,就是不接。有些客户服务部门的员工讲述自己部门的秘密:“5点下班得赶紧跑,不然慢了,遇到顾客投诉就麻烦了--耽误回家。即使有电话也不要轻易接,接了就很可能成了烫手的山芋。”

这些问题看起来是小事,但恰恰反映了员工缺乏工作热忱和积极性、主动性。员工一旦“无为”,领导工作必然受到掣肘;而如果员工将工作当做自己的事业,就是为领导分担工作,减轻负担。

老王是个退伍军人,3年前经朋友介绍来到一家工厂做仓库保管员。保管员的工作虽然不繁重,无非就是按时关灯、关好门窗、检验货品、防火防盗等,但老王却做得非常认真。他不仅每天做好来往的工作人员提货日志,将货物有条不紊的码放整齐,还从不间断地对仓库的各个角落进行清扫整理。3年下来,仓库在他的管理下安然无事,而且提货的工作人员每次来提货都会在最短的时间提到货物。

这一切被工厂厂长看在了眼里,在工厂建厂20年庆功会上,厂长给老王按老员工的级别颁发奖金5000元,并有进一步重用的意思。好多在厂工作几十年的老职工不理解,老王才来厂3年,凭什么拿到这些奖金?

厂长看出了大家的不满,说道:“你们知道我这3年中检查过几次咱们厂的仓库吗?一次也没有!这不是说我工作没做到,而是我一直都了解咱们厂的仓库保管情况。作为一名普通的仓库保管员,老王能够做到3年如一日地不出差错,而且积极配合其他部门人员的工作,忠于职守,比起一些老职工来说,老王真正做到了爱厂如家。我觉得这个奖励他当之无愧!”

正是这些体现员工责任心的细小之事,关系着企业的信誉、信用、效益、发展,甚至生存。

领导如何调动下属的积极性,让下属为自己的分担工作呢?

(1)告诉员工他应承担的职责。大多数的领导只喜欢向下属明确工作内容,而不明确工作职责。当一个员工只明确工作内容,他们会认为自己仅仅是一个执行者,没有什么成就感;而通过沟通和促动让他们能为自己的工作职责努力,那么他们会认识到自己工作的价值,进而能从工作价值中获得激励。

(2)有可能的时候就让下属对其工作写出书面报告。书面报告,能帮助下属理清其工作状态,能凸现问题,也能让他找到自己改善的方向,再加上领导的促动,工作就比较容易开展。另外,每个人在写自己工作报告的时候,也是了解自己价值的时候。

(3)让下属参与到一些重要的讨论中来。这种做法能激励他们,并且表明你很在乎他们的想法,当然这些时候他们也可能会提出好的主意。相反,一意孤行的管理者会让员工在工作中变得消极、应付。所以,当员工积极性不高的时候,极可能是与上级存在某种沟通上的障碍。通过讨论消除障碍,提高员工积极性,不失为一种双赢的做法。

(4)当你跟下属交流时,不要只是告诉他们怎么做,而应该用你的说服力使他们主动做你需要他们做的事。

(5)对下属的工作作出反馈。领导及时的评价,无论是认可、表扬,还是警醒、批评,都能对下属形成有效的促动,让员工认清自我,增强工作的积极性。