把办公室当寝室引出的尴尬
小何大学毕业刚来深圳打工时在一家投资公司上班，为了省钱，寄住在几个老乡一起的建筑工地的临时宿舍里。夏天不仅炎热，且蚊子猖獗。一天经理要小何赶一份材料，小何在办公室独自加班到深夜，于是就睡在了办公室。这一夜小何睡得特别香，办公室夜里非常安静，又有空调，还可以免费上网，他觉得好不自在。自那以后，时不时小何就以加班为名偷偷睡在办公室里。这样既可以省车费，又能睡个安稳觉，一举多得。只是办公室里没法晒衣服，所以，每到周末，小何就回去跟老乡们团聚一下。久而久之，把办公室当寝室已成了小何省钱的“秘诀”。
一天清晨，老板要出差，有几份材料放在办公室忘了带回去，电话吩咐女秘书去办公室找来给他送去。女秘书刚打开办公室的门，还未来得及开灯，就见里面一个黑影一蹿，女秘书大吃一惊，立马意识到办公室进贼了，立刻打电话叫来大楼保安。保安一来，打开办公室的灯，只见小何光着膀子蜷缩在桌子底下，十分狼狈。后来一问才知道是场误会。
这件事很快就在公司传开了，随后小何也被公司辞退了。
小何的境况虽然值得同情，但他的做法却实在有违常规。办公室是一个公用场所，是决不能拿来当私人寓所的。这种公私不分的贪占小便宜的行为是职业经理人所忌讳的。
一、办公室布置的基本原则和要求
办公室是白领阶层处理日常事务、进行公务或商务洽谈、行政沟通、会议和事务交接办理的场所，而不是朋友聚会或娱乐的休闲场所，也不是饭堂和茶社等场所。因此，它必须遵循一定的布置规则，也应当有一定的行为要求。
1.办公室布置的基本原则
办公室的布置除了遵循因地制宜、视条件而定等灵活性原则之外，还应当遵循如下基本原则：
营造一个安静、相对舒适的环境。
确保尽可能好的采光、通风和照明条件。
力求整齐、清洁、美观。
合理安排座位，尽可能方便工作联系。
布置和陈设应便于调整和变化。
2.办公室布置的基本要求
办公室应如何布置才最好呢？似乎没有统一标准。各人的审美情趣不同，偏好各异，但下列基本要求是共性的：
办公桌椅一致化，既可增加美观度，又体现职员间的平等性。
工作流程应成直线，避免倒退、交叉或不必要的文书移动。
相关岗位应置于相邻的地点，方便工作联系。
客户来访较多的岗位应置于入口处，尽可能减少干扰。
全体职员的座位尽可能朝同一方向，避免面对面布置。
座位尽可能避免面对窗户或布置在通风线上。
电脑荧屏避免面对光源，写字光源应来自左方。
主管座位应位于下属的座位之后，使之易于监管。
倘若可能，应设休息处，既方便来访者，又避免干扰。
二、办公室的基本行为规范
对商务人士来说，办公室不仅是与同事朝夕相处的地方，而且还经常会在这里接待客户。因此，办公室里的每一位成员都必须遵循一定的行为规范，维护公司形象。比如，有人说如果你想了解一个单位的员工素质水准及管理水平，最好去看看这个单位的卫生间。如果你想观察一个员工的工作状态，最好经常看看他的办公桌状态。任何时候其桌面都井然有序的人，一定是工作认真负责的人。办公室行为规范的具体细节虽然可能会因行业差异、业务特点和公司规模等条件不同而有所区别，但最基本的行为规范大致可归纳如下：
严格遵守作息时间，缺勤、迟到、早退应提前打招呼。
穿着整洁，修饰得体，保持良好的仪态风范。
称呼得当，切忌使用绰号、昵称或其他任何不雅的称呼。
保持办公室环境安静、整洁和卫生，切忌高声喧哗或放声大笑，物品摆放要井然有序。
未经他人许可，切忌随意动用或转借他人的办公用品，尤其是私人物品。
如在办公室里用餐，用餐完毕应立刻将餐巾纸、快餐盒等丢进垃圾箱，切忌随手摆放在办公桌上后置之不理。
在公共办公室里尽量不要吸烟和吃带异味的食物（如臭豆腐、榴莲等）。
下班或较长时间离开办公室应整理办公桌，使之干净、整洁，避免凌乱不堪。
在办公室与异性相处，应自尊自爱，切忌开过火玩笑或动手动脚。
不在办公室里处理私事，如打毛衣、洗补衣服、化妆等。
不散布流言蜚语，尤其不能背着他人乱发议论。
在办公室打电话声音以不影响别人为度，私人电话要尽可能简短，切忌“煲电话粥”。
空闲时间，勿串门聊天，办公时间更不能在办公室里打闹或娱乐。
使用复印机、传真机、打印机等公用设备时应注意礼让，切忌霸道或目无尊长。
爱护公物，注意洗手间卫生。
三、办公室接待礼仪
办公室的接待一般分几种情况：自身负责的业务或客户来访；接待拜访同事的客人；接待上级机关或其他来访客人。不同的对象其接待要求肯定不一样，但就一般而言，其基本的礼仪要求如下：
迎客问好，面带微笑，礼貌地问明来意。
引导或示意客人就座，及时为客人端茶倒水。
能处理的事务应尽可能快地为其处理，确有难度暂时不能立即处理或解决不了的应表示抱歉，尽量求得对方谅解。切忌在办公场所与客人发生争吵或谩骂等不文明行为。
如遇客人数量众多或客人情绪激动时，应尽量引导客人去会议室、接待室或其他影响较小的地方，以减小对其他同事的干扰。
接待同事的客人应及时通知同事，问明处理方略，不要自作主张。
客人告辞时应送出门口或电梯口，并握手告别。
四、行政公文礼仪
行政公文，俗称公务文书，是既相对于私人文书而言的文书，又区别于报刊、图书、杂志等书面文字资料，包括信函、介绍信、便（收、借、假、领）条、请示报告、证明、通知、会议纪要和备忘录等。公文分为上行文（即向上级有关部门汇报、请示、请求审批等报告类的文书）、下行文（即下发给下级单位的通知、任命、批复等文书）、平行文（即平级单位之间的信息交流、情况通报、通知、介绍信等文书）。广义的公文还应当包括报表、图纸、录音或录像等适应公务处理需求的资料。
公文通常具有几大基本特点：严肃的政治性、规范的程式性、绝对的权威性、合法的证明性、直接的实用性和明确的工具性等。
行政公文礼仪，泛指各级行政部门或机关在撰写、行文和办理公文时应当遵守的规范和惯例。在我国，国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》是各单位公文礼仪应遵循的标准和基础。因此，遵守公文礼仪既是国家公务员的基本职责和基本素养，也是商务人士遵守行政规章、请示和报告工作、配合各级行政管理、交流情况和反映诉求的重要工具和要求，借此可以表现各级组织和个人的良好风范和管理水准。
公文的基本要求是：格式规范、文通句顺、语气谦恭、言简意赅、不留隐患。
公文行文的基本规则是：
行文要精简，除必须存档和备案需要外，能通过电话或面谈解决的一般性事务尽量不要行文，以免浪费时间。
公文内容要翔实准确，切忌虚假和隐匿。
公文称谓要规范，要体现礼貌和尊重，切忌过于随意或违反常规。
除特殊情况外一般不要越级行文，以免使主管方陷于被动。
严格遵守行文的常规和处理程序，如签收、签发、会签、传阅、批转等，切忌自作主张。
在我国，除会议纪要外，正式公文均要用印章方能有效，且印章应与发文名义相符。
用印前应履行批准签发手续，但签发的文书不要用印，用印后要正式登记。
公文印章应盖在成文日期或单位名称上，不压正文。
需要领导亲笔签署的公文，一般不用印，领导人职务和签署日期一般先标印好。签署公文的权限仅限于正职领导或代理正职，副职一般无权签发公文。
公文在正式定稿前一般应经过相关领导会签或草签，不可随意发出。
任何一个规范管理的单位都必须有明确的公文行文制度，包括公文的收发程序、归档要求、登记制度、用印制度、审批签发制度等。
一般的收文处理程序为：签收——收文登记——启封（按密级和授权）——审核——分送——拟办——批办——传阅——承办——催办——查办——办结。
一般的发文处理程序为：领导交拟——拟稿——会商——审核——修改——审定——签发——注发（批注公文数量、密级等印发要求）——打印和校对——用印和签署——归档和发文登记——装封和传递。
由此可见，一份公文的制作和收发必须遵循严格的规范，否则，其权威性和严肃性就无法保障。白领尽管不是专门的办公室文员，但必须对公文的行文制度有基本了解，否则，难免在工作中犯错。
尤其值得指出的是，绝大多数公文离不开用印，而印章是一种权力和责任的象征，故用印必须严格遵守单位的印章管理规程。否则，就可能要负法律责任。
××公司印章管理暂行办法
1.公司印章包括公司行政印章、财务专用章、发票专用章、合同专用章和业务专用章。各类印章按业务分管范围分别指定专人监管（以下统称监印人）。所有印章模版及监印人名单需报总经理办公室（以下简称为总经办）归档备案。
2.所有公文（除业务票据和内部单证外）需用印时，应先填写“用印申请单”，按用印事项授权范围经逐级审批后，连同经审核的文稿等交监印人用印。
3.凡涉及公司产权和以公司名义对外发布的重大政策性文件，以及投资、融资、税务、担保和资产处置类公文行文，须报经董事长审核批准，方可使用公司行政印章。
4.除必须报经董事长审核批准的事项外，凡以公司名义对外行文，须经总经理审核批准，方可使用公司行政印章。
5.使用业务专用章须经部门负责人签名同意，并呈送分管副总审批后方可用印。
6.各部门使用印章须建立用章登记本，并严格实行审批手续。严禁填开空白介绍信、空白便函、空白合同和空白金融票据。
7.以公司名义对外行文，须将底稿、正文及全部附件材料各一份经总经办审核无误后归档保存，方可用印。
8.未按程序审批签发的各类公文，监印人有权拒印。监印人不得擅自用印。误用或遗失印章由监印人负全部责任。
9.违反本办法的责任人，公司将依法酌情追究其经济及法律责任。
10.本办法经董事长审批后施行。
下面扼要介绍五种常见的行政公文的写作规范，供参考。
1.介绍信
介绍信一般是介绍本单位人员因公务前往其他单位洽商事情、参观学习、联系工作、出席会议等，用以作为公事公办，取信于对方的书面凭据。介绍信分为书信式（用公文信笺直接书写而成）和印刷填列式（留存根和依次编号的规范格式）两种。介绍信一般应包括如下几方面的内容：
对方单位或部门的名称。
被介绍者的姓名、职务和人数等。
需要洽商、联系的事务，以及希望协助与支持的要求。
签发介绍信的单位名称（加盖公章）及签发日期。
本介绍信的有效期限。
范例一（书信式）：
介绍信
市工业产品展示中心：
兹介绍我厂市场推广部经理李××、张××两同志前往贵处联系我厂产品展销事宜，请予接洽是盼。
此致
敬礼
市工业公司第二制造厂（公章）
年月日
范例二（印刷填列式）：
介绍信
××介字第×号
___________：兹介绍同志人前往你处联系 。请接洽。
此致
敬礼
（有效期：
天）××（单位名称全称）（盖章）
年×月×日
2.证明信
证明信俗称“证明”，它是以组织（或个人）的名义就某人的身份、经历或事件出具书面凭据，用以证明其真实情况的专用书信。
公务活动中书写证明信是以组织的信用对被证明人或事项的真实性提供书面担保的公文，必须严肃认真，切勿随意和马虎。如有虚假，则必然有损组织名誉和形象。
证明信的出具必须注意如下几点：
内容真实、可靠，言之有据。
表达准确，措辞肯定，切忌模棱两可，含糊不清。
字迹工整，没有涂改。
使用钢笔、签字笔或毛笔书写，禁用铅笔或圆珠笔书写。
加盖公章。不加盖公章的证明信在我国是缺乏证明效力的。
请参考如下范例：
证明信
×××大学人事处：
××同志于×年×月至×年×月在我院担任××教研室主任，因成绩显著，业务能力强，于×年×月被破格晋升为教授，并被授予×年校优秀教师称号。
情况属实，特此证明。
×××学院（盖章）
×年×月×日
3.请示
许多事项下级机关无权自主决定，必须向有权审批的上级机关提出书面申请或报告，得到明确批示后才能付诸实施。这类请求“批示”的公文行文应注意如下几点：
主题明确，一目了然，让阅批者一看就知道是什么事。
请示的事项及理由必须陈述清楚，言之有理且有据。尤其要注意政策依据的准确性。
请示应语气谦恭，措辞礼貌，要求合理，格式规范。
需逐级审批的事项应坚持逐级请示，切忌越级报批。
要明确区分呈送单位和抄送单位。
关于选派医学科技考察团赴德国进行学术交流的请示
××市教育委员会：
应德国××大学邀请，我院拟选派以××同志为团长的医学科技考察团一行六人赴德国××大学进行为期十天（具体时间为自×年×月×日至×年×月×日）的学术交流与合作，商议并续签两校合作研究课题及学术交流协议事宜。科考团往返的相关费用由两校合作交流项目经费开支。现将有关材料附后，请予审批。
附件：1.外方邀请函复印件（含译稿）。
2.出访人名单及《因公出国人员备案表》。
3.出访日程安排计划。
4.出访费用开支预算表。
××医学院外事处（盖章）
×年×月×日
请示也可以用另一种格式：
请示
事由：关于选派医学科技考察团赴德国进行学术交流的事项。
应德国××大学邀请，我院拟选派以××同志为团长的医学科技考察团一行六人赴德国××大学进行为期十天（具体时间为自×年×月×日至×年×月×日）的学术交流与合作，商议并续签两校合作研究课题及学术交流协议事宜。科考团往返的相关费用由两校合作交流项目经费开支。现将有关材料附后。当否，请批示。
此呈：××市教委并省教育厅
附件：1.外方邀请函复印件（含译稿）。
2.出访人名单及《因公出国人员备案表》。
3.出访日程安排计划。
4.出访费用开支预算表。
××医学院外事处（盖章）
×年×月×日
4.会议纪要与备忘录
会议纪要是概括反映会议精神和会议成果的书面文件，它是在会议记录的基础上，通过分析与综合，经提炼而成的。协商性的会议纪要大多需要经会议参与者讨论通过并签署，而其他会议纪要则是在会议结束后为了传达和贯彻会议精神而拟定的。
会议纪要大致有四种：内部性办公会议纪要、系统或行业性工作会议纪要、不同组织之间的协商会议纪要和研讨会议纪要。
任何会议纪要都必须包括两大主要内容，即会议概况（开会目的、时间、地点、参会人员等）和会议成果及主要精神阐述。后者是纪要的重点，必须对会议所讨论的问题、观点和结论，会议所作出的正式决议等进行综合的概括。
撰写会议纪要应注意三点：首先是内容要真实于会议实际，不可“添油加醋”；其次是要有条理，一目了然；再次是要提炼归纳，去粗取精，不宜“眉毛胡子一把抓”，内容要相对精简。如属内部会议纪要，拟好后要送交会议主持者审阅修改后再行签发。
商务实践中有一种会谈纪要，亦即备忘录。它是洽商双方为明确本次会谈已达成的共识而撰写的、需会谈各方共同签署确认的记录性文件。备忘录一般要包括如下几大内容：
会谈概况：包括会谈各方参与人、会谈地点和时间等。
会谈事由及项目内容、各方的意见和要求等。
会谈的初步成果，即已达成的共识，包括需进一步磋商的问题和约定等。
会谈各方的签名确认。
备忘录不同于协议或意向书，其已达成的共识对会谈各方有约束力，但这种约束力仅限于商业信用和道义层面，尚未上升到法律责任层面。
5.通知
通知是一种告知性简单文件，最常见的是会议通知、活动通知、政策或制度性通知、人事任免通知等。撰写通知必须注意几大规则：
明确受文对象，即被通知者。
明确告知事项，包括时间、地点、要求等细节。
行文简洁，措辞准确。
语言礼貌，切忌使用命令式、威胁性语言。