如果处理得当的话，这两类问题均可以通过员工会议加以解决。会上，可以同员工即时进行交流，可以当着众人的面认可他们的成绩。这样做并不仅仅意味着充当拉拉队队长的角色，更大的动机在于，员工们必须承担起责任来进行自我推动。而作为领导所肩负的职责，就是创造一个可促使员工自我推动的环境，计划周密的每周员工例会将是一个很好的沟通场所，有助于增强员工认同彼此出色的工作。
成功的员工例会应该有这样一个重要议题，就是每个员工都要让到会的人员知道他最近的工作情况。包括最近时期内完成的工作，以及所遇到的挑战等。举个例子：一个负责人事招聘的员工可能会提到，最近1周通过他们的努力填补了企业诸多职位空缺，而某些职位空缺是因为某位领导的决定拖延或中介企业提供的人选不适合，而没有得到预期填补。
让每个人谈论自己的境况能让所有的员工了解其他人工作进展。很多时候，员工们并不清楚别人的工作职责和进度，很容易想当然地认为自己在做所有的工作。而一旦他们听到其他人的工作职责和进展时，才会更正确地评价同事的贡献。此外，员工可能并不了解自己的工作对其他人的影响。这样，员工之间容易产生抱怨，由于缺乏交流，而无法及时解决问题。
常规例会让每个人都有可能最大限度地了解周围的最新动态，允许和鼓励员工们分享信息。这种会议不是“从上向下”传达指示，而是“从下向上”反馈情况，收集信息，并让大家彼此了解和尊重各自在工作中所作出的贡献。
员工例会的第二个部分，是要在作决定的过程中引入建设性的意见。诸如问道：“针对现有状况，我们要采取何种措施来彻底改造所在部门的工作流程？”通常的结果是，最好的想法往往来自那些看上去是在冷眼旁观的员工。
很多另谋高就的员工在原企业的人力资源部门提及离职的原因时，涉及理由多是因为没人在意及理会他们的想法，对此，他们倍感失望。如此一来，每天的工作只是机械地重复着早晨上班、晚上下班，他们的积极性和创造力受到极大的抑制。其实，我们只需简单地征求他们的建议，就能满足他们最基本的心理需求，并产生截然不同的积极效果。何乐而不为呢？
在会议上，员工提出的问题，可能已超出了你力所能及的范围。但你的目的是帮助员工们去关注在现有资源下能做些什么。首先，你应该将建议的所有权赋予提出建议的人，从而真正地鼓励员工着眼于现有的做事方法。其次，你要制订一个很小的、容易执行且适合1周工作量的行动计划，并征求自愿者担当该项计划的先头兵。如此授权不仅给予了员工提出更好建议的充分自由，也树立了你自身的权威，使得修正后的方法上打上了你个人的烙印。
员工例会的第三个部分，是你的部门在过去一段时间里，比如1周或1个月中，有没有更好的做法增进企业的整体业绩。这有利于增强员工的团体意识，使员工能意识到自己对整个企业的意义。招募员工是为了给企业增加收入、减少费用及节省时间，凡是涉及这三方面中的任何一个问题今后有可能影响到企业发展的问题，都应该在员工例会上进行讨论、研究甚至一再提及。“我们可以采取什么不同的做法？”这一想法与开始的问题是自然相对应的，反映出特定的时期整个部门的工作进展，同时使大家有机会进行案例分析，类似的情形在以后得到更有效的解决。
每周的例会究竟要达到什么目的？这也是检验员工例会是否有成效的标准之一。首先，当你鼓励员工之间彼此交流、认同及信任时，就意味将强化整个企业的企业文化。因为当一个人脑子里缺乏周围的信息，脑子形成一种真空时，这部分空间会充斥着胡思乱想。而通过员工例会能增强了解及认同，使无中生有的猜测减少，这样会使每个人都活得更轻松些。其次，当你的员工们与你及他们相互之间有更多的面对面的机会时，同事间的友谊将会最终得到发展。
这样非经常性地检验员工的表现，无论对个人还是整个团队来说都是受益匪浅的。这些问题会激发大家讨论一些更深入的，关于本部门所扮演的角色与整个企业其他部门之间关系的话题。
总之，也许你还会有其他的方法来促进员工之间的交流。但无疑，员工会议是一个最有效、成本最低的方法。事实上，成功的员工会议能解决企业员工内部交流的60%的问题。
九大技巧提高你的沟通能力
真正有效的沟通并非一日之功。以下技巧将有助你提高沟通能力，解决沟通中碰到的难题，使你的每次沟通富有成效。
1．妥善处理期望值
要想消除双方期望值之间的差异，有两种途径：一是订立业绩协议。员工与企业签订的业绩协议可使双方明确彼此的期望和要求，帮助设计双方都能达到目标，并且定期评估协议以确保双方的目标和要求都能得到实现。二是清楚说明你的期望。这样，能否达到你的期望，对方有责任向你说明。这种做法可以使你根据需要对自己的期望作有效调整，预先消除可能出现的伤害和失望感。
2．培养有效聆听的习惯
人们之间的沟通充满变数（如自己和别人的谈话及聆听风格等），因而既复杂又具挑战性。设身处地是成功沟通的一个关键因素。
聆听，但不要受别人情感的左右。别人有难处时，应设身处地理解别人，但不能为这种情感左右。必须为自己留点精力去做自己的事。记住，不要做一块海绵，什么都予以吸收。
3．积极听取，积极反馈
一般来说，反馈是事实和情感因素的结合。沟通中的实质信息和关系信息很容易带来误解，招致不满。因此，在提供反馈意见时，应强调成长进步，不要妄作评判或横加指责。听取别人的反馈时，则要抓住其中对自己有价值的东西，不要计较对方的身份和沟通的方式，做到言者无罪，闻者足戒。
4．坚持诚实
有时，实话实说的确伤人。但诚实最终能增加建立稳固长久关系的机会。因此，诚实非常重要。如果有什么事烦扰你，尽量直接说出来，以免小事变大更难处理。
5．平息对方的怒火
对方怒气冲冲时，如何冷静处之，使对方平息下来？在此向你介绍几招：
（1）让对方的怒火发泄出来。
（2）表示体谅对方的感受。
（3）询问对方是否需要帮助。
（4）针对问题谈问题，也就是就事论事。
在一般情况下，最正常的反应是，找惹人发怒的人交谈，然后逐一解决问题。
6．有创意地正面交锋
所有其他方式都行不通时，唯有正面交锋。这也是摆平各方、理清头绪的一个机会。如果不愿正面对垒，不要因为害怕而逃避，要理直气壮。当然，有的时候借故避开不失为最明智之举。
7．果断决策
如果你疲惫不堪、心中烦恼或忙得无法分身，坦然地说出来。另找一个时间，使自己处于最佳状态来处理有关事务。
如果优柔寡断、迟疑不决，可采用以下步骤予以补救：回顾所有事实；反复过滤各种可行方案；选择最佳方式，哪怕这意味着你要多受点委屈；一旦决策，立即行动。
8．对失误不耿耿于怀
沟通中出现失误，让你失望或受到伤害，不要挂在心上。不妨自问一下，想不想背上这包袱？自己能从中得到什么？一旦尽心尽力地澄清了沟通中出现的失误，就要为自己付出的努力骄傲，该过去的让它过去。一番心血没有白费，心中巨石落地，该高兴才是！
9．视意见为财富
企业最大的财富是人的聪明才智。企业领导应该鼓励每一个员工积极地提出改进工作的建议；必须使他们知道，他们的建议将会得到认真的研究，并且也真正这样做。
柯达公司一名普通工人写了一封建议书给董事长乔治·伊士曼，内容简单得令人吃惊，只是呼吁生产部门“将玻璃擦干净”。事虽不足为道，但伊士曼却认为这是员工积极性的表现，立即公开表彰，发给奖金，并由此建立了柯达建议制度。
迄今，该公司职工已提出建议200多万项，被公司采纳的约有60余万项。该公司职工因提出建议而得到的奖金每年总计都在150万美元以上，而柯达公司从中受益的又何止千万美元！
柯达公司对职工提出的每条建议都进行认真审查，一般经过以下过程：职工提出建议后，由各车间委员根据建议的独创性、思索程度、适应性和效果等内容进行评定和选拔，分为特别、优秀、优良、A、B、C和建议七个级别；凡属最后两级建议的提出者，由车间委员会予以表扬；B级以上提交厂小组委员会，在T小组委员会再次进行评定和选拔，并对B级和A级的建议提出者给予表扬；特别、优秀、优良三级建议提交厂改进工作委员会审查后进行表扬；特别级建议要征询公司表彰审查委员会的意见。
如果能像柯达公司那样，在企业中建立起良好的建议制度，凡所提建议能给企业带来效益的，给予奖励。这样必然会促进企业全体职工同心协力，使职工对自己的工作发生兴趣，对自己的工作考虑得更多并总是设法去改进自己的工作，这是领导激发员工聪明才智的有效手段。