二、发传真的礼仪
（一）书写
书写要符合以下要求：
（1）传真文件的写作应当简明扼要。在电信局发传真，按页计价。在本单位的传真机上发传真，则按占用线路时间的长短计价。因此，传真文件的写作尽管不必像拟写电报稿那样尽量节省文字，但也要注意压缩篇幅，尽可能缩小所发传真文件的图文区，以缩短传输时间，降低费用。如果传真机具有自动跳行和速度选择功能，那么，可在不妨碍清晰度的前提下，根据传递的要求适当选择较快的传递速度。
（2）书写传真文件应当用深色墨水，字迹清楚端正，不要小于4号字，以确保传送的清晰度。
（3）传真文件应当书写在A4型（297mm×210mm）纸上。
（4）格式要规范。机关和企事业单位用传真机传送的文件有两种情况：一种是传送国家标准格式或按有关单位要求的格式制作的文件，这种情况就按原文件的格式传送；另一种是传送事务性文件，应当使用传真件格式。
传真文件参考格式包括下列项目：①标题，单位名称＋“传真文件”（“传真件”），如：“上海××××有限公司传真文件”。②传真编号：年份＋流水号，可用阿拉伯数字标注。③收件单位、收件人及传真和电话号码。④发送单位、发送人、传真和电话号码、地址和邮编。⑤发送日期和时间。⑥事由。⑦页数和页码。
另外还可设密级和紧急程度等项目。
（二）登记
所有传真文件在发送之前，都应当严格登记。登记的方法有两种：一种是按常规公文进行登记，但应增加一项“传送方式”的登记项目，并注明“传真”；另一种是在专门的“传真文件登记簿”上进行登记，以便日后查找。
传真文件登记的项目包括：
（1）发文顺序号，一般按发出的时间顺序按年度编流水号。
（2）标题，如发送无标题的一般信函，可标写事由。
（3）发送日期和时间，要注明具体的时和分。
（4）签发人，以单位名义发出的传真件，应当在登记时注明签发人。
（5）发送人姓名，以个人名义发出的传真件应当登记发送人姓名。
（6）密级。
（7）紧急程度。
（8）收件单位。
（9）收件人。
（10）存档号。
（三）设置
先将所发送的原稿正确放入传真机的进纸口，然后根据原稿质量和传输的要求选择参数（分辨率、亮度、对比度、色调、色彩饱和度等）。
（四）传送
先用电话拨通对方，确认对方传真机是否处于自动待机状态。如果对方的传真机是专线（即并联其他的终端）或已处于自动待机状态，则听筒中会传来对方传真机的信号声。这时按下启动键（START），放下话筒，传真机开始传送。如果对方传真机未处于自动待机状态，则应在电话中通知对方立即切换，听到信号后，再按下启动键。
传真机的显示屏显示“OK”，说明传送完毕，对方已经正常接收，此时传真机自动恢复到待机状态。
（五）保存原稿
如果原稿未采用上述传真件格式，而是一般的信函和图表，则取出原稿后，标上传真编号，注明发送日期、时间、收件人单位名称和姓名（应当与传真登记簿相一致），妥善保管。有保存价值的，应当立卷归档。
三、接传真的礼仪
（一）接收
接收传真有自动和人工两种方法。
（1）自动接收。当传真机处于自动待机状态时，会自动接收并输出传真件，然后又自动恢复到待机状态。
（2）人工接收。如果在一条电话线路上连接电话机和传真机两个终端设备，而且必须经常使用电话机，则必须采用人工接收方式。接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒，按下启动键。传真机正常开启后，即刻便能收到一份与原稿一样的复制品。
（二）登记
收到传真件后，应当进行登记，其项目如下：
（1）收文顺序号，一般按收到的时间顺序按年度编流水号。
（2）收到日期和时间，要注明具体的时和分。
（3）标题，如发送无标题一般信函，可标写事由。
（4）来文编号。
（5）来文单位和发送人姓名。
（6）密级。
（7）紧急程度。
（8）承办单位。
（9）承办人。
（10）复文编号。
（11）存档号。
（三）处理
传真件收到后，按文书处理程序进行处理。
四、注意事项
工作人员在利用传真对外通信联络时，必须注意下述三个方面的礼仪问题。
（一）必须合法使用
国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。
具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。
安装、使用的传真设备，必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用来自国外直接带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。
使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳费用。
（二）必须得法使用
使用传真设备，必须在具体的操作上力求标准而规范。不然，也会令其效果受到一定程度的影响。
本人或本单位所使用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的工作伙伴。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好。为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先向对方通报一下。这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。
发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使之自动处于接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。
（三）必须依礼使用
工作人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，必须处处不失礼数。
在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一点。
人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，以免耽误对方的要事。
案例·分析
案例一：转接电话
评析：当你接到找别人的电话，而对方又没有自报家门时，在你替别人转接电话之前最好能先确认对方身份，这也是出于对转接方是否接电话的选择权的尊重。尤其是负责与外界电话交往的办公室工作人员，在办公室接电话时，不应该疏忽这一环节，也不能因为对方没有自报家门就想当然地断定打电话的人与其要找的人肯定很熟悉，因而就觉得没有必要去确认对方的身份。不问事由就转接电话是不允许的。对方没有报上姓名或公司名，可按以下方法处理。
“真不凑巧，他现在不在这里。等他回来后，让他给您回电话，能不能请讲一下您的姓名和电话号码？”
“很抱歉，请问您是哪位？”
“对不起，请问您是哪里？”
案例二：手机礼仪
在一个公共场合，和一些朋友聊天，结果有人的手机响了，把大家吓了一跳。事后友人悄悄跟他讲：“你手机的音量可以调低一点吗？”
评析：在公共场合，与别人谈话时，最好的方式还是把手机关掉或调整为静音状态，这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路、分散他人的注意力。
案例三：网络通信礼仪
信息技术课有时在多媒体机房上课，而且有时能上网，但有个别学生利用网络玩游戏、打牌、聊天等，即使不上网时也有个别学生利用局域网玩游戏。
评析：在上课学习时间内要做到“七不准”，这其中之一就是不准玩网络游戏，因为这样不仅使个人形象受到损害，同样也是对教师的极不尊重、对学校规章制度的蔑视，而且学生会因迷恋游戏而降低其学习效率。
案例四：传真礼仪
请指出下面传真存在的漏洞。
评析：对比传真文件参考格式表，会发现上述传真文件缺传真文件编号、传真页数和页码。传真页数和页码非常重要，如果没有页数和页码，可能会造成传真文件的不完整。
思考与实训练习
一、判断题
1.在打电话之前确认对方的公司名称、所属部门、姓名、电话号码。（）
2.电话铃声响过三次之后，拿起话筒说道：“让您久等了！”（）
3.接电话时虽然已经觉察到听错或听漏对方的姓名，但是，因谈话中进行询问常被视为失敬，便依然如故，不闻不问，继续原来的谈话。（）
4.通话结束后，无论任何情况，都是由打来电话的一方先发切断电话吗？（）
5.通报自己公司名称的时候，只说简而易懂的常用说法或简称可以吗？（）
6.传真不必标明收件人姓名、单位。（）
7.传真不必标明总页数。（）
二、简答与论述
1.举例说明电话形象在礼仪工作中的重要作用。
2.试述接电话的礼仪要求。
3.试述转接电话的礼仪要求。
4.试述在使用手机时应遵守哪些礼仪规范？
5.工作人员在运用互联网进行工作联络时应注意哪些礼仪规范？
6.工作人员在运用传真进行工作联络时应注意哪些礼仪规范？
三、实践训练
有人给办公室打来电话，声称有紧急重要的事情向领导报告，请求领导亲自接电话。假如你是接电话的秘书，将如何处理此事？