书城管理经理人必备管理制度与表格
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第7章 文书印信管理(1)

第一(节)文书管理

一、文书管理制度

第一条目的

为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程序,使公文处理准确、及时,提高公文处理的工作效率和公文的质量,特制定本办法。

第二条组织管理

1、公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)所在地的总收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。

2.管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封,登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。

第三条公文的种类

(一)公司的通用公文种类有:

1.请示。向上级部门请求请示、批准的事项。

2.报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

3.决定。对公司重要事项或重大活动作出安排。

4.决议。经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。

5.批复。上级答复下级的请示事项。

6.通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

7.通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免聘用事项。

8.通报。表彰先进,批评错误,传达重要情况。

9.函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。

10.会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。

(二)公司的专用公文有:

备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请谏、贺词、新闻稿、启事等。

(三)文书的类别

1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

2.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

3.机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。

5.传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四条文书制作要领

(一)公文格式

1.公文内容包括:

a、发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。

收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。

b、标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。

c、正文:公文的主体部分。

d、发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。

e、公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

f、公文印章:加印在发文日期中间。

g、密级:保密文件注明密级。

h、附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

2.用纸格式:

a、国内公文用纸用16K型(26cm×18.4cm),涉外公文用A4型(29.7cm×21.0cm);

b、图文区:国内用16K型(23.3cm×14.9cm),国际标准用A4型(27cm×17.5cm)。

3.印装格式:

a、公文均采用横书横排;

b、单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订;

c、装订可用线装、钉装、胶粘办法。

4.版面格式:首页采用文头。

(二)公文行文原则

1.上行文原则:

a、逐级行文,即下一级行文给直接上级;

b、多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文;

c、越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

2.下行文原则:

a、逐级行文;

b、多级同时行文;

c、直贯到底行文。

3.平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

(三)文书的署名

l、公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

2.对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

(四)文书的盖章

1.在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

2.如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

3.以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

(五)文书制作注意事项

1.文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

2.起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

3.必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

4.对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件。修改者须署名。

5.可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量;

6减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮;

7.行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担;

8.不轻易越级行文。

第五条文书制作流程

(一)对外行文操作流程

1.拟稿。

a、由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。

b、对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。

c、发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

d、文稿用蓝黑墨水书写。

2.核稿。

a、拟稿完毕后填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。

b、审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

3.签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

4.编号。由行政部统一编排发文字号。

5.缮印、校对。

a、急件应先行处理。

b、保密件应由专人打印。

c、打印后的校样、废纸、腊纸等应妥善处理。

d、校对专人处理,以原稿为准,重要文件多人校对。

e、打印、校对责任人签名。

6.盖章、发文登记、在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。

7.填写登记簿。

8.封发。

a、发文工作由行政部门负责。

b、查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

(二)对内行文处理程序

1.对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

2.特殊情况下各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

3.对内行文由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。

第六条文书的发送

一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

1.文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

2、公司内部文书原则上不封缄。

3、各部门的邮寄文书,必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。

第七条文书的处理

(一)普通文书的处理原则

1.由部门经理以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

2.如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

3.各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置、

(二)机密文书的处理原则

1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

2.指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。

3.到达的指名或亲启文书,原则由信封上所指名的人开启,其他人不得善自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。

第八条文书的阅览原则

1.某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管,

2.有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。

第九条收文操作流程

1.签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启,统一由行政部拆封处理。

2.写明各部门或个人收启的分送各位,如系公文,应主动送行政部登记处理。

3.分发。

a、行政产根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

b、分发去向。

1)、重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。

2)、一般一务文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。

3)、参阅性文件,直接组织传阅。

4)、范围不明的文件,送领导审阅。

4.催办。

分对内催办与对外催办,包括发函,派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交待、件件有着落,防止漏办、延误。

5.结办。

文件传部完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。

第十条文书的整理与保存

1.全部完结的文书,在结办后3天内,交行政主管归存,按“完整、有序”原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑、并在“文书保存簿”上做好登记、归档保存。

2、公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

3.分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接归主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管、

第十一条文书的保存年限

1.永久保存文书包括:章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

2、保存10年文书包括:请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账薄、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

3.保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4.保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二条注意事项

1.重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

2.保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后,予以梢毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。

3.销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

4.如果职务或部门划分发生变更或者做出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更与调整后的结果。

5.必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三条附则

1.本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

2.本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

二、收发文管理办法

第一条总则

1.为提高公司行政事务管理效率,规范收发工作行为,特制定本办法。

第二条收发管理体制

本公司所有外来文书,均由行政部文秘室统一接收负责。公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

第三条文秘室按下列规定处理所收到的文书

1.把公司文书与私人文书区分开来。

2.由文秘室直接开启公司文书,并在文书的空白处加盖收发印章,注明收发日期、

3.对于送达各部门且不开启也能估计事项并不重要的文书,以及绝密文书、亲启文书,在封面上加盖文秘室收发印章,注明收发日期。

4.内容简单、非机密文件不一定密封发出,可直接传阅或发送。

第四条对于定期制发文件或使用频率较高的文件,为简化手续,可事先规定好行文格式和文例,并以此为准事先做好印刷准备。

第五条除有特别规定外,发文通常应按如下规定注明发文部门:

l、、办公室文件注明办公室主任姓名。

2、机关内部文件注明承办部门负责人姓名。

3.对外发文注明收文部门名称。

4.会议文件按规定署名,原则上理事会或常务理事会注明理事长,各种委员会注明委员长姓名。

第六条发文时对收件人的书写要求

1.对担任领导职务的理事等应注明其姓名及取务、

2.对全体成员可书写“各位委员”。

3.对某一特定委员可注明该委员姓名及所在部门名称。

第七条对某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明:

1.对有密级的文件应注明秘密、机密、绝密字样。

2.需紧急处理的文件应注明急件、

3.参考资料应注明参考、

4.、传阅文件应注明传阅。