书城管理经理人必备管理制度与表格
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第10章 档案图书管理(2)

2.录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类、按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编同一案卷号,然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案有联系的用参照号。

4.保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因索,划定保管期限。

5.文字说明的基木内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等、

6.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号--文字说明--参见号--摄制时间--摄制者。

7.录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码,然后按要求逐项填写。

第四条声像档案的保管

1.声像档案入库前要进行检查,对己被污损的要进行必要的技术处理。

2.底片、胶片库温度应保持在13℃~15℃之间,相对湿度应在35%一45%之间。照片库温度应保持在14℃一24℃之间,相对湿度应保持在7.5%一67.5%之间;录音、录像带库温度应保持在18℃一24℃之间,相对湿度应保持在40%-60%之间。

3.底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒与盒的间距不小于3毫米,存放磁带最好不用铁皮柜。

4.对库存的照片档案,每半年检查一次。

5.归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改,销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档同意后,报主管审批并登记造册。

6.建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。

第五条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

三、档案立卷归档流程

1.划定各部门档案(归档)范围

2.指定相应档案责任人

3.有关材料的日常收集、积累

4.项目或年度结束时整理材料

5.材料清理、鉴别、补全、去除

6.确定保存期限、密级

7.材料分类、编目、摘要、登记

8.装订成册

9.立卷上架、归档、保管

四、档案管理表格

表1档案索引表

部门

序号档案号名称建档日期存储位置摘要保管期限备注

表2档案目录卡

档号:卷名:

本案文件目录

件数收文号来文号发文号页数备注

1

2

3

表3档案明细表

保险库号柜位号保存年限

单位部门文件名称类别入库日期出库日期收件人

签章

年月日年月日

审核:主管:经办:

表4作废档案销毁登记簿

档号收文号发文号保存起止时间销毁理由销毁日期

审核:监督:执行:

表5档案调阅单

日期调卷部门调卷人

调卷用途

调卷期间

收文号档号柜号

归还日期归还人保管人签章

文件内容摘要

备注

审核:保管人:调阅人:

第二(节)图书资料管理

一、图书资料管理制度

第一条目的

公司购进图书资料的目的,在于为公司经营业务、科学研究提供资料以及提高员工的素质。

第二条组织实施

1.公司图书资料管理由行政部设立专门的图书资料室,由专兼职人员负责管理。

2.公司图书资料的购进、保管、整理、外借与归还等管理按本规定办理。

3.公司内部资料原则上按文书管理条例进行管理,文书管理规定外的事项,按本规定执行。

第三条资料的分类

1.图书资料(单行本、辞书等)。

2.定期刊物(报刊、杂志等〕。

3.文书资料(手册、目录、专利资料、报告等)。

4.视听声像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等)。

第四条图书资料购买流程

1.需要购买资料时,首先填写“资料购买申请书”,经主管审批交资料室主任,再由资料室主任决定、发出订购单。

2.资料室主任在受理“资料购买申请书”之后,把受理要点填写在“资料购买簿”中。

3.资料室在购进资料后对新进的资料贴上标签,进行编号。

4.资料购进并编号后,由资料员发出通知,告知申请购买者。

4.编号后的新进资料,原则上必须在资料室中保管一定时间。

5.在资料购买的申请期间、希望终止购买时,应立即通知资料室主任。

6.资料室的资料员应经常就资料购买的情况,尤其是开支状况,做出统计,并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查,在月末及年末,向资料室主任做出报告,便于资料室主任掌握资料购买的开支状况。

7.资料室主任在前条规定基础上,于年度购买金额或开支内,按照经营业务的要求,分配购买各类资料的金额比例。如果超支须经财务部经理向总裁提出报告,按总裁指示办理。

第五条图书资料整理

1.新进的图书资料要进行分类整理,并贴上标签。

2.设专兼职图书资料保管员,对图书资料进行分类、整理与借阅工作、

3.所有图书资料都必须按要求进行登记,注明购入时间、着作名称、作者姓名、出版社名称、出版年以及必要的项目。

4.图书资料都必须附上借阅卡及装卡纸袋,并把装卡纸袋贴在封底内侧。

5.所有图书都必须在封面、目录和第一页上以及在图书中间的两三处加盖公司印章。

6.每年按图书资料管理卡,对书架中的全部图书资料进行一次清点与核对。

7.如果图书资料丢失,或者需要捐赠与处理,必须填写报废单,向主管做出报告,按指示办理。

8.必须经常整理图书管理卡,把那些已经不存在或被清理掉的图书资料管理卡剔除出来保存。

9.资料室必须每年整理出一份图书资料总目录,提供给各部门主管,并且按月把新进图书资料情况通知各部门。

第六条图书资料借阅流程

1.图书资料原则上只借给公司员工,除资料室主管允许的情况外,不得转借其他人员。

2.员工如果因业务工作上的需要,可以申请借出资料,但必须填写“资料借出卡”,按借出卡的有关栏目要求填写完毕后,交给资料保管员。资料保管员必须在

“借出资料登记簿”做好登记。

3.员工借阅完毕后,及时把所借出资料归还给资料室,资料室同时把“资料借出卡片”退还借阅者本人。

4.资料在原则上不得外借,只允许在阅览室中阅览。凡借阅资料、在阅览室进行阅读者、都必须登记。

5.资料借出应设置一定期限,期限一满,立即归还给资料室。如有特殊情况可以续借。

需要补级的资料原则上不外借,由资料室妥善保管。

第七条附则

1.本管理制度由行政部制定并报董事会研究决议后实施,解释与修改亦由行政部负责。

二、资料室管理规定

第一条为提供技术人员进修、研习、修护等应备之技术资料,特实施资料管理。

第二条凡有关技术方面之资料,如“技术手册”、“零件手册”、“零件价目表”、“技术通报”、“技术图表”、“技术性刊物”、“参考书籍”及“技术性说明书”等悉依本章之规定处理,但不包括本公司之藏书。

第三条前条所指各项资料,统由行政部列册管理,行政部应备妥一套完整之资料,不得外借,并宜另加标印识别之。

第四条行政部除自存货料列册管理外,并应依各服务单位之工作性质及其需要,适量供给之。资料发给后,各单位应指定人员负责保管。

第五条凡已失时效或内容业经大幅修改之资料,不宜再使用时,行政部应予收回销毁,各单位不得自行处理或遗赠他人。

第六条凡应予继续保存之资料,行政部应依资料之性质,予以分类后归档之。

第七条国外部向国外订购新商品前,有关商品之说明资料应转行政部研究归档,并于订购时同时向厂商索取有关之技术资料,如“技术手册”、“零件手册”“零件价目表”等最迟应于商品进口后一个月内,提供给行政部做为售后服务及订购零件之依据。

第八条资料因遗失,或残缺不全不付使用时,行政部应即以内部联络函通知国外部申请补充。

第九条对于本公司商品之修护及使用技术有直接助益之参考书籍,各单位人员建议行政部选购,一经购入,即依本章之规定管理。

第十条凡对本公司商品之修护及使用技术有直接助益之技术性刊物“期刊”,经呈核准后,得由行政部订阅,唯行政部应逐期将其内容、要点作成“技术通报”,寄发各单位。

第十一条国外部于接获厂商提供之原文“技术通报”之当天,应即转送行政部研究,行政部于该资料送达之一周内,应译印妥,并即分发各单位,供修护参考。

第十二条国外部于接获厂商寄达之技术资料(技术通报除外)后,应即转送行政部列管,如属必要应列入行政部月份工作计划内,限期编译完成。

第十三条各单位保存之资料,如破损不堪使用,应缴旧换新,旧资料由行政部负责销毁,如果遗失,遗失人应提书面报告送交行政部研惩后补发之。

第十四条遗失如为参考书籍,应依时价赔偿,如依厂商提供资料,应予行政处分。

第十五条所有技术资料,除因工作需要,应分发各单位使用者外,并视资料之重要性而得借阅或借出研读。

第十六条技术资料如欲借出,应于“借出卡”上签名,并应依限期归还,唯其对象,限为公司之技术人员,一旦遗失应依第十四条论处。

第十七条如各单位资料遗失而无法确定遗失人时,负责保管人员应依第十四条规定论处。

第十八条行政部每年至少应实施两次不定期检查,每次检查得选出最优及最劣单位各一名,分别予保管人员以奖惩之。

三、图书资料管理适用表格

表1图书资料借阅登记簿

编号名称金额借阅人借出

日期归还日期批准人有无押金备注

表2借出卡

分类表号

资料名称

购入价格

归档日期

借出时限

借出日期借出人归还签字